В современном мире бухгалтерский учет не стоит на месте, он активно развивается и совершенствуется. Так изменения не обошли стороной и кассы организаций.
С 15 июля 2016 года начал действовать закон об онлайн кассах (Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Он обязывает розничных продавцов применять онлайн кассы при расчетах с покупателями. Закон об онлайн кассах принят и с 2017 года он затронет почти весь бизнес: как малый, так и крупный.
Главная задача работы онлайн касс будет заключаться в передаче данных о проведенных операциях с наличными или с использованием электронных средств платежа на сервер ИФНС в онлайн режиме. Передавать эти данные потребуется через операторов фискальных данных, с которыми каждому продавцу придется заключить договор. Оператор фискальных данных — это посредник между кассой и ФНС. По Закону об онлайн кассах, чтобы стать таким оператором, российская организация должна будет получить соответствующее разрешение на обработку фискальных данных.
Закон предусматривает поэтапный переход к новой схеме работы с ККТ в течение 2016–2018 годов. Уже во втором полугодии 2016 года начнется передача фискальных данных в добровольном порядке.
Этапы перехода на онлайн кассы:
- 1 этап (до 1 июля 2016 года) - онлайн кассы можно начать использовать добровольно;
- 2 этап (с 1 февраля до 1 июля 2017 года) – обязательный переход на использование онлайн касс. Налоговые инспекции перестанут регистрировать кассы, не отвечающие новым требованиям. До 1 июля 2017 года ещё можно продолжать применять старые кассы, зарегистрированные до 1 февраля 2017 года.
- 3 этап (с 1 июля 2017 года) – организации и ИП, применяющие старые ККТ обязаны перейти на онлайн кассы. Исключением являются: организации и предприниматели на ЕНВД, ИП на патенте, организации и ИП при оказании услуг населению.
- 4 этап (с 1 января 2018 года) – формирование и передача чеков только в электронном виде. Выдача бумажных чеков возможна только по просьбе покупателя.
- 5 этап (с 1 июля 2018 года) – онлайн кассы обязаны применять все организации в том числе: организации и ИП на ЕНВД, которые ведут деятельность по п. 2 ст. 346.26 НК РФ; ИП на патенте; организации и ИП при оказании услуг населению; организации и ИП, использующие торговые автоматы.
Также законодатели определили виды деятельности и услуги, при осуществлении которых организации и ИП вправе не применять ККТ. В их число входят: те, кто занимаются мелкими бытовыми услугами (ремонт обуви, уход за детьми и т.д.), продавцы обуви и одежды из кожи, компьютерной техники, музыкальных инструментов, велосипедов, продавцы газет, мороженого, талонов и билетов, а также те, кто находится в труднодоступных местностях, где нет Интернета. Перечень таких мест должны входить в перечень, утвержденный на региональном уровне (статья 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ в редакции комментируемого закона).
Принцип работы онлайн касс будет заключаться в следующем. Если организация осуществляет продажу товаров, выполнение работ или оказание услуг за наличный расчет, то она обязана применять контрольно-кассовую технику. При поступлении денег от покупателя или клиента необходимо пробить кассовый чек. Кассовый чек является первичным учетным документом, подтверждающим факт осуществления между продавцом и покупателем наличного денежного расчета, содержащий сведения об этих расчетах. При применении онлайн кассы у чека появятся новые реквизиты, такие как:
- информация о системе налогообложения;
- адрес сайта оператора фискальных данных;
- дата, время и место осуществления расчета;
- признак расчета (приход или расход);
- сумма расчета с указанием ставки и размера НДС;
- форма расчета (наличный или электронный платеж).
Как только продавец пробьет чек, онлайн касса сформирует фискальный признак и отправит его на проверку оператору фискальных данных. Оператор сохраняет эту информацию и присылает обратно продавцу уникальный номер чека. Помимо этого оператор фискальных данных передаст информацию о совершенной продаже в ИФНС.
При этом продавец обязан выслать покупателю электронный чек на его электронную почту или смартфон (по номеру телефона), если покупатель предоставит такие данные. Продавец по требованию покупателя может выдать ему и бумажный чек.
По мнению налоговой службы, данное нововведение является положительным для потребителей. Так как, получив электронный чек, покупатель может, не боятся его потерять. Но есть и отрицательные стороны, не каждый покупатель захочет предоставлять данные электронной почты и номер телефона продавцу из-за опасений получить новую порцию рекламных сообщений.
Также организация имеет право использовать бланки строгой отчетности (БСО). С 1 июля 2018 года БСО станут электронными. То есть все кто, оказывают услуги будут отправлять бланки в налоговую и покупателям через интернет. При этом изготовить БСО можно будет только через специальную автоматизированную систему. При поступлении бланков из типографии оформляется акт приемки. Акт должен быть утвержден руководителем или предпринимателем и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Затем руководитель организации или предприниматель выбирают ответственного за учет БСО работника, например кассира и заключают с ним договор о полной материальной ответственности. Бланки заполняет кассир при получении наличных. Затем он выдает бланк покупателю, а себе оставляет копию БСО (корешок, отрывную часть). В конце смены кассир предъявляет эти копии (корешки, отрывные части) старшему кассиру или в бухгалтерию одновременно со сдачей выручки. Для ведения учета БСО организация может самостоятельно разработать форму Книги учета бланков строгой отчетности. Такую Книгу нужно пронумеровать, прошить и подписать у руководителя предприятия и главного бухгалтера. Заверять этот документ в налоговой не нужно. Книга нужна для налоговиков, если они придут с проверкой. БСО содержит следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа (например: квитанция на оплату услуг, проездной документ, путевка, абонемент)
- Шестизначный номер и серия БСО
- Наименование и организационно-правовая форма для организации или ФИО для предпринимателя
- Адрес организации, выдавшей БСО
- ИНН фирмы (предпринимателя)
- Вид и стоимость оказываемой услуги
- Сумма оплаты
- Дата осуществления расчета и составления БСО
- Должность и ФИО лица, принявшего деньги, и его подпись
- Сокращенное наименование, адрес и ИНН типографии
- Номер заказа, год его выполнения и тираж БСО
В конце рабочего дня кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста, которая содержит информацию о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно, кассир-операционист подписывает его и вместе с выручкой сдает по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В дальнейшем отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации", который применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за рабочий день.
Также для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации ведется Журнал кассира-операциониста. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
В организациях, работающих без кассира-операциониста, ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных суммирующих счетчиков контрольно-кассовых машин.
Также при использовании ККТ используются следующие документы:
- Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
- Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
- Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
- Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
- Акт о проверке наличных денежных средств кассы.
За невыполнение требований нового закона предусмотрены серьезные штрафы. Если выяснится, что организация проводит расчеты без применения ККТ, ей грозит штраф:
- от 25% до 50% размера суммы расчета (минимум 10 000 рублей) - для должностных лиц;
- от 75% до 100% суммы расчета вне кассы (минимум 30 тыс. руб.) - для организаций или ИП.
За повторное неприменение кассы при совокупной сумме покупок от одного миллиона рублей налоговая имеет право приостановить работу организации на 90 суток.
Также у ФНС будет право делать запросы в банки, чтобы получить выписку о наличии в них счетов интересующей организации, о движении средств и остатках на них, об электронных переводах и т.д. В совокупности с данными с касс и отчетности эта информация позволит составить полное представление о том, как деньги вращаются в организации и сколько налогов должно прийти.
Таким образом, внедрение онлайн касс является преимуществом для представителей малого бизнеса. Так как, если у ФНС не будет возникать вопросов по тем сведениям, которые передают организации, то возможность налоговой проверки значительно снижается. ФНС увидит, что организация ведет честный открытый бизнес, осуществляется передача сведений о своей деятельности в полном объеме. Даже если учет в организации устроен правильно то налоговая проверка — это все-таки затрата ресурсов (время, подготовка, нервы). Организация сможете этого избежать, передавая сведения через Интернет.