Во многих организациях происходит обмен документами на бумажных носителях, например, при заключении договора. Из-за этого увеличивается объем работ у сотрудников и повышается хранение архивов. Для того чтобы упростить себе работу и решить данные проблемы нам помогает электронный документооборот.
Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.
Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.
В соответствии с ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 г. электронные документы , которые подписываются электронной подписью руководителя организации (предприятия), обладают такой же юридической силой, как и документы, которые подписываются своеручно и заверяются печатью.
Система электронного документа оборота – это система, которая позволяет решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами (регистрация и ввод документов, поиск документов и ведение архива).
Виды электронного документооборота:
- В зависимости от степени интеграции:
- Система управления групповой работой. Данная система создает условия для сортировочной работы с документами и данными группы пользователей;
- Встроенные модули в составе информационных систем управления. У данных модулей имеется ограниченный функционал;
- Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Системы, которые полностью предназначены для автоматизации процесса управления документацией.
- В зависимости от применяемых технологий:
- Системы на основе «облачных» технологий. Это те системы, которые похожи на системы с web технологиями;
- Клиент-серверные системы. В этой системе на выделенном сервере распределяются основные модули управления данными и документацией. Надежность и быстрота являются плюсами системы клиент-сервер;
- Системы на основе баз данных. Системы, которая интегрируется с базами данным типа Oracle или SQL. Вся информация хранится в этих базах данных. К плюсам этих систем относится возможность хранения большого объема информации;
- Системы на основе web технологий. Данные системы работают на основе удаленного доступа к серверу. Право отказаться от клиентских приложений является преимуществом этой системы.
Для того чтобы мы могли получить представление о возможностям систем, необходимо выделить решения задач от компаний-разработчиков, которые работают в сфере автоматизации работы с документами: Directum, DocVision, 1C:Документооборот 8 – Такском, E1:ЕВФРАТ- Документооборот, БОСС-Референт, ДЕЛО.
Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота.
Параметры |
Directum |
DocVision |
1C:Документооборот-8 |
E1 |
БОСС-Референт |
ДЕЛО |
Электронный архив |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Разграничение прав доступа |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Делопроизводство |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Использование ЭКП |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Общий документооборот |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Работа с обращениями граждан |
+ |
_ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Управление договорной деятельностью |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Управление проектами |
+ |
+ |
_ |
+ |
_ |
+ |
Изменение прикрепленных файлов |
+ |
+ |
+ |
+ |
_ |
+ |
Генерация отчетов |
+ |
+ |
+ |
+ |
+/- |
+ |
Маршрутизация |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
Расшифровка таблицы:
«+» - есть возможность, «-» - нет возможности, «+/-» - неполная функциональность возможности.
Исходя из таблицы 1, можно сделать вывод о том, что все представленные системы стремятся идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.
Выгоды от перехода на электронный документооборот:
- Снижение количества ошибок при вводе;
- значительное сокращение времени обмена документами;
- сокращение времени на ввод входящих;
- не требуется вести бумажный архив, документы не теряются;
- экономия на расходных материалах, курьерских и почтовых расходах.
Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1C-Такском» нужно выполнить несколько шагов:
- Необходимо наличие у пользователя сертификата электронной подписи;
- нужно проверить, обновлена ли программа до той версии, в которой имеется возможность обмена;
- надо заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru;
- После обработки заявки в личном кабинете пользователю будет предоставлен идентификатор участника обмена электронными документами.
- Последний шаг – это настройка «1C: Предприятие 8»:
- Надо указать в настройках программы «1C» полученный идентификатор и сертификат ЭЦП пользователя;
- после этого следует отправить из программы приглашение контрагенту к обмену электронными документами;
- в конце необходимо дождаться положительного ответа контрагента, который будет обработан в программе и завершит формирование соглашения об обмене электронными документами.
Итак, теперь система технически готова к электронному документообороту.