Описание web-системы поддержки проведения конференций

Введение

На сегодняшний день можно наблюдать достаточно активное развитие информационных технологий в процессе информатизации общества [1, 6]. Важным показателем, характеризующим качество научно-исследовательской деятельности какого-либо учебного заведения, можно считать уровень развития электронных образовательных ресурсов [2, 5, 6]. Сеть Интернет широко используется исследователями из многих стран для обмена научной информацией, организации виртуальных симпозиумов и конференций в образовательных целях. Такие информационные площадки служат не только центрами международного сотрудничества, но и выступают в качестве баз данных академических разработок и мест профессионального общения.

Уровень развития научного знания в современных условиях ведет к стремительному нарастанию объема научной и практически важной информации, предоставляемых на соответствующих мероприятиях. Соответственно, цель создания инструментов информационной поддержки научных и практических мероприятий заключается не только в содействии научному процессу путем обеспечения централизованного доступа к информации о проводимых мероприятиях, но и в создании удобных средств для подготовки и оперативной публикации материалов научных мероприятий, сводящих к минимуму объем технической работы редакторов, организаторов и участников.

Таким образом, целью выполненной работы является повышение эффективности проведения научных мероприятий за счет разработки web-системы поддержки проведения конференций.

Для достижения поставленной цели были решены следующие исследовательские задачи:

• выполнен анализ информационного и функционального состава сайтов научных конференций;
• разработана общая модель web-системы поддержки проведения конференций;
• выполнена программная реализация web-системы поддержки проведения конференций;
• выполнена проверка эффективности разработанной web-системы поддержки проведения конференций.

Постановка задачи

Для начала были сформулированы и агрегированы общие ожидания потенциальных пользователей от систем поддержки конференций, а также проанализировано соответствие этим ожиданиям существующих систем. Был выполнен анализ информационного и функционального обеспечения систем поддержки конференций, также был рассмотрен порядок проведения конференций, сформулированы основные проблемы, возникающие при автоматизации основных функций по поддержки проведения конференций. Также был представлен анализ методов обработки научной информации.

В данной работе объектом автоматизации являются бизнес- процессы, связанные с проведением конференции. Как правило, к основным бизнес-процессам относятся:

• подготовка веб-сайта конференции и управление его содержимым;
• регистрация заявок участников;
• рецензирование и отбор докладов;
• формирование и публикация программы конференции;
• формирование сборника трудов конференции.

Каждая конференция имеет свои особенности, поэтому в каждом случае структура бизнес-процессов или требования к информационному сопровождению могут быть различными. Поэтому существенным требованием к системам поддержки также является возможность гибкой настройки под задачи конкретной конференции.

На рисунке 1 показана диаграмма верхнего уровня процесса «Проведение научных конференций».

Входными данными для разрабатываемо системы являются:

• Сведения об участниках и руководителях секций — включает в себя личные дынные пользователя (фамилия, имя, отчество, место работы или учебы, должность), контактные данные (адрес электронной почты пользователя,почтовый адрес для отправки дипломов и свидетельств);
• Научные работы — включает в себя материал научной работы и сопроводительные документы, перечень которых определяется руководителем секции или организатором конференции;
• Исправления и дополнения — включает в себя исправления, вносимые в научные материалы, дополнительные сопроводительные документы.

На рисунке 2 показана детализация процесса «Проведение научных конференций». Данный процесс состоит из следующих элементов:

1. Создание тематических секций — данная функция выполняется пользователем, зарегистрировавшимся под ролью "Руководитель секции", функции по управлению секциями доступны в личном кабинете данного типа пользователей;
2. Прием научных работ — данная функция становится доступна после начала работы конференции вплоть до ее завершения (выполняется проверка даты начала и окончания работы конференции). Участники конференции отправляют научные материалы в выбранную ими секцию. Информация о состоянии научных материалов представляется пользователю в личном кабинете;
3. Рассмотрение научных работ — руководитель секции в личном кабинете имеет возможность просмотра присланных для участия в конференции научных материалов, а также их сопроводительных документов;
4. Отбор научных работ — руководитель секции просматривает список работ и результат предварительной оценки их соответствия тематике секции системой. В результате выполнено руководителем анализа принимается решения о принятии или отказе в принятии полученных материалов;
5. Проведение конференции — на данном этапе функции системы заключаются в предоставлении в открытом доступе материалов, принятых к участию в конференции и поддержке их обсуждения (отображение комментариев зарегистрированных пользователей);
6. Подведение итогов и награждение — на данном этапе функции системы заключаются в организации проведения анкетирования руководителей секций и организаторов конференции по оценке качества научных материалов, сохранение их в БД [3] и выполнение предварительного анализа результатов анкетирования.

Описание информационной системы

В соответствии с функциональными требованиями была разработана информационная система поддержки проведения научных конференций.Для моделирования динамических аспектов поведения системы используются диаграммы деятельности системы. Диаграмма активности системы представлена на рисунке 3.

К основным функциям разработанной системы относятся:

• регистрация пользователей в системе (участники, руководители секций, организаторы конференций);
• создание тематических секций;
• прием научных работ;
• проведение конференции;
• подведение итогов конференции.

В регистрацию пользователей в системе входят следующие функции:

• заполнение регистрационной формы;
• проверка корректности заполненных данных;
• подтверждение регистрации по адресу e-mail;
• сохранение информации о пользователе в БД [4].

На рисунке 4 представлен скриншот главной страницы разработанной web-системы.

В системе предусмотрены следующие роли пользователей: Администратор, Руководитель секции, Участник конференции. Каждый тип пользователя имеет отличный от других типов функционал личного кабинета. На рисунке 5 представлена страница работы с докладами участника конференции.

Участник конференции может размещать доклады в выбранных им секциях, изменять информацию о неутвержденных докладах.

Руководитель секции может создавать различные секции и утверждать присланные для участия в работе конференции доклады. На рисунке 6 показана страница работы с секциями руководителя.