В условиях модернизации современного общества уметь выразить свою мысль ярко, образно, доступно, правильно, уметь расположить к себе собеседника, аудиторию, убедительно выступить на деловом совещании, уметь грамотно составить текст документа, вести деловую переписку должен не только менеджер, руководитель предприятия. Эти требования распространяются на всех людей, вступающих в социально-правовые отношения и руководящих действиями других людей.
Расширение многогранной деятельности предприятия, отдельной личности невозможно представить без хорошо организованных письменных видов делового общения. Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации.
Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями и т.д.) оформляются документально. В процессе делового общения его участники используют различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма.
В данной статье мы уделим внимание лишь одному аспекту документационной деятельности на предприятии, а именно «служебной переписке», которую можно рассматривать как «общение в миниатюре». Оно позволяет установить достаточно прочные связи с деловыми партнерами, потребителями, финансистами, поставщиками и обеспечить достижение необходимого оборота и высокого уровня эффективности предприятия, фирмы. Именно поэтому работа с документами является важной составной частью деятельности делового человека. Подсчитано, что в настоящее время на составление служебных документов и работу с ними у некоторых работников аппарата управления уходит от 30 до 70% рабочего времени [1, с.124].
Специалист в области делового письма Р.Теппер полагал, правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ним один или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.
Перефразировав известное выражение «Театр начинается с вешалки», в нашем случае можно сказать: «Восприятие письма начинается с конверта и бланка фирмы». Поэтому уважающая себя компания обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой пишутся деловые письма. Бумага должна быть обязательно хорошего качества, а цвет бумаги – светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях – имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность.
А теперь несколько слов о содержании деловых писем. Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности, корректности. Итак, при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:
- письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, потому рекомендуется традиционное, классическое построение фраз: подлежащее – сказуемое – обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений;
- если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого;
- деловое письмо должно быть коротким (не более 2 страниц), так оно лучше воспринимается;
- грамматика – и орфография, и лексика – должны быть безупречной;
- короткое, грамотное, логичное деловое письмо – знак уважения адресату [2, с. 62].
В настоящее время в деловой сфере наиболее часто встречаются следующие виды деловых писем: 1) резюме и письмо с просьбой о приеме на работу; 2) письмо-заявление об уходе; 3) рекомендательное письмо; 4) письмо-отказ; 5) письмо-напоминание; 6) письмо-уведомление; 7) письмо-благодарность; 8) гарантийное письмо и др. [3, с.108].
Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии интереса к нему. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения с ответом. При этом нужно выдержать сроки ответа принятые в деловом мире, поскольку отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято деловым партнером как неумение вести дела должным образом, и последствия обязательно отразятся на деловых отношениях.
Безусловно, сегодня работодателю нужен не просто профессионально подготовленный специалист. Уважающий себя работодатель ценит личность адекватного сотрудника, т.е. такого, который на работе не просто находится, а действительно работает. При этом ему не мешают различные настроения: он всегда приветлив, деловит, компетентен, а главное, способен в указанный срок выполнить самое сложное задание, включая и работу с деловой корреспонденцией [4, с.328].