Разработка модели информационной системы юридического отдела по сопровождению и заключению договоров предприятия

№58-5,

технические науки

Организация процедуры согласования и утверждения договора с использованием системы электронного документооборота. Система учета договоров должна соответствовать современным требованиям, предъявляемым к ИС и поднимать уровень эффективности деятельности предприятия. Система должны соответствовать задачам, стоящим перед руководством и сотрудниками и облегчать им путем автоматизации выполнение учетных и контрольных функций. Таким образом, можно сказать, что основная задача системы учета договоров сводится к обеспечению своевременного учета и упрощения процесса создания договора и сопутствующих документов, минимизации потери и ошибочности данных.

Похожие материалы

Без использования современных информационных технологий в настоящее время не обходится ни одно предприятие, фирма или организация.

Эффективно использовать всю информацию можно лишь с помощью средств быстрого доступа к необходимым документам, имея возможность построения связей между различными материальными и информационными потоками, а также механизм поиска данных.

Информационная система позволит руководителю и персоналу предприятия получать оперативную информацию, необходимую для оценки ситуации и принятия правильных решений.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • полный контроль над перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями;
  • облегчение процедуры заполнения документов;

При проектировании рассматривается процесс сопровождения и заключения договоров.

Необходимость автоматизации данного процесса заключается в снижении временных затрат на формирование договора на оказание услуг и отчетных документов (формирование сводных отчетов по всем контрактам).

Для решения поставленной задачи предполагается провести изучение области автоматизации процесса сопровождения и заключения договоров. На основании результатов анализа планируется построение моделей существующего и предлагаемого процесса, включающих функциональные и информационные модели, а также алгоритм процесса, проведена оценка экономической эффективности.

Система учета договоров предназначена для решения следующих задач:

  • Создание проекта договора с оформлением договорных обязательств, приложений и плановой калькуляции стоимости договора и оформление необходимой документации (акты, накладные, платежные документы). Основная задача — это формирование сводных отчетов по договорам.
  • Организация процедуры согласования и утверждения договора с использованием системы электронного документооборота. Система учета договоров должна соответствовать современным требованиям, предъявляемым к ИС и поднимать уровень эффективности деятельности предприятия. Система должны соответствовать задачам, стоящим перед руководством и сотрудниками и облегчать им путем автоматизации выполнение учетных и контрольных функций.

Таким образом, можно сказать, что основная задача системы учета договоров сводится к обеспечению своевременного учета и упрощения процесса создания договора и сопутствующих документов, минимизации потери и ошибочности данных.

Предлагаемая автоматизация процесса сопровождения и заключения договоров позволит сократить время на обработку первичной документации (регистрацию заявки на поставку), формирование всех документов.

Существующий процесс учета договоров на предприятии заключается в следующем:

Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента на предприятие должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.

Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения, то данное структурное подразделение готовит четко сформулированные предложения или замечания по договору, прикрепляют его к проекту настоящего договора и ставит отметку в листе согласования «с замечаниями на отдельном листе».

Для всех структурных подразделений, должностных лиц предприятия, устанавливается следующий порядок согласования договоров:

  • проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора;
  • проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя начальника юридического отдела.

В целях беспрепятственного исполнения договора, в служебной записке исполнителя, необходимо указывать список всех необходимых для его согласования структурных подразделений.

  • специалист юридического отдела в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 5-ти (пяти) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При наличии у специалиста юридического отдела замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
  • при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
  • после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается;
  • после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора, договор подписывается, заверяется печатью предприятия и регистрируется в установленном порядке.

До подписания договора директором исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:

  • исполнитель договора;
  • структурные подразделения
  • главный бухгалтер;
  • экономист;
  • зам. директора по производству
  • начальник юридического отдела

Все договоры должны пройти обязательную проверку, изучение, правовую, бухгалтерскую и финансово-экономическую экспертизу, быть завизированы всеми заинтересованными руководителями и ответственными за заключение данного договора лицами и оформлены не менее чем в 2-х экземплярах.

При согласовании договора визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении, остающегося на предприятии.

Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае отсутствия замечаний ставит отметку: «Согласен с условиями договора» или «Без замечаний».

Договор визируется на каждом листе специалистом юридического отдела. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем предприятия (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры от имени предприятия подписывает директор.

Любое изменение или отмена прежней договоренности, соглашения оформляются и согласовываются в той же последовательности, что и сам договор.

Подписанные договоры представляются для регистрации в 3-х, а при необходимости 4-х экземплярах – 2 подлинных экземпляра и одна или две копии договора.

После подписания и регистрации договоров его экземпляры распределяются следующим образом:

Первый подлинный экземпляр договора передается контрагенту через его представителя или направляется по почте заказным письмом с уведомлением;

Второй подлинный экземпляр каждого договора, сдается в архив в юридический отдел для формирования единой договорной базы предприятия.

Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения.

Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

Мнемосхема существующего процесса
Рисунок 1. Мнемосхема существующего процесса

Из представленной мнемосхемы существующего на предприятии процессе учета и составления договоров видно, что учет ведется вручную и большой объем работы занимает составление. Это вызвано отсутствием единой БД по договору, в которой происходило бы своевременное изменение информации по учету договоров, и ведет к снижению оперативности передачи данных, а также к высокой вероятности потери или ошибочности данных, необходимых для составления договоров и сопутствующих документов.

Основными недостатками существующей системы учета и составления договоров являются:

Затраты большого количества временных ресурсов при составлении, контроле исполнения договора и сопутствующих документов и при согласовании и утверждении договора.

Во избежание невыполнения договорных обязательств, а также исключения подписания договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой, оказания услуг контрагентам по истекшим договорам и оказание услуг контрагентам из незапланированных ресурсов, а также с целью возможности контроля дебиторской задолженности и сроков платежей юридическим отделу разработать и предоставить отделу программного обеспечения техническое задание с подробным описанием необходимых возможностей программы, позволяющих вести контроль за выполнением обязательств по договорам.

Отделу программного обеспечения провести мероприятия по систематизации договорной деятельности путем введения и установки автоматизированной информационной системы.

При введении автоматизированной системы управления договорами и контроля за исполнением договорных обязательств предусмотреть его согласование с нормами Положения о порядке заключения договоров и другими локальными нормативными актами.

При настройке информационной системы разграничить доступ должностных лиц к сведениям о заключенных договорах. Четко описать в системе права пользователей по созданию, редактированию и просмотру существующих договоров.

Провести обучение сотрудников по использованию новых возможностей программы.

В юридическом отделе предприятия отсутствует единая система формирования сводных отчетов для контроля исполнения договоров.

Предлагаемая автоматизация процесса сопровождения и заключения договоров позволит сократить время на обработку первичной документации (регистрацию заявки на поставку), формирование всех документов. После настройки информационной системы процесс будет выглядеть следующим образом (как показано на рисунке 1.2).

Мнемосхема предлагаемого процесса
Рисунок 2. Мнемосхема предлагаемого процесса

Для процесса сопровождения и заключения договоров потребуются следующие виды ресурсов:

  • временные (изучение области автоматизации, анализ задачи ИС, разработка технического задания, проектирование ИС, программная реализация, тестирование и отладка, обучение персонала.
  • трудовые (специалист по проектированию и разработке системы);
  • финансовые (денежные средства, необходимые для информационной системы)
  • информационные (различного рода нормативные документы (ГОСТы, нормативные документы предприятия и др.), справочная информация.

Функциональная модель “Управление процессом заключения договоров” построена в соответствии с методологией IDEF0.

Функциональная модель предназначена для формализованного описания управленческих и технологических процессов предприятия (управленческие процессы часто упоминаются как бизнес-процессы, бизнес-логика и др.). Моделирование процесса начинается с определения цели моделирования и точки зрения, так как именно точка зрения и цель определяют семантику функциональной модели.

Цель – организовать процесс сопровождения и заключения договоров на предоставление услуг.

Точка зрения – сотрудников юридического отдела на предоставление услуг.

Механизм – директор, сотрудники структурных подразделений,

Управление – положение о договорной работе, регламентирующие документы.

Контекстная диаграмма процесса заключения договоров на предприятии
Рисунок 3. Контекстная диаграмма процесса заключения договоров на предприятии

Декомпозиция верхнего уровня модели показывает основные функции управления (рисунок 1.4).

декомпозиция блока управления процессом заключения договоров на предприятии.
Рисунок 4. декомпозиция блока управления процессом заключения договоров на предприятии.

Преимуществами информационной системы, а также ее сопровождения и заключения договоров являются оперативность получения информации, уменьшение времени на формирование документации и эффективное управление процессом.

Список литературы

  1. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Рыбников А.И. Автоматизация управления предприятием. М.: ИНФРА-М, 2000.-239 с.
  2. Бакусова Н.С., Кромина Л.А., Торопова Н.Д. 080801 «Прикладная информатика (в экономике)», направлению 080800 «Прикладная информатика» / Уфимск. гос. авиац. ун-т; Сост.: Н.С. Бакусова, Л.А. Кромина, Н.Д. Торопова – Уфа, 2011. – 66 с.
  3. ГОСТ 24.702-85 «Эффективность автоматизированных систем управления»
  4. Глущенко Л.Р., Имашева З.З. Методические указания к выполнению выпускной квалификационной работы для студентов специальности 351400 (080801) «Прикладная информатика в экономике». Оценка эффективности проекта/ УГАТУ; Сост.: Л.Р. Глущенко, З.З. Имашева - Уфа, 2014. – 21с.
  5. Куликов Г.Г., Набатов А.Н., Речкалов А.В. Автоматизированное проектирование информационно-управляющих систем. Системное моделирование предметной области: Учебное пособие / Г.Г. Куликов, А.Н. Набатов, А.В. Речкалов. – Уфа: УГАТУ, 1998. – 104 с.