Исследование выполнено в рамках внутривузовского гранта ФГБОУ ВПО «КалмГУ»-№947.
Деятельность человека повседневно связана с хранением, накоплением, структурированием информации начиная с хроник исторических летописей до ведения онлайн-журнала. В настоящее время, когда на человечество ежедневно обрушивается большой объем информации, актуальна проблема её структурирования и отбора для решения определенных задач. Поэтому для любой организации возникает вопрос управления данными для обеспечения более эффективного управления. Раньше для этого использовали большое колличество дркументов, но теперь все используют компьютеризированные способы - базы данных.
Базы данных - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся в одном месте данных, систематизированных определенным образом, чтобы они могли быть получены и обработаны пользователями.
Существует много причин перехода системы учеты из бумажного на компьютерный вариант. Себестоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать для пользователя в удобном виде. Также формат хранения данных на компьютере очень многообразен: данные текста, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.
Для управления таким большим массивом данных нужны определенные программные продукты общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Они называются системами управления базами данных(СУБД).
Система содержит совокупность баз данных, если эти базы данных структурно полностью самостоятельны. Если система проста в организации данных, то для каждого приложения создается своя совокупность записей. Цель базы данных состоит в том, чтобы совокупность данных можно было использовать для максимально возможного числа программ. Отсюда следует, БД часто разрабатывают в качестве хранилища такой информации, необходимость запроса в которой появляется периодически в процессе выполнения определенных действий на предприятии. Такая БД должна обеспечивать возможность не только получения информации, но также постоянной ее корректировки, требуемой в процессе управления в данной организации.
Основная функция, выполняемая СУБД предоставление пользователю базы данных возможности работать с ней, не вникая в детали на уровне аппаратного обеспечения. В СУБД можно выделить ядро СУБД, обеспечивающее организацию ввода, обработки и хранения данных, а также средства тестирования и утилиты, обеспечивающие выполнение вспомогательных функций.
Рассматривая любую базу данных, очень важное значение имеет ее расширение и изменение. Должна быть отрегулирована система изменения структуры базы данных при добавлении новых типов данных или разработке новых приложений. Реорганизация базы данных должна осуществляться по возможности без перезаписи прикладных программ и в целом должна быть достигнута минимальным количеством преобразований. Удобная, упрощенная система изменения БД может очень сильно повлиять на развитие приложений в управлении производством.
Файлы экономических информационных систем могут быть классифицированы по различным признакам [1]:
- по этапам обработки: входные, базовые, результативные;
- по типу носителя: на основных носителях, на сменных носителях и др.;
- по составу информации: файлы с оперативной информацией, с постоянной информацией;
- по типу логической организации: файлы с линейной и иерархической структурой, реляционные, табличные;
- по способу физической организации: файлы с последовательным, индексным и прямым доступом.
Направления развития СУБД в различных отраслях, в том числе и в образовании будет осуществляться в двух направлениях:
- для сокращения объема отчетных данных органам управления и государственной статистики;
- введение новой структуры при существенном возрастании информационных потребностей в социально-экономической информации.
На основе этих двух принципов строятся автоматизированные системы управления предприятий различных отраслей и уровней, от малых до крупных.