Способы автоматизации компании на примере ООО «Химический символ»

№58-5,

Физико-математические науки

В этой работе рассмотрена и изучена автоматизация продажи нефтепродуктов на примере ООО «Химический символ». Что толкнуло нас на написание работы по тематике «Автоматизация продажи нефтепродуктов»? Это интерес к данной отрасли и обостренная обстановка на общем рынке нефти.

Похожие материалы

Введение

В этой работе рассмотрена и изучена автоматизация продажи нефтепродуктов на примере ООО «Химический символ». Что толкнуло нас на написание работы по тематике «Автоматизация продажи нефтепродуктов»?

Это интерес к данной отрасли и обостренная обстановка на общем рынке нефти.

Главные направления деятельности ООО «Химический символ» - это перепродажа и транспортировка нефтепродуктов.

ООО «Химический символ» - молодое, динамично развивающееся предприятие, занимающееся реализацией продукции промышленного назначения, в номенклатуре которой около 40 наименований. Основными продуктами компании являются: эфир метил, фракция гексановая, абсорбент очищенный, жидкие отработанные углеводороды, абсорбент, бензин прямогонный, топливо печное бытовое светлое, мазут топочный М-40, бензины АИ 92 и АИ 80, топливо судовое маловязкое, дизельное топливо и другая химическая продукция.[1]

Организационная структура ООО «Химический символ» представлена на Рисунке 1.

Организационная структура ООО «Химический символ»
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Химический символ»

Генеральный директор занимается поиском новых потенциальных поставщиков и покупателей, планированием, поиск транспортных компаний и переговоры с ними.

Заместитель генерального директора занимается поиском новых потенциальных поставщиков и покупателей, проверяет качество продукции, планированием, поиск транспортных компаний и переговоры с ними, ответственный за автоматизацию бизнес-процессов.

Бухгалтер выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.) .
Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Бизнес-процессы компании

Деятельность ООО «Химический символ» в целом делится на 4 направления: поиск и сотрудничество с поставщиками продукции, поиск и сотрудничество с клиентами, поиск и сотрудничество с транспортными компаниями, оплата налогов.

Генеральный директор выполняет следующие работы

  • поиск новых потенциальных поставщиков и покупателей;
  • поиск транспортных компаний;
  • планирование;
  • руководство организацией.

Заместитель генерального директора выполняет следующие работы

  • поиск новых потенциальных поставщиков и покупателей;
  • проверка качество продукции;
  • поиск транспортных компаний;
  • планирование;
  • поиск транспортных компаний и переговоры с ними;
  • автоматизация бизнес-процессов.

Бухгалтер

  • ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;
  • начисление и перечисление налогов и сборов;
  • платежи в банковские учреждения;
  • составление налоговой отчетности.

Стоит отметить, что в последнее время из-за волатильности цены на нефть, в этой отрасли становится очень трудно работать, особенно небольшим компаниям. Так как цены на нефтепродукты меняются почти каждый час, трудно согласовать цены со всеми сторонами договора. Именно это является основной причиной менять устоявшийся уклад компании.

Описание предметной области

Деятельность ООО «Химический символ» в целом делится на 4 направления: поиск и сотрудничество с поставщиками продукции, поиск и сотрудничество с клиентами, поиск и сотрудничество с транспортными компаниями, оплата налогов. Каждое из данных направлений необходимо улучшить. На рис.2 представлена мнемосхема существующего процесса функционирования компании.

Мнемосхема
Рисунок 2. Мнемосхема

Сотрудничество с поставщиками и клиентами

В данной компании преобладает «сарафанное радио», как один из главных методов появления новых клиентов. Так же поиск потенциального покупателя проходит путем обзвона уже имеющейся базы данных, которая хранится в Word-документах. Сотрудничество с поставщиками основывается на знакомствах и заканчивается 5 заводами.

Сотрудничество с транспортными компаниями

Имеется договоренности с 3-4 компаниями о сотрудничестве. Поиск новых компаний не ведется.

Оплата налогов

Бухгалтер использует для удобства своей работы программу 1С «Бухгалтерия», которая предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчётности в организации. Бухгалтерский и налоговый учёт ведётся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.[2]Использование данной программы значительно упрощает бухгалтерский учет. Данное направление компании автоматизировано на высшем уровне.

Описание недостатков и предложение по автоматизации

Основным недостатком данной компании является тот факт, что она не освоила интернет - торговлю, а именно у данной компании нет сайта, так же она не представлена ни в одной социальной сети, что тоже является упущением. Но данную недостаток можно исправить, благодаря этому можно как минимум удвоить прибыль, что может обеспечить увеличение прибыли до значений начала периода волатильности цены на нефть.

Подходя к финансовой стороне данного вопроса можно подсчитать, что создание шаблонного одностаничника обойдется 5 тысяч рублей, настройка рекламной компании так же обойдется около 5 тысяч, так как средняя маржа сделки составляет 10 тысяч рублей, то очевидно, что данные вложения окупятся после проведения одной сделки.

Необходимо так же автоматизировать базу данных клиентов и информацию о партнерах, это можно сделать, благодаря внедрению CRM – системы.

Внедрение CRM-системы поможет:

  1. Получить общую для компании стандартизированную базу контактов (клиентов, контрагентов).
  2. Эффективно осуществлять контроль качества работы отдела продаж в любой момент времени. (на перспективу)
  3. Получить статистику и аналитику эффективности работы с лидами (входящими звонками, запросами).
  4. Планировать повышение качества работы и разрабатывать стратегию развития бизнеса.[4]

Заключение

В ходе работы был произведен анализ существующий системы функционирования данной компании, выявлены недостатки и предложена автоматизация данного процесса. Данные решения помогут упростить функции налогового учёта, помочь в поиске новых партнеров, как клиентов, так и поставщиков продукции. Благодаря внедрению CRM-системы автоматизируется следующие бизнес-процессы: сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании, сократится время внутреннего документооборота, время поиска нужной информации, тем самым повысится эффективность выполняемых функций.

Список литературы

  1. Устав ООО «Химический символ»
  2. Ресурсы сайта «Википедия» [Электронный ресурс] − Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/1%D0%A1:%D0%91%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%8F
  3. Юсупов И. Ю. «Автоматизированные системы принятия решений». –М.:Наука, 1983. − 105 стр.
  4. Ресурсы сайта «Хабрахабр» [Электронный ресурс] − Режим доступа: http://habrahabr.ru/post/249633/
  5. Ресурсы сайта «Библиофонд» [Электронный ресурс] − Режим доступа: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=7526