Автоматизация системы внутреннего документооборота высшей школы управления на базе 1С:Университет Проф

1С:УНИВЕРСИТЕТ ПРОФ, АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМ, РАЗРАБОТКА, ПРОЕКТ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ЭТАП ВНЕДРЕНИЯ

Современная организация высшего образования находится в постоянном динамическом развитии с использованием сложных иерархических организационных и административных структур и подразделений. Для таких систем характерны:

• наличие большого количества технологически взаимосвязанного комплекса основных и вспомогательных бизнес-процессов;
• географическое распределение подсистем;
• сложная внутренняя структура;
• постоянное взаимодействие с внешней средой.

Достижение организацией высшего образования стратегических целей может быть достигнуто за счет разработки и внедрения информационной системы управления учебными заведениями. Многие университеты накопили богатый опыт в области использования информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов. Тем не менее, различные проблемы (непрерывное усовершенствование технологий, невозможность расширить существующую функциональность, отсутствие специалистов, несоответствие автоматизации требованиям нормативных актов, отсутствие интеграции между существующими информационными системами и т.д.) с течением времени могут привести к необходимости изменить стратегию построения единого информационного пространства университета.

Одним из способов решения вышеуказанной проблемы может стать разработка комплексной информационной системы университета с использованием программного продукта "1С: Университет ПРОФ".

В таблице ниже приведено сравнение основных систем автоматизации документооборота на предприятии, подходящих для внедрения Высшую школу управления.

Таблица 1. Сравнение систем автоматизации документооборота.

Система	Возможности
1С:Университет ПРОФ	организация и проведение вступительных экзаменов; учебный процесс; управление контингентом; расписание занятий; трудоустройство выпускников; формирование личного дела абитуриента; внесение полной информации о поступающем на форме анкеты абитуриента; данные о ранее полученном образовании; перечень документов, поданных абитуриентом при поступлении; обмен данными с информационными системами.
· СЭД «ДЕЛО»	Настройка любых схем и процессов обработки информации; интеграция с клиентами электронной почты; обеспечивается простой ввод бумажных документов в систему; предоставляется возможность использовать электронную подпись; реализуется ведение финансового электронного документооборота.
· ECM-система EOS for SharePoint	Объединение сотрудников, в том числе и из удаленных подразделений, в рамках единого информационного пространств; под контролем находятся все важные задания; стандартизации процедур управления документами, проектами, задачами; широкие возможности удаленной работы; богатые возможности по бизнес-аналитике (BI) и работе с показателями (KPI); защита корпоративных данных от несанкционированного доступа; простота обслуживания.

Исходя из анализа данной таблицы можно сделать вывод, что для автоматизации документооборота в Высшей школе управления наиболее подходящей системой является "1С: Университет ПРОФ" так она содержит все необходимые модули процесса документооборота.

Многие вузы Российской Федерации выбрали "1С:Университет ПРОФ" для автоматизации основных бизнес-процессов. По состоянию на начало 2016 года закуплено более 140 экземпляров программного продукта. В данной работе будут описаны предполагаемые результаты комплексной автоматизации процессов Высшей Школы Управления НИУ БелГУ.

НИУ «БелГУ» сегодня – это:

• 22 тысячи студентов из 85 регионов России;
• более 2500 иностранных студентов из 80 стран;
• 18 совместных образовательных программ с ведущими университетами стран Европы, Азиатско-Тихоокеанского региона;
• образовательные программы специалитета и магистратуры на английском языке;
• более 150 договоров о межвузовском сотрудничестве;
• 11 академиков и членов-корреспондентов РАН,
• более 1200 докторов и кандидатов наук,
• 7 институтов и 3 факультета, Медицинский колледж, 1 филиал;
• оформлены договорные отношения с более чем 800 предприятиями, являющимися базами практик;
• 102 кафедры, 20 из которых базовые.

Проект предполагает совместно с фирмой "1С" комплексное внедрение продукта "1С:Университет ПРОФ". Цель автоматизации – повышение качества предоставляемых образовательных услуг, повышение эффективности принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза. В процессе внедрения программного продукта "1С:Университет ПРОФ", продолжительность которого составит 3 года, будет построена система автоматизации основных административных процессов НИУ БелГУ.

На первом этапе внедрения «1С: Университет ПРОФ" в отдел Высшей Школы Управления будет автоматизирована работа по профессиональной переподготовке и повышению квалификации государственных служащих. Использование данного подхода позволит сократить затраты за счет ввода информации в систему.

В процессе внедрения подсистемы автоматизации работы данного отдела будет создан режим информационного взаимодействия "1С: Университет ПРОФ" с другими отделами НИУ БелГУ.

На втором этапе реализации «1С: Университет ПРОФ" в ВШУ будут выполнены работы по автоматизации учета контингента специалистов (государственных и муниципальных служащих). После реализации этого этапа, руководитель получит доступ к информации о зачислении в первый курс. В начале реализации проекта учет контингента обучающихся, формирование справок и отчетов, подготовка приказов, подготовка документов об образовании и квалификации будут осуществляться исключительно в программном продукте "1С: Университет ПРОФ ".

В подсистеме управления контингентом обучающихся будет модифицирован механизм формирования приказов, добавлены подтипы (виды) приказов, разработан механизм установки подписей и виз, разработан механизм утверждения приказов, изменен механизм хранения формулировок приказов, добавлены механизмы проверки приказов, осуществлен переход к единому формату хранения описания настроек приказов. Изменения в механизмах будут способствовать реализации регламента работы, при которых проведение порядка в системе возможно только после его утверждения и представления администратору в печатном виде. Работы будут сделаны на импорт описаний приказов и их настройке. Реализованные в системе приказы позволят генерировать все типы приказов для обучающихся.

Для подразделений и ответственных работников университета будет разработан общий отчет, который позволит получить любую информацию о системе бухгалтерского учета требуемых объектов в режиме конструктора запроса. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися будет проводиться обновление информации о студентах и актуализация регламентов делопроизводства, что позволит увеличить число пользователей системы.

На третьем этапе реализации «1С: Университет ПРОФ" в ВШУ НИУ БелГУ предполагается внедрение подсистемы планирования учебного процесса, которое позволит на основе информации о количестве учащихся, информации об изучаемых дисциплинах, правилах расчета сформировать общую нагрузку по ВШУ и создать учебные поручения на последующие годы. Для подготовки введения подсистемы в эксплуатацию будут проведены предварительные этапы по загрузке и формированию учебных планов направлений подготовки и специальностей. Для того, чтобы удовлетворить потребности сотрудников отдела будет разработан механизм для утверждения учебных планов, механизм автоматического контроля основных параметров учебного плана на соответствие с ГОС и ФГОС, внесены корректировки в механизм автоматического объединения обучающихся разных направлений подготовки в потоки. Учет персонала, расчет нагрузки и ее распределение, формирование соответствующих печатных форм будут осуществляться в «1С: Университет ПРОФ". Результаты распределения поручений в 2015-2016 гг. будут использоваться в качестве первичной информации для подсистемы планирования.

В рамках следующих этапов внедрения "1С:Университет ПРОФ" в ВШУ НИУ БелГУ будут выполнены работы по автоматизации планирования и учета НИОКТР, обеспечена интеграция внедряемых программных решений на платформе "1С:Предприятие 8" с используемыми в вузе информационными системами и сервисами (бухгалтерскими, кадровыми информационными системами, а также с web-порталом вуза).