Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает потребность приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

В настоящее время проблема, связанная с расчетами с подотчётными лицами является весьма актуальной. Актуальность заключается в том, что подотчетное лицо берет на себя ответственность за полученные им в подотчет наличными суммы, проделанную им работу по приобретению материальных ценностей, а руководство контролирует и проверяет его деятельность после окончания работы. Одновременно расчеты с подотчётными лицами являются массовыми.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах, то есть денежные средства выдаются им «под отчет»

Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Учет расходов с подотчётными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Главным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме выданной под отчет.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7

Журнал–ордер – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, переносятся с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Направление работника в командировку на территории РФ оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-9 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № А01с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения,
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы произведенные работником с разрешения работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

Так, для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работником расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

• руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В общем случае расходы по учету командировочных расходов на территории РФ (при сумме суточных не более 700 рублем в день) отражаются следующими проводками:

Наиболее проблематичным участком в организации учета расчетов с подотчетными лицами являются командировочные расходы, именно в части налогов, в части доказательств экономической оправданности командировочных расходов, документального подтверждения расходов, а также списания представительских расходов.