Современное делопроизводство находится на стадии развития. С применением новейших достижений в сфере коммуникаций таких как телефон, интернет, факс для усовершенствования делопроизводства, привело к снижению излишних документов и затрат труда на множество видов работ с документацией, повысилась оперативность, экономичность, надежность и в общем организация управленческого труда, культура работы в коллективе, также возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах [2].
Стратегия развития информационного общества Российской Федерации, утвержденная Президентом РФ 7 февраля 2008 года, предусматривает повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие [6]:
- обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
- интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
- увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
- совершенствование нормативно- правовой базы.
Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на конец 2015 года, доля электронного документооборота между органами государственной власти должно будет составить 70% в общем объеме документооборота[6]. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
Данными проблемами занимались российские ученые [9-26].
К настоящему времени практически во всех государственных учреждениях распространены особенности работы с электронными документами. Так к примеру, порядок работы с электронными документами в Росстате регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»[1], федеральный закон от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», Регламентом обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием межведомственного электронного документооборота, утвержденный заместителем директора ФСО России – руководителем Спецсвязи ФСО России от 11.11. 2011 года, Регламентом Росстата [7].
Система электронного документооборота государственного и муниципального управления строится на основе постановления Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 06.04.2013) « Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»[8].
Таким образом можно сделать вывод о том, что все эти перечисленные нормативно- правовые акты несут в себе много положительного как, освобождение от ручной волокиты, юридическая значимость электронных документов, также определенные стандарты в области делопроизводства и документооборота, что облегчает работу с документацией, автоматизированность и оперативность предоставления необходимой документации [4-5]. Все эти перечисленные положительные моменты безусловно радуют, но все же есть помимо положительных моментов и ряд отрицательных например как :
- сбои при передаче определенных электронных документов (перегруженность);
- недостаточное развитие информационных технологий в области управления;
- неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
- недостаточный уровень подготовки кадров в области информационных технологий и многие др [3].
Делая вывод вышеперечисленным проблемам можно предложить несколько путей совершенствования системы электронного документооборота:
- создать определенные программные продукты, высококачественные оборудования именно отечественного производства и распространение их зарубежом;
- создать единую базу информационных и коммуникационных систем между федеральными органами государственной власти, органами власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления;
- повысить уровень подготовки кадров в области информационных технологий, получать дополнительное профессиональное образование в этой сфере и многое другое;
- создать условия для обеспечения доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.
Как видно на практике это и более интересная, более заметная в организации работа и результат от проделанной работы более высокий.