Грамотное делопроизводство местного самоуправления — квалификация кадрового персонала

№60-1,

экономические науки

В статье речь идет о грамотном построении делопроизводства на уровне местного самоуправления и о квалификации кадрового персонала.

Похожие материалы

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений [1].

Основумуниципального управления, как и любого другого, составляет документированная информация, посредством которой происходит регламентирование внутренних трудовых и связанных с нимииных отношений у конкретного работодателя [2].

Для того, чтобы документационное обеспечениедействительно регулировало взаимоотношения, внашем случае, представителя нанимателя и лица,замещающего муниципальную должность (которые в традиционных трудовых отношениях представлены работодателем и работником), определяло условия их взаимодействия, требуется наличие определённой кадровой политики [3].

Однако в настоящее время отсутствует чётко сформулированная концепция кадровой политики муниципального образования и нет жёсткойрегламентации процедур её реализации. Кадровая политика является системой теоретическихвзглядов, принципов, норм и правил, определяющих основные направления работы с персоналом. Одним из самых важных элементов кадровой политики является управление кадровымидокументами. А система документационного обеспечения управления кадрами предполагает деятельность работников кадровых подразделений по реализации кадровой стратегии. Кадровая стратегия в муниципальной службе направлена на формирование кадрового состава, профессиональное развитие персонала, его мотивацию истимулирование. Это предполагает привлечение, закрепление, использование на службе высококвалифицированных специалистов, которым должны будут созданы условия по реализацииих потенциала, чтобы исполнять качественно-профессиональные обязанности. Этим они обеспечивают эффективное функционирование исполнительных органов местного самоуправления. Одним из самых важнейших стратегических факторов в социальных, политических и экономических преобразованиях становится кадровый состав муниципальных служащих Российской Федерации [5].

Профессиональная компетентность, высокаястепень образовательной подготовки, управленческая культура, психологическая устойчивость,нравственность, дисциплинированность, ответственность, умение работать и в стабильных, ичрезвычайных ситуациях – всё это определяетвысокий уровень конкурентоспособности современного муниципального служащего [10].

На современном этапе развития местного самоуправления в России важнаяроль отводится эффективному управлению, которое уже невозможно представить без рационально организованногодокументирования и документооборота [11].

Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец [12].

На уровень организации документационного обеспечения управления(ДОУ) существенное влияние оказывает наличие квалифицированных кадров.В организационной структуре администрации района отсутствует служба делопроизводства. Функции по организацииработы с документами, в соответствиис должностными инструкциями, закреплены за отдельными муниципальнымислужащими и специалистами [13].

Следующей рекомендацией по устранению типичных недостатков в кадровой службеявляется создание информационно-поисковойсистемы по кадровой документации [14].

В настоящее время в своей работе специалисты отделов кадров в органах местного самоуправления редко применяют автоматизированные программы, хотя существуетмного программ, соответствующих самымвзыскательным требованиям кадровиков,например, «Отдел Кадров Плюс 2012»;«ПрофитКомплекс»; «Управление персоналом»; «Радость кадровика», 1С:Зарплата иКадры 7.7 ПРОФ, 1С: Зарплата и Кадры 7.7ПРОФ, БОССКадровик.

Основными преимуществами данных программ является то, что для их применения ивнедрения не требуется дополнительного программного обеспечения и специального обучения пользователя; есть возможность кадровогоучёта нескольких организаций в одной программе [15].

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.

Так, в должностные обязанности ведущего специалиста комитета по экономике, управлению муниципальным имуществоми предпринимательской деятельности,кроме основных функциональных обязанностей, также включено: предоставление документов и личных заявлений наподпись руководителю; осуществлениеконтроля за своевременным исполнением служебных документов и порученийспециалистами комитета; организацияприема посетителей председателем и специалистами комитета; по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов [16].

Практика показала, что наилучшихрезультатов в работе с документами специалисты достигают при наличии в организации инструментов оценки и стимулирования этой деятельности [17].

Нежелание воспользоваться очевиднымидостоинствами информационных технологий вработе чаще всего объясняется тем обстоятельством, что вфункциональных структурных подразделениях администраций муниципальных образований работают специалисты пенсионногоили предпенсионного возраста, в силу возраста нежелающие менять привычные формы работы.

В настоящее время в администрацияхсельсоветов ощущается острая нехваткаквалифицированных кадров, и, как следствие, возрастает риск неудачного илизатяжного внедрения электронного документооборота. Особенности персоналаорганизации, его квалификация, общийнастрой на освоение нового, пониманиенеобходимости перемен – все это краеугольные камни для успешного внедрения современных технологий в управление документами [18].

Таким образом, сфера муниципального управления в условиях идущей реформы требует новых подходов к решению кадровых вопросов. По мнению экспертов, муниципалитетам нужны специалисты нового типа, обладающие концептуально-стратегическим видением социальной сферы и методов решения существующих в ней проблем, способные анализировать и прогнозировать процессы, принимать ответственные и компетентные решения.

Причем, кадровый вопрос в муниципальных органах власти стоит достаточно остро. В частности, в области муниципального управления ощущается нехватка квалифицированных специалистов. Конечно, органы МСУ пополняются выпускниками местных университетов, готовящих специалистов в области государственного и муниципального управления. Но сразу возглавить какое-нибудь ответственное направление в работе они не способны. Одних теоретических знаний мало. Необходимы жизненный опыт, умение общаться с людьми и глубокое знание проблем региона [19].

Сегодня, к особенностям по делопроизводству, связанным с технологиями обработки документов,добавляются процедуры обеспечения проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестации, переподготовки и повышения квалификации, проверки достоверностипредставляемых сведений и ещё много того,что регламентирует законодательство о муниципальной службе.

В связи с тем, что кадровое документационное обеспечение в органах муниципальногоуправления, как было уже сказано выше, имеетсвои особенности и, чтобы систематизироватьэту деятельность, рекомендуется кадровымслужбам иметь самостоятельную инструкциюпо кадровому делопроизводству [20].

С учётом экономических, маркетинговых и организационно распорядительных (управленческие или административные) направленийдля совершенствования структуры кадровогосостава, необходимо выполнять следующиемероприятия:

  • проводить аттестацию служащих в органах местного самоуправления.
  • повышать квалификацию служащих (длясокращения потерь рабочего времени путёмпосещения семинаров и курсов переподготовки кадров);
  • оснастить специалистов программным обеспечением для кадрового делопроизводства;
  • ввести систему служебно-профессионального продвижения служащих, обеспечиваятем самым карьерный рост сотрудников, ротацию кадров путем перемещения их на вышестоящие должности;
  • оптимизировать систему подбора кадрового состава.

Все выше сказанное позволит снизить трудовые затраты поведению кадровой работы, значительно повысит оперативность и эффективность деятельности органов местного самоуправления, что вконечном счёте отразится и на оптимизации их кадровой политики [25].

Список литературы

  1. Шлаузер Л.В. О некоторых проблемах организации документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления на современном этапе / Шлаузер Л.В. // Алтайский вестник государственной и муниципальной службы. – 2011. - № 7. - С. 109-111.
  2. Аралбаева Ф.З. Нигматуллина Т.Х. Нигматуллин Р.Ф. Повышение эффективности документационного обеспечения управлениякадрами предприятия посредством аудита: Аралбаева Ф.З., Нигматуллина Т.Х. , Нигматуллин Р.Ф. //Вестник Оренбургского государственного университета, № 13. – Оренбург : ИПК ОГУ, 2012. – С. 21-26.
  3. Васильев В.И. Борьба с коррупцией и местноесамоуправление/ персоналом: В.И. Васильев // Журнал российского права,2012. №4. С. 5-17.
  4. Новые информационные технологии в управлении образовательнымучреждением // Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru. 2015. Т. 1. № 30. С. 2-4.
  5. Проблемы местного самоуправления в России Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru.2015. Т.1. № 30. С. 198-200.
  6. Новые информационные технологии в управлении образовательным учреждением Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru.2015. Т.1. № 30. С.2-4.
  7. Проблемы информационного обеспечения управления предприятиями агропромышленного комплекса Гарифуллина А.Ф., Миннегулова А.Р. NovaInfo.Ru. 2015.Т.2. № 30.С. 24-26.
  8. Лесопользование в целях ведения сельского хозяйства: к вопросу об основных понятиях и актуальности проблемы Шапошникова Р.Р. Вестник Башкирского государственного аграрного университета. 2016. № 2 (38). С. 119-123.
  9. Научно-техническая политика государства в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций Салихов М.Р., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 22-25.
  10. Государственное регулирование трудовой миграции Загидуллина Л.В., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 226-228.
  11. Совершенствование экономической эффективности региона Загидуллина Л.В., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 41. С. 236-243.
  12. Роль государства в защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций Салихов М.Р., Шапошникова Р.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 41. С. 251-254.
  13. Проблемы повышения эффективности деятельноcти судебной власти Ханнанов Р.А., Шапошникова Р.Р. Фундаментальные и прикладные исследования в современном мире. 2013. Т.3. № 4 (04). С. 86-8.
  14. Актуальные проблемы и тенденции сельского хозяйства Суендыков Р.Ш., Ханнанов Р.А. Экономика и социум. 2013. № 4-2 (9). С. 694-695.
  15. Новая парадигма труда: теоретико-правовое обеспечение Ханнанов Р.А. Теоретическая и прикладная экономика. 2013. № 4. С. 93-157.
  16. События в системе правового обеспечения модернизации социально-экономического развития России Ханнанов Р.А., Ханнанова Т.Р. теория и практика/ Уфа, 2012.
  17. Право землепользования сельскохозяйственных коммерческих организации: проблемы и перспективы развития Ханнанов Р.А., Ханнанова Т.Р. Saarbrucken, 2012.
  18. Деятельность сотрудников в угловно-исполнительных инспекциях Магзянов Е.Р., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.2. № 40. С. 265-268.
  19. Актуальные проблемы развития санаторного дела в Российской Федерации Давлетбакова Л.Н., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 43. С. 267-269.
  20. Государственная поддержка лиц без определенного места жительства Бирюкова Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т. 2. № 43. С. 269-272.
  21. Государственная защита прав несовершеннолетних детей-сирот Бирюков Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.1. № 42. С. 306-309.
  22. Анализ деятельности ГБУ РКСЦ по оказанию помощи лицам без определенного места жительства Бирюкова Д.А., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.4. № 44. С. 333-338.
  23. Оценка взаимоотношений районной администрации и субъектов хозяйственной деятельности Лебедева Л.Х., Ханнанова Т.Р. NovaInfo.Ru. 2016. Т.2. № 43. С. 392-395.
  24. Развитие агломераций в России Мухаметьянов Д.Х., Хабибуллин Р.И. Экономика и социум. 2014. № 4-3 (13). С. 1593-1595.
  25. История становления местного самоуправления в России Попова Ю.А., Хабибуллин Р.И. Экономика и социум. 2014. № 1-2 (10). С.570-571.