Делопроизводство или другими словами, документационное обеспечение управления, это отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.
Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.
Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
- средства для составления документов;
- копировальная и множительная оргтехника;
- средства хранения, поиска и транспортирования документов;
- техника управленческой связи.
Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве: помощь в создании; передача документа на расстояние любому адресату; регистрация документа; контроль за исполнением документ; перевод текста документа с одного языка на другой; защита документов.
Документ является носителем определенной информации, которая может служить доказательством в тех или иных ситуациях или даже в суде для разрешения появившихся вопросов и споров между сторонами. Естественно, для того, чтобы документ обладал доказательной силой в решении определенных вопросов, он должен удовлетворять данным требованиям, которые предусматривает законодательство Российской Федерации.
Но уже с давних пор документация оформляется на бумажных носителях, то есть для подтверждения документов их подписывают в ручную и ставят соответствующую для организации печать. Но с недавних пор официальные документы стали составлять на электронных носителях. С одной стороны это конечно же удобно исправлять ошибки без помарок, быстро отправлять до адресата и т.д. Но в то же время есть свои отрицательные стороны. В качестве минусов необходимо отметить то, что:
- электронные документы легко преобразуются и легко копируются. Это означает что данный документ может себе скопировать любой представитель организации, кто заинтересован в тех данных, которые представлены в документе;
- существует также такая проблема, как различения оригинала и копий. То есть нельзя сразу определить официальность документа. Сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом. Что, естественно, не есть хорошо, так как любой документ могут подделать под свои интересы;
- в том числе, в организации стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения, то есть подписания, согласования документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке. Эти показатели также можно подделать;
- существует такая проблема, как определения точного времени создания документа, даже при использовании электронной цифровой подписи.
В принципе можно сказать, что в документе можно подделать почти все показатели в том случае, если перед нами электронная документация. Что очень сильно может повлиять на развитие организации при принятии управленческих решений, конечно же в худшую сторону.
Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. К таким мерам можно отнести например, написание таких инновационных программ, с помощью которых можно было бы проверять электронные документы по всем параметрам; также разработать соответствующую законодательно-нормативную базу; управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований.