Деловые совещания: организация и проведение

NovaInfo 46, с.367-372
Опубликовано
Раздел: Социологические науки
Просмотров за месяц: 6
CC BY-NC

Аннотация

В статье рассмотрен порядок проведения деловых совещаний. Проводится анализ преимуществ и недостатков совещаний, даются рекомендации по проведению совещаний.

Ключевые слова

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ, ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Текст научной работы

Анализ управленческой деятельности в период формирования российского аграрного рынка позволяет сделать вывод о том, что одним из решающих условий успеха руководителя является необходимость обеспечения его влияния на своих подчиненных с целью полной их самореализации в профессиональной сфере. Заметим, что эффективный руководитель выполняет эту работу в процессе реализации трех основных ролевых функций: как высококвалифицированного специалиста, умелого организатора совместной трудовой деятельности, грамотного практического психолога и воспитателя подчиненных [1; 2].

В деловом общении важную роль играют совещания. От их успешного проведения зависит не только престиж людей и фирм, но также и сама возможность продолжения деловой деятельности.

Деловое совещание – форма совместного обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним [3].

Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности:

  • в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;
  • проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;
  • участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;
  • в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;
  • имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.

Недостатки деловых совещаний:

  • размывание ответственности за принимаемые решения;
  • велико влияние сильных личностей - менеджеров (и не на пользу качеству принимаемых решений);
  • процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.

При этом многие совещания имеют весьма низкую эффективность.

Причины низкой эффективности совещаний состоят в том, что совещания подчас бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев заседания длятся слишком долго и т. д. Более того, некоторые совещания являются совершенно ненужными [4].

  1. Определение целей и задач совещания.

Следует учесть, что непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость:

  • в обмене информацией;
  • в выявлении мнений;
  • в анализе трудных ситуаций и проблем;
  • в принятии решений по комплексным вопросам.

При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

  • решение ответственного руководителя;
  • несколько телефонных звонков;
  • совещание по селектору;
  • совещание по сети Интернет или Интернет;
  • объединение с другим совещанием.
  1. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.
  2. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.
  3. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время было по возможности минимальным, не совпадало с временем проведения других мероприятий.
  4. Выбор подходящего помещения, бронирование его.
  5. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания, с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. При этом для каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.
  6. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись, а именно:
    • непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
    • располагающих соответствующими специальными знаниями;
    • исполняющих решения;
    • имеющих опыт решения аналогичных проблем;
    • ответственных за надлежащее исполнение;
    • опытных советников и людей, умеющих решать проблем.
  7. Определение докладчиков, а при необходимости и выступающих. Подготовка докладов и выступлений.
  8. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).
  9. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.
  10. Подготовка помещения для проведения совещания.
  11. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.
  12. Подготовка объявлений и указателей.
  13. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.
  14. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.
  15. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
  16. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.
  17. Подготовка регистрации участников и отметки командировочных удостоверений.
  18. Подготовка культурной программы для участников совещания [5].

В день проведения совещания рекомендуется:

  1. перед началом заседания произвести регистрацию присутствующих;
  2. начать заседание точно вовремя;
  3. сообщить о стоимости минуты данного совещания и о своем намерении провести его рационально, выразить уверенность в успешном ходе заседания;
  4. согласовать с участниками правила совместной работы: время выступлений, перерывов, окончания совещания, порядок принятия решений и т. д.;
  5. поручить одному из участников или секретарю ведение протокола;
  6. держать под контролем перерывы;
  7. распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения;
  8. во время заседания перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация;
  9. повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия;
  10. в конце заседания подвести итоги и пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано;
  11. перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий, главным образом, принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже чем через 48 ч;
  12. завершить совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание;
  13. закончить совещание точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня.

После совещания рекомендуется:

  1. Проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания. Для этого можно провести также опрос участников, выясняя:
    • Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?
    • Получил ли каждый участник своевременно повестку дня и другие материалы?
    • Началось ли заседание вовремя?
    • Соблюдались ли повестка дня и регламент?
    • Была ли достигнута цель совещания?
    • Какой процент решения выполняется в установленные сроки?
    • Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
    • Следует ли продолжать проводить совещания?
    • Сколько времени было использовано неэффективно?
    • Перекрывают ли результаты, полученные от совещания, затраты времени и средств на его подготовку и проведение?
  2. По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания.
  3. Составить и выслать участникам четкий итоговый протокол – не более чем через 48 ч после завершения заседания (если не был роздан участникам заседания при его окончании краткий протокол);
  4. Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий;
  5. Информировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания [6; 7; 8].

Овладение деликатной манерой общения требует специальных знаний по этикету вообще и управленческому – конкретно. Но главное состоит в практическом умении быть деликатным.

Возрастание нравственного фактора в бизнесе и управлении – закономерность цивилизованной экономики, о чем убедительно свидетельствует опыт развитых стран мирового сообщества [9; 10].

Читайте также

Список литературы

  1. Игебаева Ф.А. Современный руководитель АПК: каким он должен быть (на примере Республики Башкортостан) // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2014, № 6 (124), С.105 – 108.
  2. Игебаева Ф.А. К вопросу о повышении эффективности управленческой деятельности на предприятиях АПК // Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2013, № 3 – С.13 – 15.
  3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
  4. Кейт. – «Проведение собраний и совещаний». 2006г. – 54с.
  5. Маусов Н.И. Менеджмент персонала – ключевое звено внутрифирменного // Проблемы теории и практики управления. М.: Аспект Пресс.- 2000.
  6. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. – М.: Экономика. – 199с.
  7. Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. – М.: Аспект Пресс.- 2000.
  8. Игебаева Ф.А. Стиль управления – главная характеристика деятельности менеджера //Наука сегодня: теоретические аспекты и практика применения: сб. статей. Международной научно-практической конференции в 9 частях. Часть 8. – Тамбов: Изд-во ТРОО «Бизнес-Наука-Общество», 2011. – 344с.
  9. Игебаева Ф.А. Эффективность деятельности менеджера – в стиле управления. В сборнике: Современное научное знание: теория, методология, практика. Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции в 3-х частях. ООО «Новаленсо». 2016. – С. 55 – 57.
  10. Игебаева Ф.А. О профессиональной подготовке студентов аграрного университета по новым образовательным программам // Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2014, № 3 – С.53 – 55.

Цитировать

Дронов, В.О. Деловые совещания: организация и проведение / В.О. Дронов. — Текст : электронный // NovaInfo, 2016. — № 46. — С. 367-372. — URL: https://novainfo.ru/article/6161 (дата обращения: 20.01.2022).

Поделиться