Определение функциональных требований и реализация автоматизированной системы для фитнес-клуба

Малый бизнес становиться всё более популярным в России. Широко распространена в этой области организация предприятий семейного типа. Но далеко не все организаторы бизнеса прибегают к использованию современных технологий для улучшения качества и повышения производительности, а порой и вовсе отказываются от использования компьютеров, т.к. это влечет дополнительные расходы. Для исследования организаций семейного типа была выбрана сфера оказания спортивно-оздоровительных услуг, а именно фитнес-клуб.

В процессе анализа существующих автоматизированных систем (АС) для автоматизации процессов управления фитнес-клубов, была проведена количественная оценка их функционала и составлена таблица (таблица 1). Представленные цифры — это количество функций, соответствующих заданному разделу.

Рассмотренные системы содержат достаточно большой функционал для реализации различных бизнес-процессов. Наличие такого обширного количество функций для малого предприятия является излишним, т.к. большая их часть вовсе не будет применена.

В результате анализа информационных систем и опроса руководителей фитнес-клубов были выявлены следующие основные причины, из-за которых организаторы семейного бизнеса обходят стороной автоматизацию:

• низкая информированность о преимуществах использования АС в компании;
• дороговизна внедрения АС;
• члены семейного бизнеса не являются уверенными пользователями ПК и не видят смысла в приобретении таких программ;
• большинство программных продуктов сложны для понимания и работы даже уверенным пользователям ПК, а тратить значительные средства на внедрение и ещё потом на обучение, по мнению организаторов бизнеса, не является целесообразным.

Цели и задачи

Основываясь на вышеизложенных фактах, можно сформулировать цель данной работы: разработка автоматизированной системы для малого предприятия, оказывающего населению комплекс спортивно-оздоровительных услуг.

Для достижения поставленной цели были решены следующие исследовательские задач:

• анализ существующих АС для спортивно-оздоровительных комплексов;
• исследование и анализ основных бизнес-процессов организации;
• формирование требований на разработку АС;
• проектирование и разработка АС для малого предприятия.

Определение минимального функционала АС управления фитнес-клубом

Чтобы определиться с необходимым и достаточным набором функций АС для фитнес-клуба, были рассмотрены основные бизнес-процессы предприятия, представленные на рис.1.

На диаграмме определены 7 основных бизнес-процессов предприятия: Управление фитнес-клубом, Добавление новых услуг, Формирование расписания, Консультирование, Запись на услуги, Формирование отчетов, Информирование.

В результате анализа существующих систем и бизнес-процессов предприятия, были сформирован необходимый и достаточный функционал системы.

Функциональные требования. Система должна:

1. Иметь разграничение прав доступа;
2. Содержать базы данных об услугах фитнес-клуба, клиентах и тренерах;
3. Предоставлять возможность добавления, поиска, редактирования и удаления данных;
4. Вести учет оплаты купленных услуг клиентами;
5. Предоставлять возможность создания и корректировки расписания (добавление, изменение, удаление данных);
6. Предоставлять возможность учета посещаемости;
7. Предоставлять возможность добавления отзывов о тренерах;
8. Формировать в Excel следующие отчеты:.

• наиболее востребованные услуги;
• услуги, не пользующиеся популярностью;
• загруженность тренера и отзывы клиентов;
• дни рождения клиентов;
• расчет скидок по оплате для клиентов, одновременно посещающих 3 и более направлений (услуг);
• отчет о прибыли по каждой услуге и в общем по предприятию;
• расписание занятий;
• состав группы для заданного направления;
• общий отчет: состав групп по всем направлениям.

Особые требования предъявлялись к реализации интерфейса системы.

Требования к интерфейсу:

1. Весь текст отображается на русском языке;
2. Основные функции работы с базой данных (добавить, удалить и т.д.) должны быть легко доступными (включены в контекстное меню);
3. Контекстное меню не должно превышать 5-6 пунктов выбора;
4. Пункты контекстного меню должны быть сгруппированы логически;
5. Цветовое оформление не должно быть ярким и вызывающим;
6. Весь интерфейс должен быть выполнен в одной цветовой гамме (серо-голубой).

Руководствуясь результатами исследования конкретный предприятий семейного бизнеса по оказанию населению спортивно-оздоровительных услуг, было определено, что интерфейс системы должен соответствовать следующим принципам разработки пользовательских интерфейсов:

• Структурный принцип (непротиворечивость);
• Принцип простоты (неизбыточности);
• Принцип видимости;
• Принцип обратной связи;
• Принцип толерантности (гибкость);
• Принцип повторного использования.

По результатам анализа была спроектирована и реализована информационная система для автоматизации управления основными бизнес-процессами фитнес-клуба «Апельсин». Основной функционал АС «Апельсин» представлен на диаграмме активности (рис. 2).

Данная система отличается от тех, что предлагаются на рынке ИС в данной области, конкретной целевой направленностью автоматизации документооборота и бизнес-процессов конкретного предприятия, реализует все выявленные требования, учитывает все пожелания будущих пользователей. Система предлагает следующие функции:

• Разграничение прав доступа (Администратор и Директор);
• Функции для работы с базами данных: добавление, изменение, удаление и поиск данных;
• Учет оплаты купленных услуг;
• Формирование расписания: добавление, удаление занятий;
• Учет посещаемости;
• Учет отзывов клиентов для формирования отчета.

Формируемы отчеты полностью соответствуют перечню отчетов, определенных на этапе формирования требований к АС. Автоматизирован процесс формирования расписания работы предприятия, учитывающий загруженность как тренеров, так и помещений. Некоторые отчеты сопровождаются визуализацией предоставляемой информации (круговые диаграммы), что существенно повысит их ценность и доступность для неподготовленных пользователей, коими являются сотрудники предприятия. На рисунках 3-5 представлены некоторые отчеты формируемые системой.

Интерфейс АС «Апельсин» спроектирован в полном соответствии с определенными принципами разработки интерфейсов для систем такого уровня, и учитывает все пожелания, а так же уровень компетентности конечных пользователей системы. Далее на рисунках 6-9 представлены основные рабочие формы АС для фитнес-клуба «Апельсин»

Разработанная система реализует минимальный, но достаточный для эффективной работы предприятия набор функций, необходимый для автоматизации бизнес-процессов фитнес-клуба «Апельсин». Система очень проста в использовании. Интерфейс интуитивно понятен и разработан в соответствии с основными принципами реализации интерфейсов. Использование данной АС, несомненно, принесет большую пользу и существенно повысит эффективность управления бизнес-процессами предприятия, снизит трудоемкость при ведении базы клиентов и персонала, составлении расписания и формирования разнообразной отчетности.