АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА

№62-1,

Экономические науки

Статья содержит общие представления об автоматизации бухгалтерского учета, а именно о автоматизации учета оплаты труда. В процессе исследования рассмотрены преимущества и недостатки программных продуктов, способных автоматизировать учетно-аналитическую систему управления затратами на оплату труда.

Похожие материалы

В управлении любого предприятия система бухгалтерского учета занимает центральное место, так как она является источником достоверной и оперативной информации о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Бухгалтерская информация должна быть объективной, достоверной, защищенной и, самое главное, пригодной для принятия управленческих решений. Развитие современных информационных технологий и их широкое применение в экономической практике позволяют решить эти задачи путем автоматизации бухгалтерского учета, которая способствует:

  1. упорядочению бухгалтерского учета;
  2. сокращению времени обработки и группировки данных;
  3. снижению числа бухгалтерских ошибок;
  4. повышению оперативности бухгалтерского учета;
  5. снижению затрат, повышению оперативности бухгалтерского учета;
  6. снижению издержек при обработке и формировании отчетности [1].

Автоматизация бухгалтерского учёта — эта важнейшая задача в современной экономике, так как в современных условиях предприятию требуется строгий контроль по ведению финансово-хозяйственных операций, отражение их в учётных документах, а также ежеквартальное предоставление в налоговую инспекцию. Бухгалтерия обладает большим объёмом информацией и множеством показателей. Они имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали [3]. При данном объеме информации возникает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Для этого существуют специальные программы по ведению бухгалтерского учёта. Компьютерная программа конечно же не заменит сотрудника бухгалтерии, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти и уменьшить число арифметических ошибок в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы, позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета [2]. Также внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Внедрение компьютерных программ позволяет облегчить работу бухгалтера и повысить эффективность его работы. В настоящее время существует ряд программ по ведению бухгалтерского учёта. Самой распространенной программой в России является «1С: Бухгалтерия». Она универсальна, существует для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, а также подготовки обязательной отчётности. Подходит также и для некоммерческих организаций, где форма ведения и предоставления бухгалтерского учёта в налоговые органы отличается от других организаций [2].

Существенное место в автоматизации системы бухгалтерского учета отводится программным продуктам, связанным с компьютеризацией участка оплаты труда. Бухгалтерский учет оплаты труда тесно связан с деятельностью всех структурных подразделений предприятия и особенно с кадровой службой. Плотная интеграция всех взаимодействующих программных компонентов в рамках одного блока позволит получать единые отчеты, избегать дублирования информации, эффективнее использовать данные. Поэтому построение автоматизированного рабочего места бухгалтера по учету оплаты труда необходимо решать не как отдельную задачу, а в рамках общей комплексной автоматизации бухгалтерского учета и предприятия в целом. Рассматривая предпосылки к проведению комплексной автоматизации бухгалтерского учета, можно констатировать, что на принятие внедренческого решения оказывает влияние множество факторов: возрастающий объем обрабатываемой информации, необходимость своевременного получения аналитических материалов, возросшие потребности к эффективности управления, изменение стратегии развития предприятия и т.д. [4]. Вместе с тем, руководитель и главный бухгалтер должны понимать, что определенных сложностей, с которыми придется столкнуться, не избежать. К ним можно отнести отсутствие собственных высококвалифицированных специалистов в области IT-технологий, высокую стоимость программных продуктов, необходимость обновления программно-аппаратной платформы, инертность персонала и т.д. Несмотря на сложности, применение информационных технологий позволит предприятию решить множество проблем: от оперативности формирования баз данных и различных отчетов, осуществления быстрого поиска и вывода в удобочитаемом виде различной информации, до своевременной передачи финансовой информации клиентам и существенного снижения трудоемкости бухгалтерских операций. Например, автоматизированный процесс ввода первичной информации с применением схем логического контроля значительно сокращает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Немаловажным представляется получение таких возможностей, как оперативная обработка данных финансовой отчетности, организация системы электронных расчетов по системе "Клиент-Банк" и многих других. Современные тенденции развития программного обеспечения и экономики предприятий показывают, что универсального и однозначного рецепта выбора стратегии автоматизации бухгалтерского учета пока не выработано. Ведущие производители программного обеспечения предоставляют возможность реализации как комплексного подхода, так и использования узкоспециализированных обособленных программ. Учитывая, что большинство программных продуктов имеют в своем составе средства, позволяющие в определенной степени изменять и расширять функциональность автоматизированных систем, весь процесс автоматизации предприятия на их базе практически всегда осуществляется путем приспособления заложенных в программе решений к условиям конкретного предприятия. Например, настройка с помощью изменения значений переменных параметров, замена неподходящих модулей, разработка дополнительных компонентов и т.п. В целом такие программы функционируют по схеме использования строго регламентированных алгоритмов для решения задач бухгалтерского учета. Они базируются на нормативных документах по его организации и мало зависят от особенностей хозяйственной деятельности организации. Такая схема и позволяет им быть универсальным средством. В то же время множество задач, отражающих конкретную специфику хозяйственной деятельности предприятия, решается только после основательной доработки программы под конкретные нужды.

В итоге понятно, почему даже без учета времени на обучение персонала полноценное внедрение системы становится довольно длительным процессом, связанным с постепенным переходом от существующего способа организации учета на предприятии к новому, на основе использования доработанного программного продукта.

Специалисты, занимающиеся автоматизацией системы бухгалтерского учета, проанализировав подходы предприятий к решению вопроса автоматизации, выделили следующую особенность:

-многие руководители при внедрении автоматизации либо принимали единоличные решения по этому поводу, либо поручали проработку этих вопросов своим специалистам (главному бухгалтеру, ведущему специалисту предприятия в области IT-технологий). В силу отсутствия у них опыта по автоматизации и оптимизации процессов управления предприятием, вопрос не получал детальной проработки, а недостаточный учет многих факторов при выборе системы приводил к серьезным осложнениям в будущем. Отдельные предприятия поручали эту работу продавцам бухгалтерского программного обеспечения. Естественно, что подрядчики, ориентированные на определенный программный продукт, стремились продать свое готовое программное обеспечение, которое изначально не учитывало всех особенностей предприятия-заказчика автоматизированной системы и требовало значительной, отдельно оплачиваемой доработки. Ряд организаций в качестве подрядчика привлекали фирмы, которые занимались внедрением нескольких программных продуктов различных производителей, а значит — предлагали альтернативные варианты. По крайней мере, вероятность снижения стоимости и объемов работ в этих случаях увеличивалась за счет внедрения наиболее подходящей к местным условиям системы. Практика показывает, что начинать проработку вопросов автоматизации необходимо с анализа бизнес-процессов, происходящих на предприятии, перспектив развития производства, возможностей использования научно-технических, организационных и экономических инноваций, определения желаемых целей и результатов внедрения автоматизированной системы. Очевидно, что решить все эти вопросы в комплексе, используя только внутренние ресурсы предприятия, крайне затруднительно. Таких специалистов в большинстве компаний попросту нет, и это еще больше сужает выбор возможных исполнителей в пользу специализированных организаций. Однако, по мнению экспертов, делать специалистов по бухгалтерскому учету собственного предприятия сторонними наблюдателями процесса автоматизации рабочих мест в корне неправильно. Они должны влиять на сам процесс адаптации программного обеспечения к конкретным условиям. Не являясь профессионалами в области высоких технологий, они могут ставить задачи на общем уровне, а уже исполнитель сам предложит конкретные варианты достижения результата.

Представляется важными и следующие два момента. Во-первых, это формирование совместной рабочей группы, состоящей из консультантов, программистов, специалистов по внедрению программного продукта и собственного специалиста бухгалтерской службы в качестве координатора. Во-вторых, это точная фиксация задач на проектирование в соответствующем документе (техническом задании), который должен стать стержнем всего проекта, начиная от проработки способов и методов достижения результата и заканчивая внедрением автоматизированной системы. Подводя итоги, можно сказать, что в настоящее время в экономике происходит становление новых технологических укладов, базирующихся на повсеместном использовании информационно коммуникационных технологий, которые позволят ей выйти на новый качественный уровень. Развитие средств автоматизации бухгалтерского учета идет по пути отказа от использования узкоспециализированного бухгалтерского программного обеспечения на рабочих местах, в пользу внедрения комплексных, многокомпонентных систем автоматизации всех типовых задач бухгалтерского учета в составе единой автоматизированной системы управления предприятием. Поэтому к автоматизации такой важной составляющей бухгалтерского учета, как учет оплаты труда, необходимо подходить комплексно, рассматривая его в рамках автоматизации всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Список литературы

  1. Бухгалтерское дело: учебное пособие/ под ред. проф. Р.Б. Шахбанова. М.: Магистр, ИНФРА-М, 2010. 383 с.
  2. Боброва Е.А. Формирование концепции развития программно-целевого подхода в управлении затратами предприятий АПК // Фундаментальные исследования. 2015. № 8–1. С. 173–178.
  3. Клименко Л.Е. Бухгалтерский учёт: учебное пособие / Л.Е. Клименко. М.: ИЦ РИОР, ИНФРА-М, 2014. 88 с.
  4. Глинецкая Л.Б. Бухгалтерский учёт и аудит: учебное пособие / Л.Б. Глинецкая. М.: Флинта, МПСУ, 2014. 264 c.