Основной деятельностью в процессе управления персоналом является выработка решений и контроль над ними. Данный процесс стоит рассматривать как информационный, поскольку выработка, принятие решений и контроль над их выполнением связан с обменом, обработкой, хранением и использованием информации, а саму управленческую деятельность стоит рассматривать как информационную систему.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом можно отобразить на следующей структуре:
1. Документационное информационное обеспечение включает:
- Систему классификаций и кодирования информации;
- Систему управленческой документации;
- Систему организации, внесения изменений и хранения документации.
Документационная информационная база – совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.
2. Электронное информационное обеспечение. Содержит массивы данных, формирующих информационную базу на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Банк данных строится их баз данных, каждая из которых это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, манипулирования данными. В базе данных накапливаются, и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении управленческих задач. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию информационной модели объекта управления.
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляют следующие организационно – методические требования:
- Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информационной базы и сокращение числа форм документов.
- Возможность машинной обработки информации, содержащаяся в документах.
- Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы. Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива. Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании. Основные существующие программы, помогающие в системе управления персоналом:
- Локальные:
- С - Зарплата и кадры
- БЭСТ - Зарплата
- АиТ - Управление персоналом
- ИНФИН - Зарплата
- Инфософт - Зарплата
- Клуб Капитал Orakl – Кадры
- Средние интегрированные
- Robertson & Blums Corporation - Управление персоналом и зарплата.
- БОСС – Кадровик
- Парус - Персонал
- Scala - Зарплата
- Монолит - Инфо. Кадры - зарплата
- Галактика - Персонал
- Navision Axapta - Персонал
- Exact Payroll
- PeopleSoft
- Крупные интегрированные
- SAP R/3 - Персонал
- JD Edwards - Управление персоналом.
- Предствитель в РФ - Robertson & Blums Oracle Applications
- Управление персоналом - Baan HR & Payroll
Можно выделить три направления проблем, которые изучаются в информационном обеспечении:
- синтактику;
- семантику;
- прагматику.
Синтактика изучает информацию с точки зрения способов и техники передачи информации, т.е. при помощи чего передается информация.
Семантика изучает содержание и толкование информации, то есть ее понимание.
Прагматика изучает ценность информации, то есть процесс использования той или иной информации.
Решение данных проблем может быть в том, чтобы усовершенствовать существующие способы и технику передачи информации, также в разработке способов для максимальной сохранности содержащейся информации в электронном виде. Для того, чтобы информация была передана максимально точно, следует давать ее подробно, используя графические, схематические и табличные методы для того, чтобы понимать структуру сложной и массивной информации. И соответственно нужно доносить информацию так, чтобы, получающий сотрудник, понимал ее ценность и важность.