Заполнение документации в турфирме

№58-5,

Технические науки

Турфирма - организация посредник, занимающаяся продажей сформированных туроператором туров.Турфирма приобретает туры у туроператора и реализует туристский продукт покупателю, либо выступает посредником между туристом и туроператором за комиссионное вознаграждение, предоставляемое туроператором. Часто бывает так, что срабатывает человеческий фактор и случаются ошибки в процессе заполнения документов или их потеря. Чтобы этого не случалось, предлагается автоматизировать процесс заполнения документации.

Похожие материалы

Турфирма - организация посредник, занимающаяся продажей сформированных туроператором туров. Турфирма приобретает туры у туроператора и реализует туристский продукт покупателю, либо выступает посредником между туристом и туроператором за комиссионное вознаграждение, предоставляемое туроператором. Крупнейшие турфирмы объединены в международную ассоциацию IATAN.

Турфирмы не владеют средствами обслуживания и выступают посредниками между предприятием туристского обслуживания и покупателем туристской путевки, продвигая и реализуя туристский продукт.

На основе устава организации обслуживание клиентов осуществляется менеджерами по туризму и заместителем директора по туризму, обязанности которых заключаются в предложении клиенту вариантов проведения отдыха, рекомендаций и советов по выбору мест отдыха; описании выбранного места отдыха, его преимуществ и недостатков; предоставлении путеводителей/карт/схем/планов местности; заключении договоров на оказание туристических услуг; организации взаимодействия с транспортными предприятиями, гостиницами и турагентствами; оформлении необходимых туристических документов.

Менеджеры работают с клиентами непосредственно в офисе, а также по телефону. В случае обращения клиента по телефону менеджер информирует туриста о предлагаемых агентством услугах и турах, определяет предпочтения клиента на отдых, принимает заявку на поиск желаемого тура. Осуществляет поиск и подбор необходимого тура, информирует о результатах клиента. При положительной реакции менеджер предлагает свои услуги в организации отдыха для клиента, приглашает в офис для более полной проработки заявки туриста. Через телефонную связь менеджеры информируют уже состоявшихся клиентов агентства о результатах бронирования, об изменениях в расписании авиарейсов, напоминают о сроках оплаты услуг и т.д. При непосредственном посещении клиентом офиса агентства, менеджер активно включается в работу с посетителем. Определяются потребности и возможности клиента, оговариваются критерии и условия подбора тура. При клиенте прорабатывается заявка, дается необходимая и достоверная информация, обеспечивающая возможность выбора тура. Турист через каталоги либо интернет-сайты может визуально ознакомится с предлагаемым туром, задать все необходимые вопросы менеджеру.

Менеджер организует свою деятельность так, чтобы осуществить максимально качественное обслуживание без длительной задержки клиента в офисе с предоставлением полной информации по всем аспектам будущего отдыха.

При обслуживании клиентов менеджеры по туризму придерживаются:

  1. Обслуживание клиента осуществляется в соответствии:
    1. Гражданским Кодексом РФ;
    2. Правилами оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные Постановлением Правительства РФ;
    3. Правилами страхования гражданской ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристического продукта, утвержденные Всероссийским союзом страховщиков;
    4. Федеральным законом «О защите прав потребителей»;
    5. Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и принятыми в соответствии с ними подзаконными актами.
  2. Основанием для оказания услуг клиенту является договор на туристское обслуживание, который содержит предмет договора, обязанности и ответственность сторон, стоимость тура и порядок оплаты, срок действия и изменения условий договора за подписью сторон.
  3. К договору на туристское обслуживание прилагаются туристическая путевка, информация по туру, памятка о стране, информация об условиях аннулирования тура и порядке возмещения убытков. Также менеджеры по туризму консультируют клиента об особенностях страны, по вопросам профилактики инфекционных и паразитных заболеваний.[1]
  4. Бронирование тура фирмой производится только после заключения договора на туристское обслуживание с клиентом.
  5. После оплаты тура клиенту выдается путевка, которая подписывается заместителем директора по туризму, на ней ставиться печать фирмы.
Мнемосхема бизнес- процесса заполнения договора и формирования счета на оплату.
Рисунок 1. Мнемосхема бизнес- процесса заполнения договора и формирования счета на оплату.

Описание мнемосхемы.

Клиент заполняет анкету, в которой указывает следующие критерии желаемого тура: примерную дату, направление, стоимость, количество звезд в отеле, предпочитаемого туроператора и авиакомпанию. После заполнения передает её менеджеру по продажам.

Менеджер по продажам формирует договор между турагентством и клиентом. Передает договор зам. директору для его подписания и получения его печати. Для ознакомления и подписания менеджер по продажам передает договор клиенту. После подписания клиент отдает договор обратно менеджеру. Менеджер по продажам отдает уже подписанный и заполненный договор бухгалтеру для составления счета на оплату, который после передается клиенту для совершения оплаты вместе с договором.

Функциональное моделирование бизнес-процесса

Заполнение документации, а именно договора и счета на оплату является важным процессом на предприятии. Эту работу осуществляет менеджер по продажам и бухгалтер. При этом необходимо ознакомиться с анкетой, предоставленной клиентом. Заполнить и согласовать договор с двух сторон (клиентом и зам. директором) передать договор бухгалтеру для составления счета на оплату.

Главным блоком информационной системы является непосредственно заполнение документации. На входе – анкета, на выходе – согласованный договор и счет на оплату. В качестве управления данной системы выступают устав организации и Гражданский кодекс РФ. Участниками процесса заполнения документации являются менеджер оп продажам, бухгалтер, клиент, зам. директора.[2]

Контекстная диаграмма функциональной модели
Рисунок 2. Контекстная диаграмма функциональной модели

Следующим этапом выполняется декомпозиция главного блока на 4 части – ознакомление с анкетой (на входе – анкета от клиента, управляющие документы – устав предприятия, Гражданский Кодекс, участники – менеджер по продажам, на выходе – список подходящих туров), оформление договора (на входе – информация о подходящем туре, управляющие документы – Гражданский Кодекс, устав предприятия, участники – менеджер по продажам, на выходе – сформированный договор), юридическое оформление договора (на входе – сформированный договор, управляющие документы – Гражданский Кодекс, устав предприятия, на выходе – согласованный договор) и оформление счета на оплату (на входе – согласованный договор, управляющие документы – Гражданский Кодекс, устав предприятия, участники - бухгалтер, на выходе – счет на оплату). Декомпозиция представлена на рисунке 3.

Декомпозиция блока А0 «Заполнить документацию»
Рисунок 3. Декомпозиция блока А0 «Заполнить документацию»

На декомпозиции блока А2 «Сформировать договор» выделяют следующие функции:

  • определение подходящего тура (на входе – список туров, управляющие документы – Гражданский Кодекс, устав организации, участники – менеджер по продажам, на выходе – информация о подходящем туре);
  • заполнение бланка договора (на входе – информация о подходящем туре, бланк договора, управляющие документы – устав организации, участники – менеджер по продажам, на выходе – заполненный договор);
  • подписание договора (на входе – заполненный договор, управляющие документы – устав организации, участники – менеджер по продажам, на выходе – договор). Декомпозиция представлена на рисунке 4.
Декомпозиция блока А2 «Оформить договор»
Рисунок 4. Декомпозиция блока А2 «Оформить договор»

На декомпозиции блока А4 «Оформить счет на оплату» выделяют следующие функции:

  • изучение договора (на входе – согласованный договор, управляющие документы – Гражданский кодекс РФ, устав организации, участники - бухгалтер, на выходе – информация о договоре);
  • заполнение бланка счета на оплату (на входе – информация о договоре, бланк счета на оплату, управляющие документы – устав организации, участники – бухгалтер, на выходе – заполненный бланк счета на оплату);
  • подписание бланка счета на оплату (на входе – заполненный бланк счета на оплату, управляющие документы – устав организации, участники – бухгалтер, на выходе – счет на оплату)
  • формирование счета на оплату (на входе – согласованный договор, управляющие документы – Гражданский кодекс РФ, устав организации, участники - бухгалтер, на выходе – счет на оплату). Декомпозиция представлена на рисунке 5.[3]
Декомпозиция блока А4 «Сформировать счет на оплату»
Рисунок 5. Декомпозиция блока А4 «Сформировать счет на оплату»

Разработка информационной модели подсистемы.

Информационная модель подсистемы выполнена с помощью программного средства Microsoft Visio 2007. На рисунке 6 изображена диаграмма нормализованной информационной модели.

Информационная модель подсистемы «Заполнение документации»
Рисунок 6. Информационная модель подсистемы «Заполнение документации»

Список литературы

  1. «Турфирма»/ https://ru.wikipedia.org/wiki/Турагент
  2. «Организация электронного документооборота»/ http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107
  3. «Методология IDF0»/ http://www.nazametku.com/dlia-raboty/idef0-metodologiya-notaciya-principy-model/