Деловое письмо: особенности и виды

NovaInfo 47, с.300-303, скачать PDF
Опубликовано
Раздел: Психологические науки
Просмотров за месяц: 180
CC BY-NC

Аннотация

В данной статье рассмотрены особенности и разновидности делового письма. Подчеркивается, что деловое письмо, являясь одним из важнейших средств общения в деловом мире, помогает человеку осуществлять научную, предпринимательскую и коммерческую деятельность.

Ключевые слова

ПРИЗНАКИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА, ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА, РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА, ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Текст научной работы

В условиях модернизации современного общества уметь выразить свою мысль ярко, образно, доступно, правильно, уметь расположить к себе собеседника, аудиторию, убедительно выступить на деловом совещании, уметь грамотно составить текст документа, вести деловую переписку должен не только менеджер, руководитель предприятия. Эти требования распространяются на всех людей, вступающих в социально-правовые отношения и руководящих действиями других людей [1; 2].

Деловое письмо как разновидность делового текста обладает рядом специфических характеристик, обусловленных особым местом, которое оно занимает в сфере деловой коммуникации. К ним относятся: высокая правовая значимость деловых писем, присущие им объективный характер изложения, единство темы, смысловая целостность и завершенность. Реализация данных характеристик происходит при помощи языковых и неязыковых средств.

Деловое письмо – представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость [3].

Отличительной особенностью делового письма является специальный бланк, который так и называют: бланк письма. Бланк письма есть в каждой организации, он может изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности. Любое деловое письмо – это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте [4; 5].

Существуют разнообразные виды служебных писем. При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют: Служебные письма, на которые необходимо дать ответ. Это письма-просьбы, письма-вопросы, письма-обращения и т. д. Деловая корреспонденция, не требующая ответа. К ней относят письма-предупреждения, письма-напоминания и т. д.

Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные деловые письма содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета [6; 7].

Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим. По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов. Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти [8; 9].

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение [10].

Письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

На инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ.

В заключение отметим, что написание делового письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – это знак уважения адресату и во многом залог успеха вашего дела [11].

Читайте также

Список литературы

  1. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. Пенза. 2010. С. 36-39.
  2. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности //Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125.
  3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
  4. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// [Текст] учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ – Издательство: Герда. – 2004. – 480c.
  5. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// [Текст] А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. – 2012. – 248 с.
  6. Игебаева Ф.А. Деловое общение: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2010. – 112 с.
  7. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации // Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. – В 2-х частях. – Ч 1. – Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. – С.79 – 81.
  8. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 – 32.
  9. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // [Текст] учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. – М.: ИНФРА-М. – 2012. – 132 с.
  10. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.
  11. Тренинг профессионально-ориентированной риторики, дискуссии и общения [Электронный ресурс]: практикум / [авт.-сост. Ф. А. Игебаева]. - Уфа: Башкирский ГАУ, 2014.

Цитировать

Масягутов, Р.Ф. Деловое письмо: особенности и виды / Р.Ф. Масягутов. — Текст : электронный // NovaInfo, 2016. — № 47. — С. 300-303. — URL: https://novainfo.ru/article/6696 (дата обращения: 19.05.2022).

Поделиться