Любой работник, начиная трудовую деятельность на том или ином предприятии, обязан предоставить трудовую книжку с целью фиксирования его трудового стажа у данного работодателя. Трудовая книжка — основной документ, являющийся бланком строгой отчетности, в котором на сегодняшний день фиксируются сведения о трудовом стаже любого работника.
При увольнении сотрудника, данный документ обязателен к возврату ему на руки с занесением в него соответствующих записей, подтверждающих его трудовой стаж у того, или иного работодателя.
Совсем еще в недавнее время о цифровизации многие и не слышали, а сегодня, она охватывает все больше сфер жизни не только предпринимателей, но и обычных граждан.
К этому процессу у различных слоев населения различное отношение, возможно, в силу различных возрастных различий, возможно, в силу разного отношения ко всему тому, что невозможно взять в руки, увидеть написанным на бумаге и т.д.
Однако, несмотря на различное к нему отношение, на современном этапе электронный документооборот — уже не только прерогатива только лишь бизнеса, эти технологии касаются уже и физических лиц, причем во многих сферах жизни.
Коснулись эти технологии и сферы трудовых взаимоотношений граждан.
Уже сегодня запущен механизм перехода на электронный учет кадровых документов — с 2020 года было начато введение процесса по внедрению цифровых записей всех кадровых записей, о чем уже на многих предприятиях работодатели известили работников.
Конечно же, переход на новый, электронный вариант ведения учета трудового стажа на сегодняшний день носит добровольный характер, и каждому работнику в начале данного года были выданы два образца заявлений — уведомлений, в которых он и должен будет зафиксировать свое согласие / отказ от перехода на электронные трудовые книжки.
Если работник выразит свой отказ от перехода на электронный формат ведения трудовой книжки, то она будет вестись, как и прежде в бумажном варианте.
По сути, у работников имеются в арсенале следующие варианты действий в связи с новой схемой кадрового документооборота (рис. 1).
Все вышеизложенное касается только тех работников, которые уже на начало 2020 года осуществляют трудовую деятельность. Тем же, кто только будет начинать работать в качестве наемных работников, право выбора варианта ведения учета его трудовой деятельности, к сожалению, предоставлено не будет: всем впервые начинающим трудовую деятельность, будут автоматически предоставлен лишь вариант электронного документооборота кадрового учета.
По большому счету все описываемые нововведения направлены на автоматизацию, а значит — упрощение, оперативность получения и, в конечном счете — рост эффективности обмена данными, обслуживания в государственных учреждениях, в том числе и в Пенсионном фонде.
Однако, как и у многих глобальных нововведений, у автоматизированного кадрового учета есть свои преимущества и недостатки, как для работодателей, так, собственно, и для работников. Ниже рассмотрены преимущества и недостатки данного новшества в целом.
Для начала ниже сгруппированы преимущества электронных трудовых книжек:
- Отсутствие материального (бумажного) носителя информации. Данное преимущество не дает возможности отрицательно сказаться на расчете стажа и пенсии в случаях, когда может произойти утеря трудовой книжки, ее порча с невозвратимыми последствиями.
- Отсутствие необходимости сдачи / возврата трудовой книжки при смене работодателя, что особенно актуально при удаленной или дистанционной работе. Отпадает необходимость ездить в центральное представительство, либо отправлять / получать трудовую книжку почтовыми отправлениями, что также будет способствовать сохранности данных.
- В случае, если работник дал согласие на переход электронного учета трудовой деятельности, работодатель снимает с себя бремя ответственности хранения трудовых книжек, да и работникам зачастую удобнее иметь этот документ на руках, особенно, когда нужно срочно сделать с него копию.
- Вновь введенные в связи с необходимостью перехода на автоматизированную подачу сведений о кадровых передвижках отчеты, в том числе, СЗВ-ТД, которые, будут формироваться автоматизированным способом, помогут минимизировать, либо избежать вовсе ошибок, особенно, вследствие человеческого фактора, когда находящаяся не на должном уровне компетентность кадровых работников может повлечь за собой лишение льготного, например стажа, позволяющего досрочно выйти на пенсию и т.д.
- С переходом на электронный документооборот с Пенсионным фондом, оформление пенсий значительно оптимизируется и по срокам и по качеству.
- Как известно, к хранению кадровой документации применяются особые требования, да и сроки хранения кадровых документов совсем иные, нежели у прочих первичных документов. В случае, если кадровый учет приобретет цифровой характер, отпадет необходимость оборудовать офисные помещения сейфами и прочим оборудованием для хранения кадровых документов, что приведет, в конечном итоге к минимизации затрат и положительно скажется на финансовых результатах.
- Формирование кадровых документов в электронном виде позволит значительно повысить уровень и статистической отчетности и отчетности прочих государственных органов — ведь это основной порой инструментарий для составления глобальных отчетов, сводок и аналитических сведений.
- В связи с тем, что на сегодня все более расширяется перечень оказываемых МФЦ услуг, электронный вариант ведения трудовых книжек и тут будет иметь положительное значение, тогда, при необходимости, можно будет к соответствующему заявлению в МФЦ прикрепить не бумажную копию или скан трудовой книжки, а ее цифровые сведения.
- Защищенное электронное хранение сведений о трудовой деятельности персонала минимизирует риск попадания конфиденциальной информации в третьи руки.
К сожалению, как было сказано выше, у электронного документооборота есть и недостатки.
Например, в нем не предусмотрена возможность занесения, фиксации и хранения сведений о награждениях и поощрениях, которые могут быть зафиксированы в бумажном варианте трудовой книжки. Кроме того, негде в электронном формате трудовой книжки фиксировать и сведения об имеющемся образовании, специальностях и профессиях работника.
С 2021 года все работодатели будут обязаны не позднее дня, следующего за тем днем, когда произошли какие-либо изменения в трудовой деятельности работников, отчитываться об этом в Пенсионный Фонд, что будет увеличивать трудоемкость работы кадровых, а порой и бухгалтерских (ведь нередка ситуация, когда кадровый учет ведется бухгалтером предприятия) служб.
Наверняка, хоть и у относительно небольшой доли работодателей, могут отсутствовать технические и программные средства для возможности ведения кадрового учета электронным способом.
Да и самый большой страх у всех без исключения работников на сегодня — риск потери баз данных и сведений о трудовой деятельности — вирусы, взломы баз хакерами и тому подобное. Наихудший сценарий данной особенности электронного кадрового документооборота — полная потеря вследствие технических сбоев базы данных, а это означает, что государству необходимо будет инвестировать значительные средства в обеспечение сохранности и защиты данных о трудовой деятельности сотрудников.
В целом, резюмируя и классифицируя все выше сказанное, можно сгруппировать плюсы и минусы электронного кадрового документооборота отдельно для работников, отдельно для работодателей (табл. 1.2).
Преимущества | Недостатки |
Не нужно «пожизненно» заботиться о сохранности трудовой книжки — все сведения будут храниться в Пенсионном фонде, в единой информационной базе. | Существование угрозы несанкционированного доступа к личным данным путем взлома базы данных, подкупа соответствующих должностных лиц и т.д. |
В случае утери трудовой книжки, с учетом не самой лучшей организации работы архивов до недавнего времени, можно будет не переживать за восстановление данных о стаже | Угроза потери всех данных в случае взлома (хищения, уничтожения) единой базы данных |
В случае удаленной или выездной работы отпадает необходимость посещения центрального офиса для получения трудовой книжки | Существование вероятности неверного (неполного, некорректного) формирования сведений о стаже. |
Автоматическое избежание ситуации, когда трудовая книжка могла стать «заложником» у недобросовестных работодателей с целью, например, взимания незаконных средств, недостач и т.д. | Угроза судебных исков в случае неточностей в кадровом электронном документообороте, влияющих на, например, досрочный (льготный) выход на пенсию |
Появление возможности оперативно получать доступ к электронной версии трудовой книжки, с целью, например, получения услуг в МФЦ | Угроза недобросовестного ведения (или полного не ведения) электронного кадрового учета работодателем |
Для работодателей, несмотря на видимые преимущества электронного кадрового документооборота, к сожалению, недостатки данного новшества превалируют над релевантностью его преимуществ.
Преимущества | Недостатки |
Отсутствие необходимости строгого учета отдельно взятых БСО, отсутствие необходимости их закупки, в том числе и для тех, кто только начинает свою трудовую деятельность | Рост трудоемкости работы, либо увеличение сотрудников кадровой службы предприятия |
Отсутствие необходимости вызывать работника при увольнении для вручения ему трудовой книжки | Угроза ведения двойного учета — в электронном и бумажном виде, если штат работников единогласно не изберет тот или иной вариант кадрового учета |
Отсутствие необходимости, а значит снижение (или отсутствие) почтовых затрат, в случае, если трудовую книжку необходимо высылать работнику почтовым отправлением | Возможны сложности в работе кадровой службы в силу возникновения коллизий и противоречий в Законодательстве (на сегодня вариант Уведомления ПФР в течение одного дня о приеме работника противоречит Законодательству РФ: ведь иногда дата фактического допуска работника к работе может не совпадать с датой заключения трудового договора) |
Упрощение оформления и снижение временных затрат пособий по временной нетрудоспособности, когда необходимо будет получить сведения о предыдущем стаже работника | Угроза того, что сведения будут приходить не вовремя (не корректно) в Пенсионный фонд, что технические возможности Пенсионного фонда выдержут наплыв электронных кадровых отчетов, особенно поначалу внедрения нововведений. |
Отсутствие необходимости формировать в электронном виде какие-либо сведения о стаже, в отдельных, необходимых работникам случаях — ведь учет теперь будет вестись централизованно, в единой информационной базе | Угроза расхождение в требованиях различных ведомств к сроку предоставления сведений о стаже работников (расхождения между Регламентом ПФ РФ и, например, миграционной службой) |
Существование возможности накладок — например, если работник работает на нескольких предприятиях, могут возникнуть сложности — кому необходимо будет подавать сведения о его стаже | |
Угроза появления «поддельных» электронных сведений о стаже | |
Отсутствие в процедуре электронного документооборота отражения дополнительных сведений о трудовой деятельности сотрудников (поощрения, награждения, премии и т.д.) | |
Отсутствие понимания, как сотрудник будет подтверждать свой стаж в той или иной специальности на собеседованиях при устройстве на работу | |
Угроза возникновения разночтений в Законодательстве и, как следствие, искажение сведений, передаваемых в ПФ РФ |
Конечно, переход на что-то глобально новое, к сожалению, зачастую сопровождается ошибками, что особенно важно в сфере трудовых взаимоотношений, ведь порой небольшая неточность в записи о стаже может грозить работнику потерей права досрочного выхода на пенсию. И тут стоит с пониманием относиться к решению работников, например, сохранить бумажную трудовую книжку.
К электронному варианту кадрового документооборота могут отнестись негативно, например работники предпенсионного возраста, ведь у работников данной категории всегда возможны переживания в благополучном исходе расчета пенсии и выхода не заслуженный отдых. Да и существуют волнения, как, в случае дальнейшего продолжения осуществления трудовой деятельности будут формироваться сведения на пенсионеров при получении пенсии у работодателей.
Возможно, как вариант, в ближайшем будущем, бумажная трудовая книжка все же не уйдет в историю в одночасье, и будет еще долгое время играть роль дублера ее электронной версии.