Описание процесса автоматизации закупок

NovaInfo 33
Опубликовано
Раздел: Экономические науки
Просмотров за месяц: 0
CC BY-NC

Аннотация

В данной статье рассмотрены задачи, возможные средства, модули автоматизации и описание процесса автоматизации закупочной деятельности.

Ключевые слова

БИЗНЕС–ПРОЦЕСС, АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИ, ПРОЦЕСС ЗАКУПКИ, УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации бизнеса. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок — деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей [1, 4].

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

  1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
  2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
  3. Формализация процесса закупок;
  4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
  5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

  1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
  2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
  3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

  1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок [2];
  2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.[3]. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их;
  3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм;
  4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

Процесс автоматизации закупок.</em></strong>
Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.
  1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара;
  2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС;
  3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику;
  4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара;
  5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику;
  6. Поставщик отправляет товар покупателю;
  7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.

Читайте также

Список литературы

  1. Деминг У.Э. Новая экономика. — М.: Эксмо, 2012. — С. 303—400.
  2. Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». — 2010. — № 1 (22). — С. 157—161.
  3. Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. — М.: Бизнес Букс, 2011. — С. 59—187.
  4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оценка затрат на модернизацию программного обеспе-чения критических по надежности систем. / Вестник Сибирского государственного Аэрокосмического Университета им. акад. М. Ф. Решетнева (Красноярск) 2012 г. – С 2-3.

Цитировать

Дядечкин, С.Н. Описание процесса автоматизации закупок / С.Н. Дядечкин. — Текст : электронный // NovaInfo, 2015. — № 33. — URL: https://novainfo.ru/article/3440 (дата обращения: 16.01.2022).

Поделиться