Общество с ограниченной ответственностью «МФС — Центр» осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на территории Республики Башкортостан и за ее пределами, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц», Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» с 2014 года. Общество является юридическим лицом, полное фирменное наименование — общество с ограниченной ответственностью «Многофункциональный Сервис-Центр». Общество имеет филиалы в годах: Нефтекамск, Стерлитамак, Туймазы.
«МФС — Центр» осуществляет следующие виды деятельности:
- деятельность в области права;
- деятельность в области бухгалтерского аудита;
- консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления;
- взыскание платежей по счетам, оценка платежеспособности в связи с финансовым состоянием или коммерческой практикой частного лица или фирмы;
- коллекторские услуги по взысканию задолженности с юридических и физических лиц;
- организация и проведение альтернативных по рассмотрению и разрешению конфликтов и споров, в том числе — третейское разбирательство, медиация, переговоры;
- деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов и т.д.
Отдел информационного обеспечения является структурным подразделением Общества и создан для выполнения следующих задач:
- Разработка и внедрение современных технологий информационного обеспечения;
- Ремонт, техническое обслуживание и модернизация средств вычислительной техники (далее СВТ);
- Анализ причин срывов, ненадежности и нестабильности в работе СВТ, сетевого оборудования и другой закрепленной техники, принятие мер по их устранению;
- Апробация, приемка и внедрение новых программных продуктов и СВТ;
- Обеспечение работы электронной почты;
- Обеспечение доступа в Интернет;
- Защита от несанкционированного доступа третьих лиц к информации Общества.
При анализе работы отдела информационного обеспечения была найдена проблема в документообороте «МФС — Центр» со своими филиалами. Наблюдался очень большой поток бумажной входящей, внутренней и исходящей документации. С целью автоматизации деятельности сотрудников отделов было решено внедрить клиент-серверную систему корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Система ОРД обеспечит автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставит эффективные механизмы организации документооборота в «МФС — Центр». Совместное использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволит систематизировать и объединить информацию, что облегчит ее анализ и составление отчетов.
Задачи СЭД ОРД могут рассматриваться в отрыве от задач всего комплекса систем, что позволяет инициировать работу именно с этого блока с возможностью его дальнейшего развития в других направлениях. Для этого необходима гибкая платформа, позволяющая вести разработку новых и модернизацию Существующих систем, не останавливая работу подразделений предприятия.
Конфигурирование предлагаемой СЭД ОРД проводится на базе программного обеспечения Lotsia PDM Plus компании Лоция Софт и призвана обеспечить автоматизацию процессов регистрации организационно-распорядительной документации в едином информационном пространстве с подключением в работу всех заинтересованных сотрудников организации.
Типовая конфигурация СЭД включает в себя:
- модуль «Справочники и шаблоны»;
- модуль «Структура организации»;
- модуль «Делопроизводство».
Ниже представлены типовые процессы в ОРД.
В процессе внедрения Системы необходимо:
- используя функции интеграции с Active Directory и системой учета кадров, осуществить информационное наполнение справочника пользователей Системы;
- задать перечень мест хранения и обработки документов (сайты и библиотеки);
- задать перечень видов документов. Для каждого вида документа:
- задать перечень мест хранения записей;
- задать правила автоматической обработки записей.
Для данного предприятия рекомендуемая конфигурация состоит из 3 серверов:
- сервер веб-приложений — предназначен для обработки запросов пользователей;
- сервер приложений — сервер, на котором выполняются приложения по индексированию и обработке поисковых запросов пользователей;
- сервер баз данных Microsoft SQL Server 2008 — сервер предназначен для хранения данных и документов.
В случае небольшого числа пользователей и незначительного объема документов возможно совмещение сервера веб- приложений и сервера приложений. В ходе эксплуатации система может быть расширена, чтобы соответствовать возрастающим требованиям по нагрузке. Увеличение производительности обеспечивается добавлением новых серверов (тип сервера зависит от причины повышенной нагрузки) путем конфигурирования фермы серверов.