ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

№64-1,

Экономические науки

В данной статье проанализирована деятельность ООО «МФС - Центр», выявлены проблемы в работе предприятия и было решено внедрить клиент-серверную систему корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД)

Похожие материалы

Общество с ограниченной ответственностью «МФС — Центр» осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на территории Республики Башкортостан и за ее пределами, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц», Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» с 2014 года. Общество является юридическим лицом, полное фирменное наименование — общество с ограниченной ответственностью «Многофункциональный Сервис-Центр». Общество имеет филиалы в годах: Нефтекамск, Стерлитамак, Туймазы.

«МФС — Центр» осуществляет следующие виды деятельности:

  • деятельность в области права;
  • деятельность в области бухгалтерского аудита;
  • консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления;
  • взыскание платежей по счетам, оценка платежеспособности в связи с финансовым состоянием или коммерческой практикой частного лица или фирмы;
  • коллекторские услуги по взысканию задолженности с юридических и физических лиц;
  • организация и проведение альтернативных по рассмотрению и разрешению конфликтов и споров, в том числе — третейское разбирательство, медиация, переговоры;
  • деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов и т.д.

Отдел информационного обеспечения является структурным подразделением Общества и создан для выполнения следующих задач:

  • Разработка и внедрение современных технологий информационного обеспечения;
  • Ремонт, техническое обслуживание и модернизация средств вычислительной техники (далее СВТ);
  • Анализ причин срывов, ненадежности и нестабильности в работе СВТ, сетевого оборудования и другой закрепленной техники, принятие мер по их устранению;
  • Апробация, приемка и внедрение новых программных продуктов и СВТ;
  • Обеспечение работы электронной почты;
  • Обеспечение доступа в Интернет;
  • Защита от несанкционированного доступа третьих лиц к информации Общества.

При анализе работы отдела информационного обеспечения была найдена проблема в документообороте «МФС — Центр» со своими филиалами. Наблюдался очень большой поток бумажной входящей, внутренней и исходящей документации. С целью автоматизации деятельности сотрудников отделов было решено внедрить клиент-серверную систему корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Система ОРД обеспечит автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставит эффективные механизмы организации документооборота в «МФС — Центр». Совместное использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволит систематизировать и объединить информацию, что облегчит ее анализ и составление отчетов.

Задачи СЭД ОРД могут рассматриваться в отрыве от задач всего комплекса систем, что позволяет инициировать работу именно с этого блока с возможностью его дальнейшего развития в других направлениях. Для этого необходима гибкая платформа, позволяющая вести разработку новых и модернизацию Существующих систем, не останавливая работу подразделений предприятия.

Конфигурирование предлагаемой СЭД ОРД проводится на базе программного обеспечения Lotsia PDM Plus компании Лоция Софт и призвана обеспечить автоматизацию процессов регистрации организационно-распорядительной документации в едином информационном пространстве с подключением в работу всех заинтересованных сотрудников организации.

Типовая конфигурация СЭД включает в себя:

  • модуль «Справочники и шаблоны»;
  • модуль «Структура организации»;
  • модуль «Делопроизводство».

Ниже представлены типовые процессы в ОРД.

Обработка исходящих документов
Рисунок 1. Обработка исходящих документов
Обработка входящих документов
Рисунок 2. Обработка входящих документов

В процессе внедрения Системы необходимо:

  • используя функции интеграции с Active Directory и системой учета кадров, осуществить информационное наполнение справочника пользователей Системы;
  • задать перечень мест хранения и обработки документов (сайты и библиотеки);
  • задать перечень видов документов. Для каждого вида документа:
  • задать перечень мест хранения записей;
  • задать правила автоматической обработки записей.

Для данного предприятия рекомендуемая конфигурация состоит из 3 серверов:

  • сервер веб-приложений — предназначен для обработки запросов пользователей;
  • сервер приложений — сервер, на котором выполняются приложения по индексированию и обработке поисковых запросов пользователей;
  • сервер баз данных Microsoft SQL Server 2008 — сервер предназначен для хранения данных и документов.

В случае небольшого числа пользователей и незначительного объема документов возможно совмещение сервера веб- приложений и сервера приложений. В ходе эксплуатации система может быть расширена, чтобы соответствовать возрастающим требованиям по нагрузке. Увеличение производительности обеспечивается добавлением новых серверов (тип сервера зависит от причины повышенной нагрузки) путем конфигурирования фермы серверов.

Список литературы

  1. Стандарт организации СТО 0493582-003-2009. Самостоятельная работа студентов. – Уфа: БГАУ. Введен 01.06.06. – 32 с.
  2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.
  3. Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов по спец. "Финансы и кредит", "Бух. учет, анализ и аудит", "Мировая экономика", "Маркетинг", "Менеджмент орг.", "Гос. муницип. упр." / А. Н. Романов [и др.] ; [под ред. А. Н. Романова, Б. Е. Одинцова]. - Изд. 2-е, доп. и перераб. - М. : Вузов. учеб., 2008. - 410 с.