Бухгалтерский учет можно представить как организованную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Операции с денежными средствами, осуществляемые организацией в ходе хозяйственной деятельности, регламентируется законодательством Российской Федерации. Приказом Минфина России от 2 февраля 2011 г. N 11н введен в действие новое ПБУ "Отчет о движении денежных средств". Таким образом, в годовой финансовой отчетности необходимо представлять отчет о движении денежных средств, заполненный по новой форме в соответствии с новыми правилами.
Таким образом, для учета безналичных денежных средств в валюте РФ применяется счет синтетического учета 51 «Расчетные счета», аналитический учет ведется в разрезе банковских счетов. По дебету счета отражается поступление денежных средств, по кредиту списание с расчетного счета.
В новом законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, который применяется с 1 января 2013 г., уже не содержатся требования об обязательном применении унифицированных форм.
Несмотря на то, что с 2013 г. организации имеют право разрабатывать и применять свои собственные формы первичных документов, ряд форм все же остался обязательным к применению. В данном случае речь идет о формах документов, обязательность применения которых установлена различными нормативными актами.
Денежные средства, находящиеся в кассе, являют собой необходимые ресурсы на текущие нужды предприятия, а также средства, которые поступают из различных источников на разные цели. Срок хранения указанных ресурсов, а также допустимое их количество в кассе (лимит) определяется в соответствии с договором с банком, обслуживающим предприятие.
Денежными средствами в пути называются ресурсы, которые сданы в банк посредством инкассаторов, органов связи или в вечерние банковские кассы. Эти ресурсы на конец месяца (отчетного периода) не зачислены на счет компании и не подтверждены банковской выпиской. При этом бухгалтерский учет кассовых операций предусматривает исключение их из ресурсов в пути после зачисления их на счет.
Кроме основного счета у предприятия могут существовать различные депозитные счета обслуживающих банков. Компания может иметь основной счет в инвалюте и ряд валютных счетов. Они могут использоваться, например, для конвертации[2].
Учет денежной наличности (в кассе в том числе) решает несколько задач. К ним, в частности, относят:
- Систематический контроль за движением, состоянием, своевременной сдачей денег.
- Недопущение присутствия остатка сверх лимита в кассе.
- Обеспечение контроля над целевым применением средств.
- Своевременное и грамотное оформление движения денег.
- Формирование материальной ответственности (за средства) и систематический контроль над деятельностью лиц, наделенных материальной ответственностью.
- Обеспечение надзора за полнотой денежной массы и недопущение присвоения ресурсов.
Для осуществления задачи по последнему пункту учет денежных средств (в кассе в том числе) предусматривает проведение инвентаризации (обычно раз в месяц). Указанная мера используется в сроках и пределах, установленных законодательно [4].
Денежными средствами в целом называют депозиты, кассовую наличность, средства на валютном, расчетном и прочих счетах банка.
Осуществление тех или иных операций с указанными ресурсами возможно при соблюдении определенных условий. Так, хозяйствующим субъектам предписано иметь кассу. Для осуществления соответствующих операций на предприятии должно быть выделено изолированное и специально оборудованное помещение. В нем осуществляется прием, выдача, а также временное хранение наличности. Руководители хозяйствующих субъектов несут ответственность за оборудование кассы, обеспечение сохранности денег. На администрацию предприятия возлагается также ответственность за сохранность наличности при доставке и сдаче в банк [5].
Для учета наличия и движения денежных средств организаций используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. По счету 50 «Касса» в ПАО «Магнит» открыты следующие субсчета:
- Касса организации»;
- Денежные документы».
Основные операции по счету касса:
получение наличных денежных средств с расчетных счетов,
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетный счет»;
сдача излишка кассы на расчетные счета,
Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 50 «Касса»
выдача заработной платы, пособий,
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса»;
денежных средств под отчет,
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса»
получение наличными за работы, услуги и т.п.
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход предприятия:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы».
в случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 50 «Касса» [3].
Все операции, которые связаны с расходованием и получением кассовой наличности, называются, соответственно, кассовыми операциями. Порядок их проведения утвержден Центробанком. В соответствии с принятыми положениями, установлены правила хранения наличности, совершения операций, проведения контроля, учет денежных средств в кассе. Кроме того, обеспечивается сохранность наличности и правильное ее применение. Ответственность за соблюдение правил возлагается на администрацию субъекта хозяйствования и руководителей определенных подразделений (финансового отдела, бухгалтерии).
Согласно указанным правилам осуществляется учет денежных средств в кассе компании. При этом устанавливаются определенные лимиты на количество финансовых ресурсов. В кассе предприятия не должно содержаться больше наличных средств, чем это установлено нормами. Лимиты по остаткам и использованию выручки закрепляются по согласованию банка с руководством.
Учет денежных средств в кассе осуществляется в соответствии с установленным порядком. На предприятиях предусмотрена особая должность, связанная с осуществлением соответствующих операций с финансами. Кассир является материально-ответственным, в его обязанности входит обеспечение сохранности ценностей, переданных ему.
Предприятие использует только необходимые суммы денежной наличности, все лишние средства хранятся в безналичной форме. Новый порядок кассовых операций более всего коснулся именно лимита кассы. На 2016 год формула расчета лимита наличности не привязана к поступлениям в кассу. Предприятие может рассчитывать лимит, руководствуясь наличной выручкой или суммой расходов. Лимит обязателен, но компании могут самостоятельно определять его. В случае не установления лимита кассы, таковой считается нулевым [1].
Из изменений 2016 года можно отметить необходимость применения обновленных кассовых аппаратов. Новые ККМ автоматически собирают информацию и в онлайн режиме направляют сведения в ФНС. Цель такого нововведения – стремление сделать ведение бизнеса абсолютно прозрачным. Примечательно, что новые кассовые аппараты могут формировать чеки автоматически и их можно направлять на электронный адрес покупателя.
Таким образом, обязательными к использованию всеми организациями и предпринимателями остаются формы первичных документов, применяемых для отражения кассовых операций.