Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов
Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.
Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.
При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.
Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:
- кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;
- несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;
- тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;
- подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
- дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;
- ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
- случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
- считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;
- утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;
- гибель документа в условиях экстремальной ситуации;
- непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;
- угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.
В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:
- одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;
- нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;
- формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
- создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.
Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов
Во всех учетных документах (журналах, карточках, не допускаются подчистки и исправления записей. Вносимые изменения заверяются сотрудником конфиденциального делопроизводства (проставляется виза и дата).
Учет документов подразделяется на:
- поступившие
- изданные
- документы выделенного хранения.
Конфиденциальные документы могут печататься:
- с черновика, на котором они составлены
- с текста, нанесенного на иной носитель
- без использования того или другого.
Черновики регистрируются, защищаются и хранятся.
Рабочие тетради и стенографические тетради. На обороте ставится штамп. На штампе: в одном экземпляре пронумеровано Н листов. На следующей строке прописью число листов. На следующей — подпись должностного листа, на следующей — дата.
На первом листе проставляется гриф конфиденциальности.
На каждом листе внизу справа пишется "Конфиденциальная тайна" и номер листа. Фамилия, инициалы, подразделение.
Бумажные носители учитываются в журналах или карточках:
8 столбцов. Названия граф:
- учетный номер
- дата регистрации (когда была зарегестрирована в отделе конфиденциального делопроизводства
- вид (назначение) (исходящее/входящее) (спец блокнот, рабочая тетрадь)
- количество листов
- фамилия и инициалы пользователя
- подпись за получение и дата получения
- подпись (сотрудника КД) за сдачу и дата
- отметка об уничтожении, отправке, взятии на учет выделенного хранения (например, уничтожены листы номер 2, 4 (приказ номер ... От 16.09.2015г), если отправлено — когда и куда, номер исходящего и имя получателя; отправлено на выделенное хранение, дата и кто отправил. )
На каждом листе в верхнем левом углу проставляется учетный номер (относится к спецблокнотам) и штамп (на первой странице) с указанием учетного номера и количества листов. Штамп следующего вида:
- Первая строка: учетный номер
- Вторая строка: количество листов.
На рабочих тетрадях и стенографических тетрадях в верхнем левом углу проставляется количество листов и штамп.
Для небумажных носителей учитывается так же в журналах или карточках. Названия граф такие же, как и у бумажных, только четвертого пункта — тип и название накопителя, и седьмой: наименование информации на носителе (документ "бухгалтерская отчетность за третий квартал 2015 года"). В графе 8: наименование адресата, номер и дата сопроводительного письма.
Учет издаваемых документов.
Последовательность издания или подготовки конфиденциальных документов.
- Подготовка и учет носителя для разработки проекта документа
- составление проекта документа (черновик)
- учет и печать проекта документа
- уничтожение испорченных листов
- проверка проекта документа, его визирование и подписание (утверждение)
- уничтожение черновиков, лишних экземпляров
- исправление документа
- отправление документа в отдел защиты и обработки конфиденциального делопроизводства (с помещением экземпляра в дело)
- перевод на выделенное хранение, если невозможно подшить
- исполнение документа и последующее помещение в дело
Проекты конфиденциальных документов можно создавать рукописным способом или с помощью ЭВМ. Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях. Используемые средства для печатанья должны быть защищены от перехвата, то есть должны соответствовать требованиям безопасности
Если документ печатается с черновика, на черновике должно быть написано, сколько копий должно быть сделано. Например, создаем один и после этого уничтожаем черновик.
При приеме черновика от исполнителя сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства обязан:
- если создается черновик в спецблокноте, просчитать количество листов черновика, и изъять их из блокнота, вшить в отдельное дело и т.д., чтобы в следующий раз когда возьмут спецблокнот, чтобы не было там информации
- при составлении черновика на отдельных листах просчитать количество его листов
- при составлении черновика в рабочих тетрадях проверить соответствие наличия листов тетради указанному количеству.
Журнал учета изданных документов с грифом "Коммерческая тайна".
16 столбов:
- учетный номер и гриф конфиденциальности
- дата документа (когда издано)
- вид (заголовок) документа
- фамилия и инициалы исполнителя
- учетный номер черновиков и количество листов
- количество отпечатанных экземпляров
- количество листов в каждом экземпляре (экземпляр 1 — 12 листов, и так далее)
- подпись за получение черновика, отпечатанных документов и дата
- отметка об уничтожении испорченных листов
- отметка о получении и уничтожении черновика
- подпись за возврат отпечатанного документа и дата
- номера экземпляров (количество в смысле)
- куда отправлен документ (или сотруднику или в другую организацию)
- с каким документов (за каким номером) отправлен (номер, дата)
- местонахождение (в каком деле находится (его номер) и номера листов
- местонахождение (номер по учету выделенного хранения).
Получение или отправление конфиденциальных документов и их учет
Все входящие документы конфиденциального характера подлежат учету. Журнал хранится в течение календарного года.
При получении:
- нужно проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и наименование отправителя, целостность упаковки, если есть, то проверить сохранность печати и прошивки
- проверить в сопроводительном документе на пакете (реестре) соответствие адресата и отправителя, номера документов, номера экземпляров, соответствие грифа конфиденциальности письма и реестра
- расписаться в сопроводительном документе с проставлением даты и печати
Сопроводительный документ отправляется обратно отправителю после проставки на нем печати и росписи о получении конфиденциального письма.
Последовательность работы со входящими документами:
- получение пакета, проверка и учет (согласно выше упомянутым пунктам) Если письмо не соответствует — возврат письма обратно адресату (ошибочный адрес, нарушена целостность пакета), но учет все равно ведется
- вскрытие пакета, проверка и учет содержимого Составление акта о выявленных нарушениях, если обнаруживаются нарушения (не тот документ, не тот гриф и так далее)
- изучить содержимое документа (получение резолюции от руководителя)
А) далее либо отправляется на исполнение
Подготовка и отправление документа (с помещением последнего экземпляра в дело) (имеется в виду ответ, обычно с тем же грифом, второй экземпляр остается у нас и подшивается). Далее снимается с контроля.
Или исполнение документа (ознакомление с ним) с последующим помещением в дело Перевод документа на выделенное хранение
Б) либо взятие документа на контроль
Если стоит резолюция "на контроль", то проводится контроль исполнения
Подготовка и отправление документа (с помещением последнего экземпляра в дело) (имеется в виду ответ, обычно с тем же грифом, второй экземпляр остается у нас и подшивается). Далее снимается с контроля.
Или исполнение документа (ознакомление с ним) с последующим помещением в дело. Далее снимается с контроля.
Реестр — перечень. Пришло письмо с документами, к нему идет реестр. В нем: название документа, сколько листов, экземпляров, гриф. Если несколько документов — несколько таких пунктов.
Журнал учета поступивших документов (конфиденциальных):
- дата поступления документа или пакета
- номер реестра или подпись, сдавшего пакет
- откуда поступил, организация
- номер и гриф поступившего документа, дата издания
- входящий номер документа (номер экземпляра, гриф конфиденциальности) присваиваем сами
- вид и заголовок документа
- количество листов документа
- количество листов приложения к документу (сколько листов, а не сколько приложений)
- кому выдан документ
- количество выданных листов
- подпись за получение, дата
- подпись за возврат и дата
- местонахождение документа (номер дела, в котором оно находится и номера листов)
- номер по учету выделенного хранения, количество листов
- примечание (отметка о возврате документа) (обратно отправителю обычно).
Если на пакете другой адресат, то оно не вскрывается, не принимается. Пакет с пометкой "лично для.." Вскрывается либо этим человеком, либо отделом конфидециального делопроизводства. При получении такого документа заполняется первые три графы в журнале учета.
Если пришел лишний документ — возвращаем обратно. Так же указываем причину возврата (например как лишние или как ошибочно присланный) (с номером таким-то от такой-то даты). Если поступивший документ подлежит передаче на выделенное хранение, то без присвоения входящего учетного номера, присваевается очередной порядковый номер журнала учета документов выделенного хранения. Документы (присланные) должны доносить доносится до должностного лица в день получения или не позднее следующего рабочего дня.
Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
(Большое количество людей пользуется этим либо не может вшиться в дело в связи со своими габаритами или флешка, жесткий диск, а так же рабочие тетради исполнителей). Отличает эти документы от простых: "инвентарный номер или буква В, номер и ДСП"
Журнал учета конфидециальных документов выделенного хранения:
- учетный (инвентарный) номер и гриф конфиденциальности
- дата регистрации
- вид и заголовок документа
- откуда поступил (кем разработан)
- с какого учетного номера (учетный номер с какого документа пришел)
- номера экземпляров
- количество листов в экземпляре
- местонахождение
- отметка о картотеке (в какой картотеке находится)
- отметка об отправке
- отметка о возврате
- отметка о снятии с учета выделенного хранения
- отметка об уничтожении.
В журнале выделенного хранения нумерация идет беспрерывно, то есть на следующий год заполняется не с 1, а продолжается нумерация.
Карточкам учетам выдачи документа и тематическим карточках гриф конфиденциальности не присваевается. Уничтожение этих карточек происходит совместно с документами, с которыми они заведены.
Учет копирования конфиденциальных документов
Обычно копирование происходит в отделе конфиденциального делопроизводства. Копирование конфиденциальных документов не должно производиться с копированием обычных документов. Во время копирования доступ посторонних в помещения запрещен. Список лиц, имеющих праву на дачу разрешения копирования, должен быть зафиксирован в положении о коммерческой тайне.
Если нужно скопировать документы, которые пришли с другой компании, нужно получить разрешение у начальника этой компании. Отпечатанные копии подлежат учету, а в некоторых случаях — заверения как копия. Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров учтенного документа оформляется на обороте последнего экземпляра, с которого производится копирование. Этот экземпляр не должен отправляться ни в какие организации, а должен подшиваться в дело и храниться в отделе конфиденциального делопроизводства.
Штамп на разрешение копирования конфиденциального документа:
- Копирование" номер документа, номера страниц
- В" сколки экземплярах прописью "экземплярах"
- Разрешаю"
- Должность, подпись
- Дата
Подлежащие копированию документа регестрируется в журнале копирования конфиденциальных документов:
- учетный номер, гриф конфиденциальности и дата документа
- количество или номера страниц
- дата копирования
- количество снятых копий (листов или экземпляров)
- учетные номера, присвоенные копиям или экземплярам. Такие же номера, как и для оригиналов
- отметка об уничтожении брака (количество листов, подпись)
- подпись за получение и дата.
- В журнале заполняется: документ такой-то, копия номер.