Нынешний уровень развития информационных технологий позволил в полной мере оценить все преимущества автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях разного профиля и масштаба. Несмотря на то, что каждая компания по-своему индивидуальна, для решения даже самых сложных задач бухгалтерии сегодня достаточно лишь правильно выбрать необходимое программное обеспечение и научиться им пользоваться. Это обусловлено тем, что с точки зрения бизнес-процессов все предприятия похожи друг на друга, и эта схожесть позволяет компаниям-разработчикам создавать, по сути, универсальные программные продукты. Специализированные программы автоматизации удобны в использовании, функциональны, и позволяют перейти на полноценный электронный документооборот для ведения и организации бухгалтерского учета в рамках любого бизнеса.
Преимущества новых технологий
В сравнении с традиционным «бумажным»документооборотом, когда помимо затрат на подготовку документа огромное количество времени тратится на доставку его по почте или курьером, электронный документооборот позволяет экономить массу времени и денег. Во-первых, использование электронных документов дает возможность компаниям исключить из статьи расходов затраты на дорогостоящую множительную оргтехнику и расходные материалы, на ее ремонт, обслуживание и плановую замену, а так же на покупку бумаги. Если подсчитать экономический эффект в рамках крупной компании, то результат будет впечатляющим.
Во-вторых, для электронных документов не нужно покупать стеллажи, шкафы, сейфы, нет нужды использовать больших площадей и ресурсов. Их удобно хранить, составлять, корректировать, искать. Всего одного клика клавишей компьютерной мыши достаточно, чтобы выполнить формирование документа, поставить на него электронную подпись и отправить адресату. Помимо того, что электронный документооборот позволяет бизнесу сохранить живые деньги для более актуальных нужд, он дает возможность существенно сократить расходы на привлечение людских ресурсов и обеспечить полную прозрачность во взаимоотношениях предприятия с контролирующими и фискальными структурами. Таким образом, новые технологии позволяют сотрудникам заниматься более полезными бизнес-процессами для компании, вместо того, чтобы печатать и подписывать огромное количество документов.
Электронная подпись
Электронный документооборот подразумевает использование электронной подписи, которой предстоит в самое ближайшее время стать основой всего современного бизнеса. Любой документ, составленный в электронном виде, после его подписания электронной подписью с 1 июля 2013 года является равнозначным бумажному документу и не нуждается в дублировании. Если говорить о юридически значимом электронном документообороте, то согласно законодательству, оригинальным документом будет считаться именно версия с цифровой подписью, а распечатка документа будет всего лишь копией.
Новая цифровая подпись называется усиленная квалифицированная. Гражданским кодексом Российской Федерации электронная подпись, которая используется для заверения документов гражданско-правового характера, признается полным аналогом собственноручной подписи. В контексте сказанного следует заметить, что счет-фактуру, к примеру, в электронном варианте достаточно подписать только одному уполномоченному лицу, в то время как на бумажном документе эту процедуру должны сегодня выполнить и руководитель, и главный бухгалтер. Таким образом, внедрение электронного документооборота дает возможность сократить число подписей до одной, вместо, как минимум, двух.
Программные продукты для автоматизации бухгалтерского учета 1С и Такском
Самыми популярными и массовыми программами для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях является система программ линейки 1С Предприятие, в состав которой входит универсальная программа 1С Бухгалтерия. Данная программа подходит для автоматизации любой схемы и любого участка бухгалтерского и налогового учета. 1СБухгалтерия 8 версии способна адаптироваться для различных видов коммерческой деятельности, выводя автоматизацию учета на качественно новый уровень. Программы1С достаточно давно присутствуют на российском рынке и зарекомендовали себя как надежные и удобные продукты, которыми пользуются сегодня тысячи предприятий.
В последнее время активно завоевывает рынок система 1С Такском для автоматизации учета и представления отчетности через интернет в контролирующие органы и фонды. Присутствие в названии программного продукта торговой марки 1С объясняется тем, что программа является совместным решением фирмы «1С» и компании «Такском», цель которого, проведение эффективного электронного документооборота (ЭДО) между контрагентами. Повышенное внимание к продукту и его растущая популярность объясняется тем, что он создан на платформе 1С Предприятие 8 версии, что делает его совместимым с ранее установленными программами 1С.
Выгоды от автоматизации бухгалтерского учета возрастают многократно, когда бухгалтерские услуги на предприятии передаются сторонней компании, специалисты которой являются уверенными пользователями современных программных продуктов. Предприятию в этом случае не приходится содержать штат собственных бухгалтеров, оплачивать их обучение и социальный пакет. Важно отметить, что присутствие опытных бухгалтеров позволяет до минимума снизить риск ошибок при подготовке документации.
Электронный документооборот при профессиональном подходе на 75% сокращает время на подготовку, отправку и прием документов, а производительность бухгалтерии при этом повышается на 3040 процентов. Любопытно, что даже при наличии квалифицированного штатного бухгалтерского персонала ,автоматизация их труда на предприятиях оказывается достаточно сложным процессом. По оценкам экспертов, основанным на анализе опросов служащих на 100 московских предприятиях разного уровня, бухгалтеры и менеджеры российских фирм не совсем еще готовы к внедрению программ для автоматизации учета. Почти в половине случаев опрошенные работники финансовой и экономической служб сказали, что до конца не могут понять, для чего нужны специализированные программы. Некоторые говорили, что испытывают страх перед изменениями в привычном ритме их работы, другие высказали сомнения в том, что смогут разобраться в новых программах. Еще часть бухгалтеров выразили опасения, касающиеся того, что автоматизация учета и сокращение издержек может спровоцировать снижение их заработной платы. Были и те, кто не хотел бы работать в условиях полного контроля со стороны начальства, поскольку современные программы дают возможность руководству отслеживать и вмешиваться в ведение бизнеса и бухгалтерии в частности, находясь в любой точке планеты.
О выгоде автоматизации бухгалтерского и налогового учета для предприятий говорится сегодня достаточно много, и на практике подтверждается это целиком и полностью. В пользу целесообразности вложений на автоматизацию в первую очередь свидетельствует экономия ресурсов предприятия. Внедрение единой программной системы, объединяющей все участки и подразделения, дает возможность руководителю существенно сократить штат финансистов и бухгалтеров, как минимум на 10-20%, что подразумевает снижение издержек на оснащение рабочих мест. Плюс к этому, грамотная автоматизация позволяет держать бизнес полностью под контролем руководителя, который в свою очередь получает возможность оперативно принимать управленческие и любые другие решения.
В большой степени автоматизация учета способствует увеличению доходов предприятия, повышению скорости рабочих процессов, сокращению времени на взаимодействие с клиентами и деловыми партнерами, контролирующими и иными государственными органами. Из всего этого вытекает улучшение качества обслуживания или производства. Кстати, можно воспользоваться целым рядом дополнительных возможностей автоматизации, например, создать интернет-магазин своих продуктов и услуг, интегрированный с платформой 1С. За счет автоматизации существенно повышается защищенность бизнеса, например, от потерь информации, воровства и недобросовестных сотрудников, доступ которым к системе всегда можно разграничить в приоритетном порядке.