Особенности использования забалансовых счетов бюджетных организациях

№105-1,

экономические науки

Данная статья посвящена особенности учета и специфики ведения забалансовых счетов в бюджетных организациях

Похожие материалы

Организация учета в современных предприятиях и бюджетных организациях подразумевает введения учета в рамках двух групп счетов: основные счета, которые еще называют балансовыми и забалансовые счета. На сегодняшний день недостаточно уделяется внимания вопросам правильности ведения и организации контроля забалансовых счетов, что определяет актуальность темы. Данные счета очень важны для бюджетных организаций, так как достаточно большая часть материальных ценностей находятся в бюджетных учреждениях во временном использовании и соответственно бухгалтеру, работающему в бюджетном учреждении необходимо понимать специфику контроля забалансовых счетов и организацию учётного процесса на них.

Забалансовые счета используются для учета материальных ценностей, которые не принадлежат организации или предприятию на правах собственности, а находятся во временном распоряжении. Еще забалансовые счета нужны для отражения операций по тем обязательствам, которые ожидают исполнения, и движения ценностей, не предназначенных для учета на основных бухгалтерских счетах. В отличие от основных счетов забалансовые счета являются вспомогательными.

Особенностью забалансовых счетов является, то что они не оказывают влияние на показатели финансового результата деятельности предприятия или организации. Остатки по забалансовым счетам иллюстрируются за итогом основного баланса, то есть за балансом, откуда собственно и произошло называние данной группы счетов бухгалтерского учета.

Вопросы регламентирования введения и учета забалансовых счетов в бюджетном учреждение регулируется несколькими нормативно-правовыми актами:

  • план счетов, утвержденный Приказом Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (Инструкция № 157н). Данный НПА определяет виды забалансовых счетов и основы учета на них;
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. В законе определяется весь порядок организации бухгалтерского учета в РФ. Важно отметить, что не один из нормативно-правовых актов в сфере организации бухгалтерского учета не должен противоречить ФЗ 402.
  • Гражданский кодекс Российской Федерации. Является основой регулирования общественных отношений в стране.

Именно на основании перечисленных выше НПА бухгалтер должен выстраивать свою работу по учетному процессу на забалансовых счетах в бюджетной организации.

Необходимо отметить, что в соответствии с Инструкцией 157н (раздел 7) что особенностью российского законодательства является, тот факт, что бюджетные организации наделены правом самостоятельно корректировать данный перечень под собственные нужды, то есть список не является строгими закрытым. Как правило, бюджетные организации используют данное право в рамках организации учета топливных карт или периодической литературы и т.д.

В соответствии с п. 373 Инструкции 157н в редакции 31.03.2018, на забалансовых счетах бюджетных учреждений ведется бухучет: ценностей, находящихся в организации без права оперативного управления (аренда, бесплатное пользование и т. д.); ценностей, которые учитываются вне балансовых счетов (основные средства в сумме до 10 000 руб., бланки строгой отчетности, призы, путевки и т. д.); обязательств, ожидающих исполнения.

Забалансовые счета достаточно большая группа счетов в бухгалтерском учете. На сегодняшний день в данную группу входят 31 счет, 27 из которых являются основными, а 4 дополнительными. Спецификой организации учета на забалансовых счетах в бюджетных организациях является, в частности и само количество забалансовых счетов. В коммерческих организациях в соответствии с планом счетов предусмотрено только 11 забалансовых счетов.

Как правило, наиболее часто используются в бюджетных организациях следующие счета: 01 «Имущество, полученное в пользование» 02 «Материальные ценности, принимаемые на хранение» 03 «Бланки строгой отчетности» 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и т.д.

Бухучет имущества ведется с использованием 01, 02, 05, 06, 07, 09, 12, 13, 21, 22, 24, 25, 26, 27 забалансовых счетов. Бланки строгой отчетности, призы, путевки и периодические издания отражаются на счетах 03, 08, 23. Бухучет денежных средств и расчетных документов ведется на счетах 14-19, 30. Дебиторская и кредиторская задолженности проводятся на 04 и 20 забалансовый счет соответственно, обеспечение гарантий — на 10 и 11. Финансовые вложения записываются на 31, 40, 42 забалансовых счетах.

Ключевой задачей организации и введения учета на забалансовых счетах является контроль материальных ценностей, которыми учреждения распоряжается на правах временного использования.

Важное условие при организации учета на забалансовых счетах — его простота. Необходимо избегать различного рода спама при организации учетного процесса, что предполагает собой следование принципу: «Суммы по операциям в рамках забалансового учёта отражаются либо по кредиту, либо по дебету». Это предполагает отсутствие корреспонденции по данным счетам, то есть двойной записи. Дебет при организации учетного процесса на забалансовых счетах показывает поступления материальных ценностей во временное использование в организации, кредит отображает их выбытие. Необходимо еще раз отметить, что в отличие от балансовых счетов на забалансовых счетах одна и та же операция не может быть показана по дебету и кредиту.

Еще одной особенностью забалансового учета является тот факт, что остаток на конец периода в рамках забалансового учета всегда должен быть дебетовым.

При этом законодательством об организации бухгалтерского учета также определяется и требования к первичным документам. Первичные документы для проведения проводок в рамках забалансового учета должны содержать всю определенную законодательством информацию. Проведение операций на забалансовых счетах на основании устных распоряжений, или по документам, которые не содержат достаточное количество информации запрещено. Проводимые аудиторские проверки в бюджетных учреждениях различного уровня показали, что не всегда учреждение придерживается данного правила, что в конечном итоге может привести к некорректному отображению операции на забалансовых счетах и возможных штрафов за нарушения законодательства в области ведения бухгалтерского учета.

Упрощённая система ведения забалансового учета, также создает ситуации, когда в организациях и предприятиях отсутствуют регистры учета, а если они и есть, то представляют собой несистематизированные записи, имеющие достаточно большое количество пропусков и дублирований. Это создает опасность не только ни корректного отображения данных, но и возможности произвольного внесения ли исправления данных. Особенно это актуально в отношении учета списанной в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов, так как пятилетний срок, установленный за наблюдением за ними, достаточно продолжителен и требует организации аналитического учета по каждому должнику, каждому списанному в убыток долгу, с указанием сроков возникновения.

Так как забалансовые счета не оказывают влияние на показатели баланса и прибыли учреждения, то многие руководители и бухгалтера пренебрегают инвентаризацией данных материальных ценностей, что опять же ведёт к неточному отображению их наличия в учреждение и снижает эффективность контроля.

В заключении необходимо отметить, что несмотря на простоту забалансового учета в крупных бюджетных учреждениях данные счета иногда бывают схожи по объёму с балансовыми счетами и соответственно для эффективности деятельности учреждения очень важно грамотно организовать работу по учетному процессу на забалансовых счетах.

В данной статье нами были рассмотрены ключевые особенности организации учетного процесса на забалансовых счетах в бюджетных организациях, сложность данного раздела бухгалтерского учета позволяет сделать вывод об необходимости дальнейшего исследования данного вопроса.

Список литературы

  1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. N 94н.
  2. Дивинский, Б.Д. Учет операций на забалансовых счетах / Б.Д.Дивинский // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. — 2018. — N 15.
  3. Шевелев, А.Е. Бухгалтерский учет расчетов: учебное пособие / А.Е. Шевелев, Е.В. Шевелева. — М.: КНОРУС, 2019. — с.489 — 4964
  4. Щепотьев, А.В. Применение забалансовых счетов в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций / А.В.Щепотьев // Аудиторские ведомости. — 2017. — N 11.