Любой экономический объект представляет собой предприятие, организацию, фирму, финансово-хозяйственная деятельность которой является объектом, которая полностью отражает бухгалтерский учет и в свою очередь является сложной, динамичной и управляемой системой.
Система– это совокупность взаимодействующих элементов или частей с внешней средой и объединенных в одно целое ,которые функционирует в интересах достижения единой цели.
Сам по себе экономический объект включает в себя объект и субъект управления. Объектом управления выступает производственный коллектив, выполняющие работу ,направленную на достижение поставленных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. В свою очередь субъект управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.
Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование и все выполнение этих функций возглавляется на отделы.
В системе управления выделяют следующие уровни:
- стратегический-принимаются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера
- тактический (функциональный)-решаются задачи среднесрочного и текущего характера.
- оперативный-сбор первичной информации и обобщение в требуемых разрезах.
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления. В свою очередь информация получаемая из внешней среды определяется цели дальнейшего функционирования и при этом происходит изменения в объекте управления, т.е. принимаются новые управленческие решения.
В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация при этом рассматривается и как предмет и как продукт труда. Первичная информация образуется в результатную для формирования управленческих решений. Следовательно, информационный процесс является частью управленческой деятельности. Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств.
Автоматизированная информационная система(АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.
Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. В начале находится первичная информация обо всех изменениях, и фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В автоматизированных ИС часть процедур при преобразовании первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без вмешательства работника. Но в тоже время это не значит, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. работники определяют состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований.
Основной частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло. Процесс обработки информации выполнялся централизованно и был отделен от управленческого персонала. В конце получают конечный результат, но если не устраивают результаты то могут делать запросы в соответствующие орган.
Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Вместе со своими основными функциями, их выполняет управленческий персонал.
Информационные системы-это автоматизация информационных процессов, но следует помнить ,что они могут использовать неавтоматизированную технологию обработки информации.
Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.
Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ)– это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.
АИС-БУ содержит три основные компоненты
- информацию как предмет и продукт труда;
- средства, методы и способы переработки информации;
- персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства - обработки информации.
Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент.
Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.
Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям
Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами, а внешние ,в свою очередь, информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия ,а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы.
Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.