Управление документооборотом и делопроизводством в органах местного самоуправления

NovaInfo 61, с.483-487, скачать PDF
Опубликовано
Раздел: Политология
Язык: Русский
Просмотров за месяц: 2
CC BY-NC

Аннотация

В статье говорится об управлении документооборотом и делопроизводством в органах местного самоуправления.

Ключевые слова

ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

Текст научной работы

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента получения или создания до завершения исполнения или отправки [1].

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело [2].

Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи [3].

Управление документооборотом — это процесс контролирующая систему: обработку входящей корреспонденции, подготовка исходящей корреспонденции, обработка обращений граждан, работа с внутренней документации, подготовка нормативно-распорядительной документации, контроль исполнения поручений [4].

Местное самоуправление — это форма власти, предполагающая самостоятельное решение населением (под свою ответственность) вопросов локального значения, владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью [5].

Документ — письменная форма управленческого решения, акт — разновидность документа. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи и оформления управленческих решений [6].

Требования к оформлению документов». Наряду со многими функциями (социальной, коммуникативной, исторической и др.) документы несут в себе также правовую и информационную. Правовая функция выполняется документами, содержащими решения органов государственной власти, так как они являются средством закрепления и изменения юридически значимых состояний, связанных с управленческими решениями и правоотношениями. Выполняя информационную функцию, документ является основным носителем управленческой информации о принятых решениях [7].

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота» [10].

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти [11].

Государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ)была принята в 1998 году как совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ — «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления» [14].

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления [15].

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии [16].

Электронный документооборот — это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать "бесшовное" взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов [17].

Придание документу юридической силы, подтверждение факта его издания — главное назначение процедуры регистрации. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документов (в том числе наименование документа, его номер, дата принятия, гриф утверждения, сведения о подписавшем: название должности и фамилия, печать и др.).

Таблица 1. Жизненный цикл документов

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Основной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным [18].

Итак, конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы — от проектирования до практической реализации решений [25].

Читайте также

Список литературы

  1. Хܲаܲнܲнܲаܲноܲвܲа, Т. Р. Госуܲдܲарстܲвеܲнܲнܲаܲя иܲнфорܲмܲаܲцܲиоܲнܲнܲаܲя поܲлܲитܲиܲкܲа [Теܲкст]: учебܲное пособܲие / Т. Р. Хܲаܲнܲнܲаܲноܲвܲа, А. Ф. Гܲарܲифуܲлܲлܲиܲнܲа ; Бܲаܲшܲкܲирсܲкܲиܲй ГܲАУ, Кܲаф. госуܲдܲарстܲвеܲнܲноܲго и муܲнܲиܲцܲиܲпܲаܲлܲьܲноܲго уܲпрܲаܲвܲлеܲнܲиܲя. − Уфܲа : [б. и.], 201ܲ2. - 115 с.
  2. Сܲистеܲмܲа госуܲдܲарстܲвеܲнܲноܲго и муܲнܲиܲцܲиܲпܲаܲлܲьܲноܲго уܲпрܲаܲвܲлеܲнܲиܲя [Теܲкст] : прܲаܲктܲиܲкуܲм / З. Р. Мܲиܲнܲгܲазоܲвܲа, Т. Р. Хܲаܲнܲнܲаܲноܲвܲа. – Уфܲа : Бܲаܲшܲкܲирсܲкܲиܲй ГܲАУ, 2011. – 61 с.
  3. Рой, О. Основы государственного и муниципального управления. - [Текст]: учебное пособие / О. Рой. - Питер, 2012. – 448 с.
  4. Новые информационные технологии в управлении образовательным учреждением // Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru. 2015. Т. 1. № 30. С. 2-4.
  5. Проблемы местного самоуправления в России Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru.2015. Т.1. № 30. С. 198-200.
  6. Новые информационные технологии в управлении образовательным учреждением Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru.2015. Т.1. № 30. С.2-4.
  7. Проблемы информационного обеспечения управления предприятиями агропромышленного комплекса Гарифуллина А.Ф., Миннегулова А.Р. NovaInfo.Ru. 2015.Т.2. № 30.С. 24-26.
  8. Лесопользование в целях ведения сельского хозяйства: к вопросу об основных понятиях и актуальности проблемы Шапошникова Р.Р. Вестник Башкирского государственного аграрного университета. 2016. № 2 (38). С. 119-123.
  9. Научно-техническая политика государства в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций Салихов М.Р., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 22-25.
  10. Государственное регулирование трудовой миграции Загидуллина Л.В., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 226-228.
  11. Совершенствование экономической эффективности региона Загидуллина Л.В., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 41. С. 236-243.
  12. Роль государства в защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций Салихов М.Р., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 251-254.
  13. Проблемы повышения эффективности деятельноcти судебной власти Ханнанов Р.А., Шапошникова Р.Р. Фундаментальные и прикладные исследования в современном мире. 2013. Т.3. № 4 (04). С. 86-8.
  14. Актуальные проблемы и тенденции сельского хозяйства Суендыков Р.Ш., Ханнанов Р.А. Экономика и социум. 2013. № 4-2 (9). С. 694-695.
  15. Новая парадигма труда: теоретико-правовое обеспечение Ханнанов Р.А. Теоретическая и прикладная экономика. 2013. № 4. С. 93-157.
  16. События в системе правового обеспечения модернизации социально-экономического развития России Ханнанов Р.А., Ханнанова Т.Р. теория и практика/ Уфа, 2012.
  17. Право землепользования сельскохозяйственных коммерческих организации: проблемы и перспективы развития Ханнанов Р.А., Ханнанова Т.Р. Saarbrucken, 2012.
  18. Деятельность сотрудников в угловно-исполнительных инспекциях Магзянов Е.Р., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.2. № 40. С. 265-268.
  19. Актуальные проблемы развития санаторного дела в Российской Федерации Давлетбакова Л.Н., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 43. С. 267-269.
  20. Государственная поддержка лиц без определенного места жительства Бирюкова Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 43. С. 269-272.
  21. Государственная защита прав несовершеннолетних детей-сирот Бирюков Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 42. С. 306-309.
  22. Анализ деятельности ГБУ РКСЦ по оказанию помощи лицам без определенного места жительства Бирюкова Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.4. № 44. С. 333-338.
  23. Оценка взаимоотношений районной администрации и субьектов хозяйственной деятельности Лебедева Л.Х., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.2. № 43. С. 392-395.
  24. Развитие агломераций в России Мухаметьянов Д.Х., Хабибуллин Р.И. Экономика и социум. 2014. № 4-3 (13). С. 1593-1595.
  25. История становления местного самоуправления в России Попова Ю.А., Хабибуллин Р.И. Экономика и социум. 2014. № 1-2 (10). С.570-571.

Цитировать

Шарафутдинова, А.Д. Управление документооборотом и делопроизводством в органах местного самоуправления / А.Д. Шарафутдинова. — Текст : электронный // NovaInfo, 2017. — № 61. — С. 483-487. — URL: https://novainfo.ru/article/11641 (дата обращения: 03.12.2022).

Поделиться