Разработка автоматизированной системы управления кандидатами

№67-1,

технические науки

Тема исследования является актуальной, так как постепенно все процессы предприятий, связанные с документацией, бухгалтерией, персоналом переходят из бумажного варианта работы в электронную форму. На данный момент очень многие крупные предприятия частично или полностью отказались от бумажного обмена документацией и предпочли фиксировать работу в системах учета различной направленности.

Похожие материалы

Цель работы — разработка автоматизированной системы управления данными о соискателях на вакансии в холдинге.

Задачи:

  • Провести сравнительный анализ программных продуктов, представленных на рынке IT в сфере управления предприятием;
  • Определить требования к автоматизированной системе и составить техническое задание;
  • Реализовать описанные в техническом задании доработки.

Для того чтобы определиться с выбором программного обеспечения для реализации разработки автоматизированной системы по управлению кандидатами, проведем сравнительный анализ нескольких программ для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Для сравнения были выбраны четыре программных продукта из разных сегментов рынка информационных продуктов: оn-line бухгалтерия «Небо», программа «ВС: Бухгалтерия», приложение «Дебет Плюс» и «1С: Предприятие».

  • Небо» — сервис, который помогает вести бухгалтерию. Данный сервис позволяет вести учёт покупок, продаж, товаров на складах, персонала. Также предоставляет возможность составлять некоторые отчеты, например, кассовая книга, ведомость движения по статьям, книга доходов и расходов, ведомость по запасам на складах, ОСВ , ОСВ по счету, карточка счета, календарь. Несмотря на все свои преимущества такая оn-line бухгалтерия подойдет только для небольших компаний и частных фирм, возможно использование данного сервиса для ведения финансовых операций интернет магазина. [7]
  • ВС: Бухгалтерия» — программный продукт, который имеет бесплатную версию, он предназначен для ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса. Основные модули программы: зарплата и кадры, персонифицированный учет, торговля, склад. У данного ПО есть свободно распространяемая версия, но в ней имеется ограничения: установочный пакет только для одного рабочего места, также при использовании программы появляется окно с напоминанием, что используется пробная версия. [9] ВС Бухгалтерия обладает богатым функционалом, даже в бесплатной версии. Большой плюс набора этих программ в их цене. Минус данного ПО состоит в том, что разработчики, с 1 января 2015 года перестали поддерживать данный проект, т.е. дальнейших обновлений не будет. Но на работу уже имеющихся пользователей это не окажет никакого влияния.
  • Дебет Плюс» — это приложение бесплатное и может быть применено для ведения финансов на малых и средних предприятиях. Это программа очень похожа на предыдущий продукт, но отличается интерфейсом, также имеет стандартный набор модулей: ТМЦ, банк и касса, ОС, заработной платы и кадров и т.д. [11]

Данное ПО может составить серьёзную конкуренцию бухгалтерии 1С. Но также есть некоторые трудности, так как это программа создана украинскими разработчика под законодательство Украины, то применение её в условиях законодательства Российской Федерации невозможно. Разработчики, расширяясь и выходя на российский рынок создают программный продукт, который соответствует законам нашей страны, но он находится ещё в процессе создания и существующая на версия сильно сокращена.

  • Российская фирма «1С» специализируется на разработке программ для делового и домашнего использования. Программы «1С: Предприятие» предназначены конкретно для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, также включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий и т.д.

В ниже приведенной таблице (Таблица 1. ) описаны критерии сравнения представленных программных продуктов и их оценка, оценивание проводилось по 10 бальной шкале.

Таблица 1. Оценочный анализ рассматриваемых программных продуктов

Наименование компании

Небо

ВС Предприятие

Дебет Плюс

1С: Предприятие

Параметры оценки

Функционал

3

8

6

10

Эргономика интерфейса

7

10

7

10

Наличие демо (бесплатной) версии

+

+

+

+

Стоимость

10

10

3

3

Разнообразие конфигураций

1

8

4

10

Развитие ПО

5

1

7

10

Общее количество баллов

26

37

27

43

Вывод: Исходя из данных полученных при анализе программных продуктов, функциональности ПО, а также опираясь на основную поставленную задачу: создать автоматизированную систему для управления данными о соискателях на вакансии в холдинге, был сделан выбор в пользу программного продукта «1С: Предприятие». Для реализации всех описанных выше требований выбрана конфигурация «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Так как данная конфигурация уже спроектирована для холдинга компаний и позволяет вести учет в разрезе сразу нескольких организаций, процесс автоматизации будет немного проще. Также программа «1С» является удобной средой для доработок, так как позволяет спроектировать работу системы непосредственно под нужды заказчика.

Требования

Для того чтобы создать автоматизированную систему необходимо сначала определить требования к ней. После подробного анализа бизнес-процесса «Подбор персонала», были определены ключевые моменты, которые необходимо автоматизировать:

  1. Интеграция с интернет ресурсами, с размещаемыми резюме, наиболее популярные — heаdhunter (hh.ru) и SuperJоb (superjоb.ru).
  2. Возможность размещения заявки на поиск сотрудника на heаdhunter (hh.ru) и SuperJоb (superjоb.ru) и т.д. Данная функция реализовывается в разрезе прав доступа, пользователь должен оставить заявку на подбор кандидата в качестве задачи менеджеру по персоналу.
  3. Возможность создания заявки на размещение вакансии на интернет-ресурсах, печатных СМИ. Данная функция должна реализовываться, в качестве постановки задачи кадровой службе, либо менеджеру по персоналу.
  4. Анкеты для кандидатов. Т.е. хранение анкет для кандидатов в базе данных, в виде сканированного бумажного варианта, либо заполнение непосредственно из базы. Занесение данных об этапах прохождения проверок кандидатом.

Для того чтобы понять каким именно образом проходят процессы при работе с кандидатами в программе, необходимо рассмотреть процесс «Подбор персонала» более детально.

Первым этапом процесса подбора персонала является формулировка требований к должности, к кандидату и описание вакансии. На основании эти данных определяются наиболее подходящие инструменты поиска и отбора кандидатов. Следующий этап — поиск нового сотрудника, который может осуществляться как через печатные СМИ, Интернет, подбор из кадрового резерва и др. Последующие этапы данного бизнес-процесса различается в разных компаниях. Наиболее распространенное испытание для кандидата — это собеседование. Часто только по его результатам и отбирают кандидата. Если же компании требуется более тщательный отбор, то применяются также тесты, профессиональные и психологические, деловые игры и другие методы.

Также один кандидат может быть претендовать на несколько вакансий в разных подразделениях, а иногда и в разных структурах одного холдинга.

По каждой вакансии необходимо вести учет и сохранять историю отношений с кандидатом на всех этапах работы, контролировать статус кандидата и многое другое.

Все эти процессы должны поддерживаться в проектируемой информационной системе с учетом тех вариантов подбора, которые существуют в компании.

Таким образом, спроектировать систему так, чтобы была возможность четко проследить весь процесс подбора персонала, начиная от определения требований к должности и до выхода приказа о принятии сотрудника в штат компании. А руководитель службы персонала мог отследить затраты на привлечение персонала и оценить эффективность подбора с учетом этих затрат.

Для автоматизации процесса подбора персонала было предложено реализовать следующие возможности:

  • описание, актуализация и размещение вакансий;
  • ведение оперативной работы с кандидатами;
  • анализ эффективности подбора персонала и затрат на привлечение.

На рисунке 1 средствами UML изображена схема бизнес-процесса подбора персонала, который необходимо автоматизировать.

Бизнес-процесс «Подбор персонала» (диаграмма деятельности)
Рисунок 1. Бизнес-процесс «Подбор персонала» (диаграмма деятельности)

Предназначение автоматизированной системы заключается в автоматизации деятельности бизнес процесса по подбору персонала в организацию.

При этом система должна обеспечить исполнение следующих процессов:

  • оперативный учет заявок на подбор персонала;
  • своевременное исполнение кадрового плана по найму сотрудников;
  • автоматизация учета исполнения мероприятий, по приему сотрудников;
  • учет и анализ затрат, связанных с приемом на работу новых сотрудников.

Для понимания структуры базы данных системы средствами UML составлена диаграмма классов, которая отображена на рисунке 2.

Диаграмма классов
Рисунок 2. Диаграмма классов

Итак, в базовой конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом» необходимо будет реализовать следующие доработки:

  • Подсистема «Подбор персонала», которая позволит решить следующие задачи:
    • вводить и хранить данные о кандидате, которые были получены службой персонала в процессе работы с ним;
    • вести переписку по электронной почте с кандидатом;
    • планировать собеседования.
  • Обработка «Кадровое планирование», которая позволит формировать штатную структуру предприятия, как в разрезе подразделений организации, так и по всем компаниям, входящим в холдинг. Данная обработка позволит получать информацию о количестве свободных мест на предприятии и должна содержать в себе данные о количестве занятых и вакантных ставок.
  • С помощью подсистемы «Кадровый резерв» должна быть возможность: завести новую позицию резерва; описать компетенции, которые необходимы для соответствия резервиста данной позиции; описать формальные требования.

Итоги работы

В ходе работы, по средствам объектно-ориентированного встроенного языка программирования «1С» в режиме конфигуратора, была разработана подсистема «Подбор персонала», которая включает в себя все элементы данного блока: справочники (Кандидаты, Вакансии и т.д.), документы (Заявка на подбор персонала, Заявка на включение в резерв и т.д.) и обработку «Кадровое планирование». На рисунке видны объекты, к которым можно получить доступ через данную подсистему.

Подсистема используется для быстрого доступа к объектам блока «Подбор персонала». Непосредственно из подсистемы можно перейти как к содержимому справочников, так и сразу к созданию записей справочников и регистров, не открывая их.

Подсистема «Подбор персонала»
Рисунок 3. Подсистема «Подбор персонала»

В ходе работы были созданы следующие справочники:

  • Кандидаты;
  • Вакансии;
  • Причины открытия вакансий;
  • Причины отклонения кандидатов;
  • Этапы работы с кандидатами;
  • Источники информации о кандидатах.

В ходе работы были созданы следующие документы:

  • Заявка на подбор персонала;
  • Изменение кадрового плана;
  • Заявка на включение в резерв.

Для отслеживания кадрового плана была спроектирована обработка «Кадровое планирование».

Кадровый план — который позволяет работникам кадровой службы формировать необходимое штатное расписание и структуру. Согласно требованиям в созданной обработке отображается информация по:

  • общему количеству ставок по каждой должности;
  • количеству занятых ставок и вакантных, в организациях холдинга и подразделениях.

Все изменения, которые вносятся в кадровый план, сохраняются в базе в виде документов «Изменение кадрового плана». При необходимости можно посмотреть все изменения, внесенные за какой-либо период. На рисунке 4 видим готовую обработку.

Обработка «Кадровое планирование»
Рисунок 4. Обработка «Кадровое планирование»

Выводы

В ходе выполнения работы были реализованы доработки, требующиеся для работы бизнес-процесса «Подбор персонала» и «Кадровое планирование», а значит цель работы была достигнута.

Также в полностью были реализованы следующие задачи, поставленные для достижения цели работы:

  1. В режиме конфигуратора были созданы справочники: Вакансии, Кандидаты, Причины открытия вакансий, Причины отклонения кандидатов, Этапы работы с кандидатами, Источники информации о кандидатах;
  2. В режиме конфигуратора были созданы и запрограммированы документы: Заявка на подбор персонала, Изменение кадрового плана, Включение в кадровый резерв;
  3. В режиме конфигуратора был спроектирован интерфейс и запрограммирована работа обработки «Кадровое планирование»;
  4. В пользовательском режиме справочники были наполнены данными, с помощью которых была протестирована работа документов и обработки.