Минимизация рисков при планировании производства путем внедрения автоматизированной информационной системы

№66-2,

технические науки

Целью данной работы является изучение бизнес-процессов функционирования предприятия, внедрение программного обеспечения «1С-8 Управление производственным предприятием – линия ЖБИ», автоматизация бизнес – процесса «Планирование производства». Объектом исследования в данной работе является «Закрытое Акционерное Общество «Нижневартовскстройдеталь», предприятие с закрытым циклом, который начинается с участия предприятия в тендере на застройку и закачивается сдачей готового здания в эксплуатацию. Предметом исследования являются бизнес-процессы проходящие на данном предприятии.

Похожие материалы

Для управления любой организацией очень важно принятие правильных решений по тому или иному вопросу. Принятие решений является основой управленческих функций. Чтобы принимаемое решение было правильным и эффективным, на стадии его подготовки и разработки управленческих решений должен проводиться полный экономический анализ ситуации, при в ходе которого производится поиск, сбор и обработка необходимой информации, а также формулируются проблемы, требующие принятия решений и возможные альтернативы. Фактически, принятие управленческих решений, это прежде всего, работа с информацией. Руководителям необходимо постоянно изучать огромные объемы поступающей информации и согласовывать её на всех уровнях организационной структуры. [1]

Использование информационной системы значительно упрощает этот процесс. Для того чтобы проследить, как внедрение информационной системы предотвращает риски, связанные с принятием решений, разработаем модель процесса принятия решений. Рассмотрим этот процесс как до, так и после внедрения информационной системы, что позволит нам сравнить результат и определить эффективность внедрения.

Сущностями данной модели будут являться лица, принимающие решения, само решение и информация, используемая для принятия решения (рис.1).

Сущности предметной области
Рисунок 1. Сущности предметной области

Лицо, принимающее решение — это субъект решения, наделённый определенными полномочиями и несущий ответственность за последствия принятого управленческого решения. Лицом, принимающим решение, может быть как один человек, так и группа людей. На предприятии коллективное решение предпочтительнее индивидуального. Но существует трудность в организации работы группового лица, принимающего решение, чем больше группа, тем больше времени уйдёт на координацию её работы, согласование многих точек зрения, что приведёт к увеличению времени принятия решения.

В представленной модели под лицом, принимающим решение, понимается одно или совокупность лиц, связанных между собой административными и функциональными связями.

Управленческое решение — это выбор, осуществляемый руководителем, в рамках его должностных полномочий, и направленный на достижение целей организации. [2]

Управленческие решения классифицируют по нескольким признакам, которые описаны в таблице 1.

Таблица 1. Классификация управленческих решений. [2]

Признаки

Виды решений

Субъект принятия решения

  • индивидуальные,
  • групповые;

По времени действия

  • стратегические,
  • тактические,
  • оперативные;

По методам переработки информации

  • алгоритмические (математические и статистические методы),
  • эвристические (логика, интуиция);

Содержание решений

  • экономические,
  • технические,
  • социальные,
  • организационные;

Уровень принятия решения

  • организации в целом,
  • структурных подразделений,
  • функциональных служб,
  • отдельных работников;

Условия принятия решений

  • в условиях определенности (с риском и без),
  • в условиях неопределенности(с риском и без);

Направления решения

  • внутри организации,
  • выходящие за пределы организации;

По функциональному содержанию

  • решения плановые,
  • организационные,
  • контролирующие,
  • прогнозирующие.

Под управленческой информацией подразумеваются сведения о процессах, протекающих внутри предприятия и в его макросреде, уменьшающих неопределенность в управлении и в принятии решений. [1]

К управленческой информации предъявляются определённые требования такие как:

  • достоверность — надёжность источников происхождения информации и её соответствие реальной ситуации;
  • своевременность – определяется временем от получения информации до её использования;
  • полнота – способность отражать все важнейшие стороны необходимые для решения проблемы;
  • допустимость – свойство информации служить основанием для принятия решения;
  • значимость – свойство информации сохранять свою ценность, не подвергаться моральному старению. [2]

Информация, используемая для принятия управленческих решений, может быть внутренней (постоянно циркулирующей в информационных потоках предприятия), и внешней (та информация, которую необходимо получить для принятия верного решения).

Для иллюстрации описанной выше методики было выбрано предприятие по производству ЖБИ панелей ЗАО «Нижневартовскстройдеталь».

Предприятие ЗАО «НСД» состоит из нескольких подразделений:

  • администрация, куда входит аппарат управления, бухгалтерия, финансовый отдел, отдел планирования, ИТ- отдел и т.д.
  • производственный цех, где производятся сами ЖБИ панели, а также склад, где эти панели хранятся;
  • транспортный отдел, т.е. гараж, где находятся различные грузовые автомобили, которые доставляют произведенные панели на строительную площадку;
  • строительная площадка.

Задача: автоматизировать и упростить процесс принятия решений, сколько и каких панелей нужно производить, чтобы минимизировать риски перепроизводства или же наоборот предотвратить дефицит.

Для начала рассмотрим общую схему всего бизнес-процесса, при этом иллюстрируем его при помощи диаграммы деятельности (Рис.2).

UML-диаграмма деятельности (activity diagram)
Рисунок 2. UML-диаграмма деятельности (activity diagram)

Сначала администрация (бухгалтерия, отдел планирования и финансовый отдел и т.д.) составляют несколько документов: план строительства и согласно ему составляется график работы строительных бригад, план производства, составляется согласно плану строительства. Исходя из этого документа, составляется график работы производственных линий и бригад. Планы и графики работ отправляются, соответственно, на строительную площадку и производство. Затем цех, работая согласно документам (график работы, план производства и др. технологическая документация), выпускает готовую продукцию и отправляет её на строй — площадку, а также отправляет отчеты о выполненных нарядах. Строительство в свою очередь, получая своевременно все необходимые материалы, продолжает свою работу по возведению здания, согласно всей необходимой документации, и также отправляет отчеты о выполненных работах.

Итак, исходя из полной схемы процесса, можно сделать вывод, что поставленная задача находится в ведении администрации, а оптимизировать необходимо ту часть, которая касается непосредственно планирования производства (на рис.3 обведена красной линией).

UML-диаграмма деятельности
Рисунок 3. UML-диаграмма деятельности

Целью данной работы является оценка рисков дефицита панелей либо их перепроизводства, как до внедрения информационной системы, так и после.

Лицом, принимающим решение, является начальник отдела планирования, в подчинении которого находятся двое сотрудников. Этим работникам необходимо собрать информацию, которая потребуется для составления нескольких документов: недельный план производства и график работы производства, основанный на плане. На основе собранной информации начальник отдела принимает решение об одобрении или неодобрении предложенных планов.

Диаграмма вариантов использования (use-case diagram)
Рисунок 4. Диаграмма вариантов использования (use-case diagram)

Составление этих документов и будет решением, которое нужно принять. Данное решение можно классифицировать как внутреннее (по направлению), тактическое (по времени действия), организационное (по содержанию решений), плановое (по функциональному содержанию). Для составления документов, описанных ранее, используется технологическая документация и план строительства.

Данная информация доступна и постоянно используется лицами, принимающими решения. Источником информации является канал обратной связи, т.е. план строительства, составленный административным отделом — это результат предшествующего решения, который стал исходной информацией для рассматриваемого решения.

Определим причины, по которым могут возникнуть описанные риски.

  • : нехватка материалов, несвоевременная поставка; недостаток времени, неверно определенные сроки, которые отводились на производство. Последствия: простой строительного участка.
  • характеризуется переполненностью склада, т.е. не происходит своевременного вывоза готовых изделий. Последствия: омертвление оборотных средств, дополнительные затраты на складирование и хранение.

Далее опишем бизнес — процесс составления плана производства до внедрения автоматизированной системы планирования.

Согласно плану строительства от 01.04.2017 года составили недельный план производства. Так как рассматриваемая ситуация происходит до внедрения информационной системы, то план составляется вручную, при помощи программного пакета MS Office (Excel).

Образец плана производства
Рисунок 5. Образец плана производства

Далее для расчета необходимого количества материалов будут использоваться технические документы — спецификации, также представленные в формате MS Office (Excel).

Образец спецификации
Рисунок 6. Образец спецификации

Как видно на рисунке 6, вручную произвести максимально точные расчеты материалов, используемых для производства одного из видов панелей достаточно трудоемко. Из-за высокого влияния человеческого фактора в данных расчетах, также велика вероятность допущения ошибки и как следствие возникновение рисков, описанных выше.

Далее опишем процесс создания плана производства в автоматизированной системе планирования. Внедрение информационной системы значительно снизит влияние человеческого фактора на такой важный бизнес-процесс как планирование и минимизирует риски.

В 1С: Предприятие были созданы объекты «Справочники», специально предназначенные для хранения постоянно требующихся данных, таких как:

  • номенклатура — панели, используемые для строительства и их спецификации, которые ранее были представлены в MS Office (Excel) (рис.6);
  • объекты — дома, подъезды, секции/этажи.

Каждый объект «Дом» разбивается на «Секции» и для каждой такой секции создается набор определенных панелей, из которых она состоит, путем ввода для них спецификаций.

Спецификация этажей в готовом виде
Рисунок 7. Спецификация этажей в готовом виде

Для составления плана производства, в данной конфигурации программы, существует специальный документ «План производства». В открывшейся форме выбираем «Добавить» и таким образом добавляем новый план производства.

В данной форме заполняем поля «Сценарий», «Периодичность детализации», «Подразделение», «Дата планирования». Далее выбираем заполнение плана «Заполнить по спецификации».

Карточка плана производства в 1С Предприятии
Рисунок 8. Карточка плана производства в 1С Предприятии

Также можно просмотреть печатную форму документа и распечатать её.

Печатная форма плана производства
Рисунок 9. Печатная форма плана производства

Для оценки результатов внедрения был проведен расчет экономии, который был проведен по следующей формуле:

P_i=\left ( \frac{\Delta T_j}{F_j-\Delta T_j} \right )\times 100 (1)

Данная формула расшифровывается следующим образом: если пользователь при экономии i- вида с применением программы экономит ΔTi, часов, то Pi(в %) — повышение производительности труда, при Fj — время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.). В таблице 2 отображены числовые расчёты, которые были получены по формуле (1).

Таблица 2. Таблица работ пользователей

Вид работ

До автоматизации, мин Fj

Экономия времени, мин., ΔT

Повышение производительности труда Рi (в %)

1.

Ввод информации

40

20

100

2.

Проведение расчетов

5

4

400

3.

Подготовка и печать отчетов

30

15

100

4.

Анализ и выборка данных

44

10

300

Исходя из полученных данных делаем вывод, что по каждому из показателей производительность выросла.

Выводы: с помощью внедрения автоматизированной системы планирования предприятие увеличило надёжность и точность создаваемых документов, т.к. уменьшается влияние ошибок, причиной которым является человеческий фактор. Система 1С предприятие предоставляет возможности для удобного и структурированного хранения информации, требующейся на предприятии ежедневно, быстрого доступа, редактирования, просмотра документов в готовом виде.

Целью нашей работы была минимизация рисков путем уменьшения влияния человеческого фактора при планировании производства продукции. Путем внедрения автоматизированной системы планирования на базе платформы 1С предприятие данная цель была достигнута.

Список литературы

  1. ГОСТ Р 52653-2000 национальный стандарт Российской Федерации «Информационно- коммуникационные технологии в образовании. Термины и определения»
  2. Информационные технологии бухгалтерского учета / О. П. Ильина. — СПб : Питер, 2001. —688 с: ил.
  3. Буч Г. Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений на C++. – 2-е изд.- М.: Бином, 2000.