Экономической информацией называется информация, характеризующая экономические процессы, то есть производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы, преобладание логических операций (упорядочение, выборка, корректировка) над арифметическими, табличная форма представления исходных и выходных данных.
Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Экономические информационные системы предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации задач делопроизводства и т.д.
Задачи обработки данных обеспечивают рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом. Автоматизация делопроизводства предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи. Любая экономическая система представляет собой совокупность взаимосвязанных ресурсов и процессов. Ресурсы — работники, сырье и материалы, станки и оборудование, деньги, изделия и полуфабрикаты. Процесс- это преобразование одного набора ресурсов в другой. Например, процесс производства изделий использует рабочую силу, менеджмент, материалы и оборудование, а в результате получаем готовые изделия, которые необходимо реализовать (сбыт продукции). Взаимосвязанные ресурсы и процессы описываются в терминах предметной области.
Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависти от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни. Под системой управления понимается та часть производственной системы, для которой проектируется информационная система с использованием информационных технологий. Характеристика объекта управления включает в себя организационную, функциональную и информационную структуры. Организационная структура представляется в виде схемы и ее описания. На схеме представляются уровни управления и взаимосвязь отделов. Более подробно описываются те элементы системы, для которых разрабатывается информационная система. Каждый элемент организационной структуры должен сопровождаться набором параметров с их численными и другими характеристиками.
Функциональная структура включает в себя перечень функций по обработке данных и управлению, их взаимосвязь, которая отображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной системы. Информационная структура системы управления включает в себя схему документооборота, формы водных и выходных документов, используемые накопители информации, системы кодирования информации, показатели и реквизиты. Схема документооборота изображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной и функциональной структур и строится по правилам построения технологических схем обработки данных. Формы документов прилагаются к схеме. Описание документов сводится к характеристике содержащихся в них данных с указанием вида (цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая) и максимальной разрядности в символах.
Информационным отображением всей предметной области экономического объекта служит информационная база ЭИС. Для описания предметной области необходимы такие термины, как объект, свойство объекта, взаимодействие (связь) объектов, свойство взаимодействия.
Компонентами экономической информационной системы (ЭИС) являются:
- База данных;
- Методы (алгоритмы) решения задач, записанные в виде программ;
- ЭВМ как исполнитель алгоритмов;
- Пользователи, то есть лица, которые используют результаты решения задач в своей профессиональной деятельности.
База данных (БД) — это набор данных, которые являются истинными для соответствующей экономической системы (предприятия).
Система управления базой данных (СУБД) — комплекс программ, обеспечивающих централизованное хранение, накопление, модификацию и выдачу данных, входящих в БД. Например СУБД: MS Access, DBase, Fox Pro, MARK, СЕТОР.
Предполагается, что в управлении базой данных принимает участие специальное должностное лицо — администратор базы данных (АБД).
Объект — это любой элемент системы.
Свойство объекта — это некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в некоторый момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно точно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Объекты одного класса описываются одноименными свойствами. Объекты, входящие в некоторый тип, содержат ряд свойств, характерных для типа в целом.
Свойство взаимодействия — это такое свойство, которое характеризует совместное поведение объектов, но не относится ни к одному объекту в отдельности. Например, взаимодействуют рабочий, материалы, оборудование — свойство взаимодействия (количество изделий, произведенное за определенный момент времени).
В информационной системе представление объекта или процесса сводится к указанию его свойств. Информационным отображением свойств служат атрибуты. Следовательно, экземпляры объектов в базе данных представляются как набор пар (имя атрибута, значение атрибута), где имена атрибутов различны и соответствуют названиям свойств объектов. Обычно из всех свойств объекта выделяется одно "главное" свойство, которое является идентифицирующим, то есть однозначно определяющим данный объект. Например, для объекта ЧЕЛОВЕК таким свойством (атрибутом) является НОМЕР ПАСПОРТА и СЕРИЯ.
Данные (метаданные) в информационной системе:
- Атрибут;
- Отношение;
- Показатель;
- База данных;
- Ключ.
В жизненном цикле ЭИС можно следующие выделить стадии разработки (проектирования) и эксплуатации. Этапами проектирования являются:
- формулирование и анализ требований к системе;
- концептуальное проектирование;
- проектирование реализации;
- физическое проектирование.
Основной целью первого этапа является фиксация требований к процессам обработки данных в системе со стороны пользователей. Анализ требований позволяет согласовать информационные потребности пользователей и обеспечить единое понимание содержимого базы данных.
Цель концептуального представления — создать такое формальное представление о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. В процессе интеграции внешних представлений устраняются двусмысленности и противоречия в информационных потребностях различных пользователей.
Концептуальный уровень описания оказывается достаточным для использования программной поддержки — систем управления базами данных. Концептуальное описание можно привязывать к требованиям конкретной СУБД. После такого преобразования появляется возможность использования всех средств обработки данных, представляемых конкретной СУБД.
Проектирование реализации предполагает проектирование структуры базы данных применительно к выбранной СУБД и проектирование структуры основных прикладных программ.