Современное государственное регулирование делопроизводства

NovaInfo 30
Опубликовано
Раздел: Технические науки
Просмотров за месяц: 0
CC BY-NC

Аннотация

В данной статье рассматривается вопрос о том, как функционирует процесс делопроизводства в государстве. Как оно развивалось и насколько делопроизводство усовершенствовано на современном этапе развития страны.

Ключевые слова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Текст научной работы

Делопроизводство или другими словами, документационное обеспечение управления, это отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.

Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.

В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

  • средства для составления документов;
  • копировальная и множительная оргтехника;
  • средства хранения, поиска и транспортирования документов;
  • техника управленческой связи.

Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве: помощь в создании; передача документа на расстояние любому адресату; регистрация документа; контроль за исполнением документ; перевод текста документа с одного языка на другой; защита документов.

Документ является носителем определенной информации, которая может служить доказательством в тех или иных ситуациях или даже в суде для разрешения появившихся вопросов и споров между сторонами. Естественно, для того, чтобы документ обладал доказательной силой в решении определенных вопросов, он должен удовлетворять данным требованиям, которые предусматривает законодательство Российской Федерации.

Но уже с давних пор документация оформляется на бумажных носителях, то есть для подтверждения документов их подписывают в ручную и ставят соответствующую для организации печать. Но с недавних пор официальные документы стали составлять на электронных носителях. С одной стороны это конечно же удобно исправлять ошибки без помарок, быстро отправлять до адресата и т.д. Но в то же время есть свои отрицательные стороны. В качестве минусов необходимо отметить то, что:

  • электронные документы легко преобразуются и легко копируются. Это означает что данный документ может себе скопировать любой представитель организации, кто заинтересован в тех данных, которые представлены в документе;
  • существует также такая проблема, как различения оригинала и копий. То есть нельзя сразу определить официальность документа. Сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом. Что, естественно, не есть хорошо, так как любой документ могут подделать под свои интересы;
  • в том числе, в организации стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения, то есть подписания, согласования документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке. Эти показатели также можно подделать;
  • существует такая проблема, как определения точного времени создания документа, даже при использовании электронной цифровой подписи.

В принципе можно сказать, что в документе можно подделать почти все показатели в том случае, если перед нами электронная документация. Что очень сильно может повлиять на развитие организации при принятии управленческих решений, конечно же в худшую сторону.

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. К таким мерам можно отнести например, написание таких инновационных программ, с помощью которых можно было бы проверять электронные документы по всем параметрам; также разработать соответствующую законодательно-нормативную базу; управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований.

Читайте также

Список литературы

  1. Гарифуллина, А. Ф. Роль компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений [Текст] / А. Ф. Гарифуллина, Л. Р. Хайдарова // Развитие информационных технологий и их значение для модернизации социально-экономической системы, 12 мая 2011 г. : междунар. науч.-практ. конф. - Саратов, 2011. - С. 194.

Цитировать

Андриянова, А.А. Современное государственное регулирование делопроизводства / А.А. Андриянова, А.Ф. Гарифуллина. — Текст : электронный // NovaInfo, 2015. — № 30. — URL: https://novainfo.ru/article/2886 (дата обращения: 21.01.2022).

Поделиться