Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение – это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, априорное признание существования того или иного сути в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.
Руководителю требуется не только владеть навыками речевого этикета, но и приходится грамотно проводить различные беседы, совещания. Деловые совещания – важная часть при управленческой деятельности. По времени деловые совещания могут быть разной формы – от утренних пятиминуток, до длительных, которые занимают много времени для решения стратегических задач и вопросов [1; 3].
Деловые беседы, совещания – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях, несомненно, большое значение имеет правильное проведение служебных совещаний [2; 5].
Деловые совещание выполняют следующие важные задачи:
- методы решения перспективных мероприятий;
- происходит процесс обмена информации между сотрудниками;
- взаимное общение сотрудников из одной деловой среды.
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения [4].
Для проведения данного процесса нужно подготовить ряд задач, которые будут соблюдаться в ходе совещания.
Основными этапами делового совещания являются:
- определение цели и задачи совещания;
- подготовка к деловой беседе;
- установление места и времени встречи;
- начало беседы: вступление в контакт;
- постановка проблемы и передача информации;
- аргументирование;
- опровержение доводов собеседника;
- анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников;
- принятие решения;
- фиксация договоренности;
- выход из контакта.
Что касается проведения совещание, то начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например, ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола [6; 7].
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход.
Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска – все это обязательное условие любого служебного контакта [8].
Завершающий этап организации и проведения совещания – это принятие решения и согласование условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность.
Таким образом, совещание – одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения [9; 10].