Сейчас государственные учреждения сталкиваются с постоянным ростом количества ГОСТ стандартов и повышением требований к документам, безопасности и доступу к бумажным и оцифрованным документам. При увеличении стандартизации движения документов в госучреждении с момента их написания и утверждения до завершения или отправки документа, увеличиваются и количество стандартов, регулирующих этот документооборот.
Одним из последних принятых стандартов в этой сфере является стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Данный стандарт устанавливает то, какими должны быть реквизиты документов, их состав, требования к ним и сопровождаемым бланкам.
Для основы стандартизации документооборота использовался такой стандарт- ГСДОУ [1]. Он выделяет такие этапы документооборота как:
- Первичная обработка всей входящей документации
- Распределение документов и их предварительная оценка
- Регистрация документов
- Проверка исполнения и контроль документов
- Согласование и оформление документов
Эти этапы удовлетворяют не только госучреждения с традиционным бумажным документооборотом, но и при использовании автоматизированной системы документооборота.
Сам документооборот разбивается на несколько потоков:
- Входящей документации – поступающие документы в учреждение
- Внутренние документы – документы созданные в самой организации и не покидающие её
- Исходящие документы – доки для отправки в другие организации.
Эти потоки обладают такими свойствами:
- Структура и состав документов
- Цикличность потока документов
- Плотность и объем потока
- Уровень безопасности (секретности) потока документов
Структура и состав отражают содержание документов в этом потоке.
Цикличность потока документов – некоторые документы могут отвергаться или аннулироваться руководителями и тем самым создаются временные нагрузки из-за одновременного отклонения множества документов, также это информационные нагрузки могут быть вызваны плановыми итогами работы, сезонными увеличениями/уменьшениями активностями.
Плотность потока определяется количеством документов, проходящих через определенный отдел (пункт) обработки за единицу времени. Объем потока – количество документов, созданных организацией за определенный период.
Уровень безопасности – это разделение документов на различные уровни доступа к ним (только оформление, чтение, полный доступ и т.д.). Имеются специальные стандарты, регулирующие защиту информации, шифрование [2].
Эти свойства позволяют определить загруженность персонала, необходимую численность, а также рассчитать эффективность применения автоматизированной системы.
Стандартизация документов в госучреждениях продвигается недостаточно быстро. Основные проблемы при разработке и внедрения системы электронного документооборота (СЭД) связанны с проблемами в действующем законодательстве. Главных проблем несколько:
- Нет закона о документационном обеспечении управления в госучреждениях
- Нет закона, описывающий архивное хранение электронных документов
- Нет четкого определения в законе, чем является электронный документ.
Совсем недавно было дано четкое определение цифровой подписи и то, как её нужно использовать [3], что упрощает подписание документов ускоряя поток документов и время ожидания.
При внедрении СЭД в госучреждениях нужно обратить внимание на сопутствующее документообороту процессы:
- Процесс архивации
- Справочники и классификаторы
Основные правила для госучреждений по работе архивов организаций описаны в нескольких правил делопроизводства [4].
Для справочников и классификаторов имеется общероссийский классификатор управленческой документации. В нем описывается унифицированные системы документации, которые обязательны в госучреждениях.
Сейчас в российские законы охватывают не все области систем электронного документооборота, хотя существуют международные стандарты, на которые можно опираться при внедрении СЭД. В США это стандарт DoD 5015.2-STD [5], в Европе MoReq [6]. Здесь СЭД рассматривается не как целая система, а как специализированный пакет разработки, где несколько отдельных модулей системы можно добавлять (убирать) в зависимости от необходимости организации.
Опираться на международные стандарты не обязательно в РФ, но необходимо принимать их во внимание при работе с иностранными партнерами.
В заключении необходимо отметить, что документооборот в России только развивается, имеются не стандарты, что создает сложности при работе и стандартизации в документообороте и внедрении современный автоматизированных систем. Но при текущей динамике развития и внедрения СЭД ситуация вскоре должна измениться и будут приняты все необходимые законодательные акты и правовые акты для использования СЭЛ не только на территории России, но и охватывая международные стандарты.