Организация работы с денежной наличностью банкоматов

№31-1,

экономические науки

Операции с денежной наличностью являются одной из важнейших работ банка. В первую очередь, перевозка и инкассация денежной наличности, т. е. перевозка денежной наличности между подразделениями банка, между подразделениями банка и учреждениями Банка России, сбор денежной выручки клиентов, доставка их в кассу банка, предоставление в аренду инкассаторам банка вооруженной охраны и спецтехники, и наконец, операции по загрузке и изъятию денежных средств из банкоматов банка.

Похожие материалы

Важной работой банка являются операции с денежной наличностью. В настоящее время это, в первую очередь, перевозка и инкассация денежной наличности, т. е. перевозка денежной наличности между подразделениями банка, между подразделениями банка и учреждениями Банка России, сбор денежной выручки клиентов, доставка их в кассу банка (собственно инкассация в ее классическом представлении), предоставление в аренду инкассаторам банка вооруженной охраны и спецтехники, и наконец, операции по загрузке и изъятию денежных средств из банкоматов банка. Четко закреплено в Положении от 24 апреля 2008 г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Сам банкомат (или ATM – Automated Teller Machine) представляет собой компьютер, совмещенный с сейфом. Компьютер, как правило, оснащен устройством ввода, дисплеем, кардридером (для чтения данных с пластиковой карты), презентером (для выдачи кэша) и чековым/журнальным принтером.

Для обслуживания банкоматов назначается ответственный работник банка, за которым закрепляются ключи от банкоматов. Ключи от кассет банкоматов хранятся у заведующего операционной кассой и выдаются кассиру только на время загрузки или выгрузки наличности в банкомат. Доставка кассет для загрузки в банкоматы производится инкассаторами. Оператор банкомата выводит распечатку о сумме наличности, выданной клиентам из банкомата и находящейся там в момент вскрытия, и передает ее инкассатору. После установки кассет и вводе информации о достоинстве банкнот и сумме наличности, загруженной в кассеты, банкомат выдает распечатку, которая подтверждает факт внесения наличности. Инкассатор передает заведующему операционной кассы комплекты кассет, изъятых из банкомата, и распечатки. Содержимое кассет пересчитывается под контролем заведующего операционной кассы.

Правила инкассации денежной выручки, приема, хранения и перевозки ценностей. На основании лицензии КБ могут создаваться службы инкассации и осуществляться операции по перевозке ценностей. Между банком и предприятием заключается договор на сбор денежной выручки. Служба инкассации должна иметь список таких предприятий, на каждое из которых составляется ежемесячно явочная карточка. Каждому предприятию в зависимости от объема выручки выдается необходимое количество инкассаторских сумок, на которых указывается наименование банка и номер сумки. Предприятие представляет в банк два образца оттисков пломбиров, один затем выдается предприятию для предъявления инкассаторам, а второй – в вечернюю кассу. Начальник службы инкассации составляет маршруты и графики заезда инкассаторов на предприятия и согласует их с отделом внутренних дел. Ежедневно он составляет наряды для распределения инкассаторов и водителей по маршрутам. Для сбора выручки формируется бригада, не менее, чем из 3 человек. Старший бригады инкассаторов и водитель охраняют мешки с выручкой и наблюдают за работой инкассатора-сборщика. Перед выездом инкассатору-сборщику выдается доверенность на сбор выручки, явочные карточки, печать службы инкассации и средство радиосвязи. Старшему бригады выдаются порожние сумки. Водителю – специальный талон ГАИ. Всем – бронежилеты, оружие, боеприпасы и разрешение на право ношения оружия. Для сдачи выручки в банк предприятие к каждой сумке выписывает комплект препроводительной ведомости (1 экземпляр – в сумку, 1 – инкассатору, 1 – у предприятия). Сумки с выручкой инкассаторы сдают в вечернюю кассу либо хранят в специальных сейфах под своей ответственностью. Службы инкассации на основании договора между банком и предприятием может осуществлять доставку наличности предприятию. Накануне предприятие приносит в банк денежный чек, при этом контрольная марка остается у предприятия. После приемки наличности от инкассаторов кассир расписывается в препроводительной ведомости, денежном чеке и отдает контрольную марку. Инкассаторские бригады могут заниматься перевозкой ценностей банков. Прием ценностей инкассаторами осуществляется по сопроводительным описям.

Для учета рублевой денежной наличности или наличной иностранной валюты, находящихся в банкоматах, в банке открывается счет 20208 «Денежные средства в банкоматах».

Нередко возникают различные внештатные ситуации. Рассмотрим некоторые из них:

  1. Разбор фактов несоответствия остатков денежных средств данным контрольных документов. Факт несоответствия суммы по чекам инкассации банкомата с фактическим остатком в кассетах и режект-кассете обычно оформляется актом несоответствия. Комиссия, составленная из числа сотрудников кассового и карточного подразделения, исследует причины возникновения несоответствия и составляет заключение, в котором указываются факты, причины и способы возмещения (списания) денежных средств.

Ели обнаружена недостача в выгруженных кассетах банкомата, то кассир, производивший загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, несет полную ответственность за недостачу. Если обнаружена недостача в режект-кассете, а общая сумма выгруженной из сейфа банкомата наличности из сейфа банкомата, то данное несоответствие считается ошибкой программного обеспечения. Если обнаружена недостача в режект-кассете, целостность пломб на кассете не была нарушена и общая сумма выгруженной наличности из сейфа не совпадает с данными ведомости выгрузки банкомата (имеется недостача), то полную материальную ответственность за недостачу несет кассир.

Кредитная организация проводит следующие записи: Д-т 20202 – на сумму изъятия из банкомата, Д-т 60323 – на сумму излишне выданной денежной наличности, К-т 20208 – на сумму изъятия из банкомата и сумму недостачи, т.е. излишне выданную сумму денежной наличности. Взыскание со счета клиента излишне выданной суммы: Д-т - счет клиента (если клиент установлен) или Д-т 70606, 70706 (если клиент не установлен), К-т 60323.

Если при перерасчете выгруженной из сейфа банкомата денежной наличности обнаруживается излишек, то проверяется контрольная ведомость от момента загрузки до выгрузки. Если после записи о какой-либо транзакции обнаружится запись о неполучении клиентом денег, то об этом делается запись в разделе «Примечания» акта несоответствия, копия фрагмента контрольной ведомости прилагается к данному акту. Копия акта несоответствия вместе с копией фрагмента контрольной ведомости, подтверждающей факт неполучения клиентом денег, передаются в карточное подразделение. Сумма излишка отражается сотрудником учетно-операционного отдела на основании акта несоответствия по счету доходов. Выявленные при инкассации банкомата излишки денежной наличности отражаются следующими проводками: Д-т 20202 – на сумму изъятия денежной наличности из банкомата К-т 20208 – на сумму изъятия денежной наличности, К-т 60322 – на сумму излишка денежной наличности; Восстановление суммы на счете клиента (если клиент установлен) Д-т 60322, К-т счет клиента, К-т 70601 (если клиент не установлен).

  1. Нарушение пломб на кассетах или повреждение кассет с денежной наличностью. При обнаружении нарушения пломб или повреждения самих кассет с денежной наличностью кассиром составляется акт произвольной формы, регистрирующий обнаруженные повреждения. Акт подписывается кассиром и охранником. Далее имеющаяся в кассетах наличность пересчитывается.

При сдаче инкассатором в кассу пересчета поврежденных кассет или пломб на кассетах составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается кассиром, заведующим кассой и руководителем операционного подразделения, присутствующими при приеме и пересчете кассет с денежной наличностью. В акте указывается: дата приема и вскрытия кассет, местонахождение банкомата, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, сумма вложенных денег по данным контрольных ведомостей и какая сумма фактически оказалась в каждой кассете по достоинствам. Акт служит основанием для зачисления денежной наличности в кассу.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах дня, второй экземпляр акта передается в службу безопасности банка для расследования обстоятельств повреждения кассет. Третий экземпляр акта передается в карточное подразделение для контроля. В случае обнаружения следов взлома банкомата или подозрения в несанкционированном изъятии денежных средств кассир обязан немедленно известить о происшествии службу безопасности.

  1. Разбор типовых проблем с клиентами. Операция была банкоматом проведена, деньги выданы не были. Если факт выдачи средств из кассет банкомата подтверждается данными по контрольной ведомости и данными из процессингового центра и при этом в банкомате не обнаружено излишков, то держателю дается письменный обоснованный отказ. Если подтверждается факт транзакции по карте и невыдачи средств из банкомата держателю карты, то карточное подразделение оформляет заключение о необходимости возврата средств держателю. Заключение передается в операционное подразделение и является основанием для возврата средств держателю путем проведения кредитной операции по карте, делается следующая запись: Д-т 60322, К-т счет клиента. Если установлено, что списания средств с карточного счета держателя не произошло либо был проведен автоматический возврат средств, то претензия считается необоснованной и отклоняется.
  2. Держатель карты при запросе денег отказа не получил, деньги банкоматом выданы не были, а сумма со счета клиента была списана. Основанием для возврата средств, служат несоответствие выписки по карточному счету заявителя, перечня транзакций по банкомату и по карте, указанной в заявлении за указанную дату и время. Это подтверждает, что денежные средства клиенту не были выданы. Денежные средства возвращаются на карту держателя путем проведения кредитовой операции: Д-т 60322, К-т счет клиента.
  3. Держатель не успел получить предложенные банкоматом деньги либо взял часть предложенной суммы. Основанием для возврата средств является совпадение данных, указанных в заявлении с данными акта несоответствия при выгрузке банкомата и данных контрольной ведомости.

Если данные, указанные в заявлении, не совпадают с данными акта несоответствия либо фрагментом контрольной ведомости, то возврат денег может быть производен в размерах, указанных в акте. Денежные средства возвращаются на карту держателя путем проведения кредитовой операции. В случае обнаружения сумм расхождений оформляются бухгалтерские операции: в случае ошибочного зачисления: Д-т 30102,30104,30110,30114,30213, К-т 47416. В случае ошибочного списания: Д-т 47416, К-т 30102, 30104, 30110, 30114, 30213.

Таким образом, можно сделать вывод, что основная проблема операций по обслуживанию банкоматов – возрастание вероятности не идентифицированных убытков в связи с неподконтрольностью банку внутренних процедур. Также в качестве факторов, влияющих на результат использования при обслуживании банкоматов сторонней организации, следует учитывать не всегда достаточный уровень подготовки персонала, непосредственно выезжающих на загрузку банкоматов, процедурам обслуживания и минимальным техническим настройкам банкоматов.

Подводя итоги, следует очень взвешенно подходить к оценке операционных и правовых рисков, а также выявлению узких мест в организации работы с денежной наличностью с привлечением сторонних организаций, поскольку возможные финансовые потери банка могут превысить размер его выгоды.

Список литературы

  1. http://www.universalinternetlibrary.ru/book/50222/chitat_knigu.shtml
  2. Бехтерева И.С. Значение и порядок формирования учетной политики для целей налогообложения // Научно-практический журнал «Аспирант». - 2014. - № 4. - Ростов-на-Дону, ООО «ПРИОРИТЕТ 2014. - С. 106 -109.
  3. Бухгалтерский (финансовый учет): учет производства, капитала, финансовых результатов и финансовая отчетность / Пипко В.А., Булавина Л.Н., Кулиш Н.В., Кузнецова В.И. – М.: Финансы и статистика, 2004.
  4. Конева А.А. Учет и анализ денежных потоков организации. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Российский государственный аграрный университет. Москва, 2008
  5. Костюкова Е. И., Фролов А. В., Фролова А. А. Бухгалтерский учет в коммерческих банках. Учебно-практическое пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2015. - 296 с.
  6. Семенов С.К. «Бухгалтерский учет и отчетность кредитных организаций» Издательство «ЭКЗАМЕН», Москва 2011 г.
  7. Сытник О.Е. Бухгалтерский учет как основа ориентированных на результат экономических расчетов // Международный бухгалтерский учет. -2012. - №13.- С. 28-35.
  8. Сытник О. Е. Методика формирования аспектов учетной политики, обеспечивающих эффективную стратегию деятельности хозяйствующего субъекта / Сытник О.Е., Бехтерева И.С. // Экономика и предпринимательство. - 2014. - № 11 (52).- С. 203-209.
  9. Печникова А. В, Маркова О. М., Стародубцева «Банковские операции», ФОРУМ-ИНФРА-М, Москва 2010 г.
  10. Пипко В. А., Костюкова Е. И., Кулиш Н. В., Пипко А. В., Кузнецова В. И., Трухачев В. И. Бухгалтерский учет в коммерческих организациях. Москва, 2008.
  11. Тунин С. А. Фролова А. А. Международный учет и стандарты финансовой отчетности: Учебное пособие. Ставрополь: Типография «Седьмое небо», 2013. – 142 с.