Бухгалтерский учет представляет одну из важнейших функцией управления и является инструментом контроля за стоимостным движением, которой происходит в организации. Хозяйственные операции, которые оформляются документами, отвечающим требованиям для синтеза информации об изменениях и наличии имущества предприятия, финансовых результатах и хозяйственных процессах, а также подлежат отображению и группированию в строгом порядке в учетных регистрах.
Учетные регистры – это таблицы особой формы, которые предназначены для регистрации хозяйственных операций. В них группируется содержание документов по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета.
Формы регистров бухгалтерского учета рассматриваются и разрабатываются Министерством финансов РФ, а также органами, которым предоставляется право регулирования бухгалтерского учета федеральным законодательством или федеральными органами исполнительной власти.
Достоверность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета исполняют лица, которые составляют и подписывают их [1]. Лица, которые получают доступ к такой информации, должны хранить государственную и коммерческую тайну, за разглашение которой они несут ответственность. Регистры бухгалтерского учета ведутся на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, в специальных книгах (журналах), а также на машинных носителях информации.
На сегодняшний день существуют разнообразные формы регистров, это обусловлено разнородностью хозяйственных операций. Существует классификация учетных регистров по следующим признакам:
- форме графления;
- внешнему виду;
- способам заполнения;
- характерам бухгалтерских записей;
- объему содержания [2].
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные листы бумаги, которые ведутся на отпечатанных таблицах, предназначенных для обобщения и регистрации информации. Все листы нумеруются, их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.
Сводные листы - учетные регистры, которые изготовлены типографическим способом на отдельных листах бумаги. Хранятся они в особых регистраторах (папках). Данные листы применяются для ведения машинограмм и журналов - ордеров. Для учетных регистров общим является то, что все они имеют:
- таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи;
- соответствующее название (журнал - ордер, ведомость);
- указание периода, на который рассчитан учетный регистр.
Это самый распространенный вид учетных регистров. Карточки являются одной из разновидностей свободных листов.
Карточки - это стандартные листы картона или бумаги небольшого формата, на которые нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках [3].
Картотека – это специальный ящик, который предназначен для хранения карточек. Карточки разбиваются на необходимые разделы разделителями, к которым прикрепляются указатели различных размеров и цветов с указанием названия счета, шифра и других обозначений. Это обеспечивает быстроту нахождения нужной карточки в картотеке.
Наиболее распространены три вида карточек:
- многоколонные;
- контокоррентные, которые имеют колонки как дебета, так и кредита;
- материальные, имеют графы расхода, прихода и остатка материальных ценностей с указанием количества, суммы и цены.
Таким образом, в настоящее время в практике бухгалтерского учета в качестве учетных регистров используют карточки, бухгалтерские книги свободные листы, которые имеют свои недостатки и достоинства. Выбор того или иного типа регистра определяется требованиями самой лучшей организации учета на определенном участке его применения.