Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление акта приема-передачи первичных документов, отчетности, приказов по учетной политике, а также передачу печати, ключей от системы банковского обслуживания «клиент-банк». Несмотря на то, что действующее законодательство не обязывает документально оформлять передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому, эта процедура очень важна организации. Прежде всего, чтобы в будущем избежать негативных последствий.
У организации возникает необходимость переоформления права подписи финансовых документов новым лицом. Руководитель издает приказ о назначении нового главного бухгалтера, переоформляется карточка с образцами подписей в обслуживающем банке. [5]
Руководителю организации необходимо издать приказ о приеме-передаче дел, который может содержать: Ф.И.О. нового главного бухгалтера; дату оформления передачи дел; срок приема-передачи дел; состав комиссии по приему-передаче дел, состав привлеченных лиц; порядок смены банковских карточек с образцами подписей и оттиска печати.
Согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом за две недели, поэтому целесообразно установить не более чем двухнедельный срок приема-передачи дел. [2]
Как правило, определение даты связывают с завершением учетных процессов за истекший период и исходят из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это важно для разграничения ответственности между прежним и новым главным бухгалтером.
Далее проводится инвентаризация имущества и обязательств, инвентаризация расчетных операций; состояние учета и отчетности.
Формирование комиссии по приему-передаче дел необходимо в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т. п.
Руководитель издает приказ о составе комиссии, ее полномочиях. В комиссию следует включать иных работников бухгалтерии (если имеются), сотрудников других подразделений организации и т. д. если же фирма малочисленна и невозможно создать комиссию из своих сотрудников, то могут быть привлечены третьи лица (например, аудиторы).
Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13. 06. 95 № 49. Проводить в обязательном порядке инвентаризацию имущества и обязательств при смене главного бухгалтера не обязательно. Между тем проводить инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно всегда при смене главных бухгалтеров.
С 1 января 2013г. формы первичных документов утверждает руководитель организации. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Таким образом, в настоящее время налогоплательщики вправе сами разрабатывать формы первичных документов или пользоваться унифицированными формами, применяемыми до 1 января 2013 г., закрепив соответствующие положения в учетной политике. Поэтому при оформлении результатов инвентаризации с помощью указанных форм следует обратить внимание на то, утверждено ли их применение в учетной политике организации.
Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.
Новому главному бухгалтеру для более полного понимания структуры организации, следует ознакомиться с учредительными документами организации, проверить регистрационные свидетельства, постановку на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах, ознакомиться с актом последней выездной налоговой проверки. [4]
Кроме того, в случае если в собственности организации имеется ККТ, необходимо проверить соответствующие регистрационные документы.
Для понимания методов учета, которые использовала организация ранее и применяет сейчас, новому главному бухгалтеру следует проверить наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики и уточнить, какие первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике; как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.
Все передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяется выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.
При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.
После завершения проверки составляется акт приема-передачи дел, в котором фиксируются состояние учета, количество передаваемых документов. Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, а второй – остается в организации.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.
Если передача дел при смене главного бухгалтера по каким-либо причинам не проводилась или не оформлена должным образом, привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Данная норма закреплена п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ: «Лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина». [3]
Однако, если ошибки прежнего главного бухгалтера впоследствии при проведении проверок контролирующими органами приведут к установлению фактов грубого нарушения организацией правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения и, как следствие, к занижению налогов и сборов, это приведет не только к штрафным санкциям в области налогового законодательства (ст.120 НК РФ), но и наложению административного штрафа на должностных лиц организации (ст.15.11 КоАП РФ). [1]