Разработка программы согласования и регистрации заявок подразделений в системе Directum средствами языка Is-Builder Language

№64-2,

технические науки

В работе средствами системы электронного документооборота DIRECTUM создана прикладная программа для согласования и регистрации заявок подразделений. Использовалась платформа IS-Builder со встроенным языком программирования IS-Builder Language. Программа включает в себя разработанный тип карточки электронного документа, справочник для хранения информации о заявках, типовой маршрут, а также функцию автоматической регистрации утвержденных заявок.

Похожие материалы

После появления персональных компьютеров документы стали набирать в текстовом редакторе и сохранять их на локальном диске компьютера или на сетевом ресурсе в виде файлов. Новые версии документа можно было создавать, изменяя или копируя существующие файлы. Также появилась возможность создавать ксерокопии документов. Результаты работы можно было отправлять по электронной почте. Это «частично автоматизированный» документооборот.

В конце 20 века появились специальные программные продукты для работы с электронными версиями бумажных документов. Первые из этих программ выполняли только отдельные функции документооборота, например: только работа с электронными документами, или только регистрация бумажных документов (функции делопроизводителя), или только пересылка документов сотрудникам для работы.

Венцом развития документооборота стали комплексные системы электронного документооборота, которые полностью автоматизировали все этапы работы с документами и подняли на новый качественный уровень процессы управления организацией. Это «полностью автоматизированный» документооборот [2].

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM — это один из ярчайших представителей комплексных систем электронного документооборота последнего поколения.[5] Для системы DIRECTUM разработчики создали большое количество стандартных компонентов. При установлении программы в зависимости от потребностей самого предприятия можно отказаться от некоторых стандартных компонентов, а также имеется возможность разработать дополнительные модули, отвечающие тем или иным потребностям.

Система DIRECTUM имеет следующие преимущества перед многими подобными программами:

  • внутри организации сокращается «хождение» бумажных документов;
  • сокращается время на отыскивание документов;
  • сокращаются затраты на покупки бумаги, краски для принтера и других расходных материалов;
  • минимизируется риск потери документов;
  • создается возможность контролировать движением электронных документов, т.е. всегда можно проверить на каком этапе находится, а также можно влиять на его движение.

В связи с вышеизложенным, введение электронной системы документооборота в современный бизнес является насущной необходимостью.

В данной работе разработана прикладная программа, направленная на повышение эффективности выполнения бизнес-процессов, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и контролем исполнения заявок подразделений для системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Функциональность способность системы электронного документооборота DIRECTUM зависит от установленных компонентов. В общей сложности в систему входить восемь модулей, которые расширяют те или иные возможности электронного документооборота и управления взаимодействием. Модуль «Управление электронными документами» обеспечивает поддержку большого количества операций с электронными документами:

  • создание и хранение исходного документа;
  • организация и контроль доступом к документу;
  • использование шифрования и электронных цифровых подписей для защиты документа от изменений;
  • организация поиска в документах по атрибутам и текстам;
  • выполнение процесса протоколирования работы с документами.

Модуль «Управление деловыми процессами» позволяет автоматизировать согласование и обработку электронных документов, а также позволяет выдавать электронные задания и контроль исполнения этих заданий.

Модуль «Канцелярия» создает возможность работать с бумажными документами, а именно позволяет: регистрировать документы, контролировать местонахождение документа, списать документы в архив, ввести номенклатуру дел, организовать поиск документов по атрибутам.

Модуль «Управление совещаниями» позволяет проводить совещания. Здесь возможно обсуждение состава участников совещания, места и времени проведения, повестки. После совещания имеется возможность формирования и рассылка протокола, а также контроль исполнения решений.

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» используется для работы с информациями об организациях. В базе данных содержатся: история переписки между организациями, встреч с контактными лицами, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий и т.п.

Модуль «Управление договорами» позволяет автоматизировать регистрацию входящих и исходящих договоров, согласования этих договоров, визирования руководством. Модуль позволяет обеспечивать конфиденциальность информации, назначать ответственного за регистрацию договора. В «Управлении договорами» хранится вся информация по договорам.

В системе DIRECTUM имеется также модуль «Управление показателями эффективности», который автоматизирует работу с количественными оценками тех или иных процессов организации, а также позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, в нем накапливается статистика. Вся информация отображается в виде графиков и диаграмм, таблиц.[2]

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением. Вызов компонент осуществляется через проводник системы DIRECTUM, аналогичный по виду проводнику Windows.

Корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM построена с помощью встроенного предметно-ориентированного инструмента разработки IS-Builder (рис. 1).

IS-Builder является предметно-ориентированным инструментом для быстрой разработки корпоративных систем управления предприятием. Он позволяет осуществлять работу системы с большими объемами данных, в том числе на территориально распределенных объектах, а также включает в себя полный комплекс средств для управления предприятием, таких как учет, планирование, анализ, контроль.

IS-Builder является не только инструментом разработки, но и платформой (средой выполнения) для разрабатываемых на нем систем.[4]

Общая схема взаимодействия основных программных компонент IS-Builder
Рисунок 1. Общая схема взаимодействия основных программных компонент IS-Builder

Язык ISBL (IS-Builder Language) — встроенный в платформу IS-Builder высокоуровневый интерпретируемый язык программирования, на котором задаются все программные вычисления внутри систем, разработанных на этой платформе [3, 6, 14, 15]. Он предназначен для расширения функциональных возможностей системы DIRECTUM и настройки её под нужды конкретного предприятия. Кроме того, следует отметить, что среда Builder широко используется при решении научных прикладных задач [7-13].

В работе прикладная программа для системы электронного документооборота DIRECTUM разработана на базе предметно-ориентированной платформы IS-Builder с использованием встроенного языка программирования IS-Builder Language (ISBL). Программа предназначена для согласования и регистрации заявок подразделений конкретной организации.

Сначала создавался тип карточки электронного документа «Заявки» с информацией об адресате, отправителе, номере и сути заявки. Форма заявки должна иметь доступный интерфейс.

Для хранения информации о зарегистрированных заявках и учета сопутствующей документации создается справочник с аналогичным названием и функцией поиска связанных документов (рис. 2).

Общий вид справочника «Заявки»
Рисунок 2. Общий вид справочника «Заявки»

На закладке «Реквизиты» задаются реквизиты справочника. Они повторяют реквизиты карточки документа, только создается дополнительный реквизит для подсчета зарегистрированных заявок. Внутри закладки «Реквизиты» выполнена автоматизация заполнения полей «Содержание», «Наименование» посредством вычислений в реквизите «Вычисление».

Для автоматической регистрации заявок в справочнике создавалась функция, поддерживающая автоматическое заполнение записи справочника или карточки в зависимости от навигации документа, обработку повторной регистрации, а также проверку наличия прав у пользователя на регистрацию заявок. Функция также содержит подробную справку по своему использованию для облегчения дальнейшей работы с ней.

Для процесса согласования заявок использовался типовой маршрут. Порядок согласования следующий: руководитель подразделения автора заявки, ответственное за тему лицо (или группа лиц) из подразделения-адресата, руководитель подразделения-адресата. При этом право отказать в согласовании заявки имеют только руководители подразделений, остальные лица — ответственные — имеют право только указать свои замечания к заявке. Сам список ответственных лиц задается пользователем-инициатором перед стартом задачи.

Вывод. Таким образом, в работе средствами системы электронного документооборота DIRECTUM на основе предметно-ориентированной платформы IS-Builder с использованием встроенного языка программирования IS-Builder Language создано прикладное программное решение по согласованию и регистрации заявок подразделений, включающее в себя разработанный тип карточки электронного документа, справочник для хранения информации о заявках, типовой маршрут, а также функцию автоматической регистрации утвержденных заявок.

Список литературы

  1. Компания DIRECTUM. Администрирование и настройка системы DIRECTUM. Учебное пособие для администраторов. –DIRECTUM, 2009. – 87 с
  2. Компания DIRECTUM. Использование базовых модулей системы DIRECTUM. Учебное пособие для пользователей. - DIRECTUM, 2009. – 100 с.
  3. Компания DIRECTUM. DIRECTUM. Использование модуля Канцелярия. Учебное пособие для пользователей. – DIRECTUM, 2009. – 54 c.
  4. Компания DIRECTUM. Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder. Учебное пособие для разработчиков. – DIRECTUM, 2009. – 131 с.
  5. Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM // URL: http://www.directum.ru (дата обращения 25.01.16).
  6. Синицын A.К., Навроцкий А.А., Щербаков А.В. Программирование алгоритмов в среде Builder C++. - Мн.: БГУИР, 2014. - 92 с.
  7. Хусаинов И.Г., Рахимова Р.А. Роль интерактивных технологий на уроках информатики в развитии этического воспитания учащихся // Современные проблемы науки и образования. – 2015. – № 3. – С. 488.
  8. Хусаинов И.Г. Воздействие акустическим полем на насыщенную жидкостью пористую среду // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 6; URL: http://www.science-education.ru/120-15160 (дата обращения: 31.10.2014).
  9. Хусаинов И.Г. Эволюция импульса давления при прохождении через пористую преграду, расположенную в воде // Фундаментальные исследования. – 2014. – № 11–12. – С. 2645-2649.
  10. Хусаинов И.Г., Хусаинова Г.Я. Компьютерное моделирование процесса релаксации давления в сферической полости после опрессовки // Успехи современного естествознания. - № 10. - 2016, - С. 167-170.
  11. Хусаинова Г.Я. Исследование температурных полей при стационарном течении аномальных жидкостей // Автоматизация. Современные технологии. 2016. № 7. С. 13-16.
  12. Хусаинова Г.Я. Моделирование процесса очистки пористой среды растворителями // Автоматизация. Современные технологии. 2015. № 9. С. 39-43.
  13. Хусаинова Г.Я. Плоскорадиальная фильтрация несжимаемой аномальной жидкости // Современная техника и технологии. 2015. № 7 (47). С. 81-83.
  14. Языки программирования // Википедия. Свободная энциклопедия.- 2016. URL: http://ru.wikipedia.org (дата обращения 20.04.16).
  15. Языки программирования // URL: http://cat.codenet.ru/Languages ( дата обращения 20.01.16).