В последние годы новые технологии кардинально изменили нашу жизнь. Это относится и к работе компаний. Изменилась их структура и технология работы. Рынок значительно расширился и стал межнациональным. Появилась новая ценность — информация. Эта ценность теперь на ряду с капиталом имеет огромную значимость в развитии любой компании. Информационные технологии фундаментально заняли свое место в работе крупных компаний. Специально для крупных компаний создаются собственные информационные системы, которые значительно упрощают управление такими информационными ресурсами. В огромных компаниях информационные решения переходят к индивидуальным программно-аппаратным комплексам, которые требуют немалых усилий на стадии разработки и подгонки. Благодаря таким комплексам компании начинают эффективно управлять самой актуальной информацией, которая отражает текущее состояние их дел, но стоимость внедрения таких систем стоит огромных средств. Основные поставщики подобного программного обеспечения: Microsoft, IBM, Oracle. Стоимость готовых решений данных компаний начинается от 20000 долларов. Такая огромная цена подходит только крупным компаниям, так как только у них есть возможность вкладывать огромные средства в сферу информационных технологи.
Но что же делать предприятиям малого бизнеса? Ведь они составляют огромный сектор рыночной экономики. В экономически развитых странах они создают более 50% общего ВВП и предоставляют до 70% рабочих мест. В случае малыми компаниями дорогостоящие решения недоступны. Не стоит забывать, что предприятию требуется тратить средства не только на этапе покупки решений, а при непосредственно при их обслуживании. Оно требует довольно непростого сервиса. Для малых организаций готовых решений практически нет по нескольким причинам: во-первых, сложная экономическая модель достижения окупаемости, во-вторых неграмотность руководителя, который не считает важным внедрение решений в деятельность своего бизнеса.
Чтобы быть актуальной на малых организациях, информационная система требуется соответствовать следующим критериям:
- легкость внедрения;
- простота использования
- низкая стоимость;
- удобный интерфейс системы;
- эффективная техническая поддержка.
Все эти критерии позволяют малым предприятиям внедрить в свою работу какую-либо информационную систему, которая поможет ему оптимизировать бизнес — процессы. Это ведет к дальнейшему развитию предприятия и более быстрому достижению его конечной цели — получение максимальной прибыли. В этом и заключается экономическая сторона внедрения новых информационных систем.
Основными информационными системами в малом бизнесе считаются:
- технология VPN;
- CRM система;
- корпоративный Е-mail[1].
Начнем с технологии VPN. Virtual Private Network (виртуальная частная сеть) — обобщённое название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых соединений поверх другой сети. Несмотря на то, что коммуникации осуществляются по сетям с меньшим или неизвестным уровнем доверия, уровень доверия к построенной логической сети не зависит от уровня доверия к базовым сетям благодаря использованию средств криптографии[3]. Подобным образом, создается защищенный доступ через сеть Интернет к уже существующим ресурсам локальной сети компании. Преимущества данной системы: объединение удаленных офисов, сохранность и конфиденциальность информации.
Это основные возможностей, которые предоставляет технология VPN для малой организации. Стоимости этой технологии и затраты на ее первоначальную настройку и подключение составляют в районе 5000 рублей. Ежемесячные затраты на обслуживание данного решения составляют 300 рублей. Настройка и внедрение этой технологии проходит один рабочий день. Процесс подключения и настройки не слишком сложный, но может потребоваться вмешательство специалистов.
Следующая система CRM — это система управления взаимоотношениями с клиентами. Основная задача данной системы: управление информацией о клиентской базе компании[4]. При использовании этой технологии компания может намного увеличить эффективность управления. Поэтому, если компания идет по пути модернизации и повышения эффективности работы, то система CRM поможет этому.
Преимущества, которые получает компания от внедрение систем CRM:
- увеличения объема сбыта;
- улучшения сервиса предоставляемых услуг при работе с клиентами;
- оптимизации клиентской базы;
- повышения эффективности работы отделов маркетинга и продаж.
Все эти преимущества вывели облачные решения на лидирующие позиции среди конкурентов. Цена этой системы зависит от поставщика. Сроки внедрения системы начинаются от одного рабочего дня.
Корпоративный E-mail сервер — в основе этой технологии находится доменное имя, которое принадлежит компании. Следовательно, компания, которая использует данную систему автоматически повышает свой имидж, так же собственное доменное имя способствует узнаваемости компании. Вместе с этим, при использовании корпоративного E-mail сервиса организация получает удобный инструмент конфиденциального общения сотрудников[5]. Это решение улучшает рост качества обслуживания и устраняет утечку коммерческой информации компании. Работа системы достигается благодаря настройкам маршрутизации сообщений, которые отправлены на почту. Решение на базе площадки Яндекс имеет большое количество плюсов. Одним из главных преимуществ этой площадки считается стабильность, не зря она одна из лучших в России, так же Яндекс имеет хорошую антиспамную и антивирусную защита.
Подведем итог: в современном мире значительно увеличился объём информации. Это также касается информации, которую использует предприятие для своего существования. Это непосредственно связано с хорошими темпами развития научных знаний, появлением новых технологий и быстрым их внедрением. На рынке сложились такие условия, которые требуют постоянного наблюдения компаний за ситуацией. Ведь рынок постоянно изменяется, появляются новые тенденции. Просто необходимо уметь предвидеть развитие ситуации и подстроить свою стратегию под нее. Для этого и создаются различные информационные системы, которые способствуют развитию организации. Такие системы необходимы не только для больших корпораций, но и для малого бизнеса.