Оптимизация кадров без увольнения

№127-1,

Экономические науки

Управление человеческими ресурсами — самый важный аспект управления организацией, потому что именно люди контролируют происходящие процессы и события. Однако, как и любое другое действие в сфере менеджмента, регулирование процессов управления человеческими ресурсами имеет количественные и исчисляемые характеристики. Другими словами, предельная производительность труда — это состояние, в котором производство имеет максимальный объем производства и не может расти дальше с увеличением количества существующего капитала. В результате формируется необходимый набор рабочих, количество и состав, при котором это состояние (максимальная производительность) стабильно. В статье «Оптимизация кадров без увольнения» рассматривается алгоритм, которого стоит придерживаться при оптимизации кадров. Далее представлена одна из возможных схем для проведения оптимизации работы персонала. В итоге статьи представлены советы по оптимизации кадров без увольнения.

Похожие материалы

Деятельность каждой организации направлена на получение прибыли при минимизации затрат. Когда высшее руководство понимает, что реструктуризации и дальнейшей оптимизации не избежать, снижение затрат в первую очередь идет в тех сферах, которые не приносят прибыли компании. Чаще всего «подчиненными» подразделениями являются те, в которых сосредоточены административные сотрудники: секретари, бухгалтеры, специалисты по персоналу, юристы и т. д.

Как показывает практика, большинство собственников бизнеса и наемных менеджеров начинают увольнять те человеческие ресурсы, которые считаются «ненужными». И чаще всего это работники сферы обслуживания.

Однако принятые меры в большинстве случаев кардинальных изменений не дают. Штатный состав существенно не меняется, однако некому выполнять работу, без которой невозможно функционирование любого предприятия. Руководство избавляется от вспомогательного и технического персонала, причем делает это интуитивно, без аргументированной необходимости. В результате и оставшиеся работники, и те, с кем пришлось прощаться, испытывают недовольство и стресс. Репутация компании также страдает от подобных трансформаций, поскольку ее положение на рынке труда выглядит нестабильным. [1]

Кадровые изменения в организации никогда не бывают безболезненными, независимо от того, кто работает над оптимизацией персонала.

Выполняя оптимизацию, компания должна понимать цель деятельности и ожидаемый результат. Перед принятием решения важно выявить все риски, чтобы в итоге не наступил обратный эффект.

На мой взгляд, каждая компания должна определить для себя алгоритм, которому нужно следовать, если нужно оптимизировать работу персонала. Я разработал следующий алгоритм:

  • определение стратегической цели и задач, благодаря которым они будут достигнуты;
  • анализ текущих бизнес-процессов;
  • развитие нового штатного расписания;
  • определение потребности в трудовых ресурсах;
  • разработка плана мероприятий по сокращению штата;
  • порядок увольнения сотрудников;
  • утверждение нового состава.

Представленный алгоритм имеет такую последовательность, потому что без конкретной цели организации невозможно правильно распределить нагрузку между персоналом и последовательность выполняемых задач, а также рабочее время.

Чтобы не снижать эффективность продуктивности организации, необходимо рассмотреть вопрос о нормировании труда и о том, как можно эффективно использовать работоспособность компании, прежде чем принимать меры по оптимизации трудовых ресурсов. На практике эти меры реализуются редко.

Иногда руководство не может самостоятельно оптимизировать работу сотрудников, поэтому обращается к внешнему специалисту — антикризисному менеджеру. Антикризисный менеджер работает без эмоций и строго придерживается принятого плана, исключающего человеческий фактор. [2]

Схема, необходимая для оптимизации работы персонала любой компании, стандартна:

  1. Составление списка мероприятий, проводимых конкретным отделом. Для более детального анализа включите обязанности каждой отдельной должности, результатом должен быть список функций каждого сотрудника в отделе.
  2. Оценка компетенций и результатов. Сравните производительность каждого сотрудника с тем, что было запланировано. Во время этого упражнения вы можете обнаружить, что определенная единица работы не работает должным образом. Однако, как показывает практика, невыполнение поставленных задач характерно для всех специалистов отдела.
  3. Изучите причины ситуации, описанной в предыдущем пункте. Человеческий фактор часто мешает производственному процессу. Например, если «самое слабое звено» — это тот, кто регулярно не успевает уложиться в срок.
  4. Оптимизация работы сотрудников в данном случае означает возложение их обязанностей на более ответственных и быстрых коллег.
  5. Выявление корпоративного духа и его влияние на производительность. Рабочая среда, несомненно, влияет на бизнес-процессы. Любое напряжение в коллективе негативно скажется на работе всей компании.

Внутренние факторы организации, неэффективные в бизнес-процессах, но требующие не кадровой оптимизации, а других управленческих решений. Они включают:

  • неавтоматизированная работа, например, большой объем бумажной работы;
  • пробелы в должностных инструкциях;
  • выполнение одного и того же действия несколькими сотрудниками;
  • представление сотрудника двум менеджерам одновременно.

Влияние негативных факторов, возникающих вне зависимости от деятельности сотрудников того или иного отдела. Анализ стандартов времени. Следует определить время, необходимое рабочему для выполнения единицы работы. Выяснив, кто и как использует рабочее время, можно сделать выводы об эффективности работы каждого специалиста.

Чтобы оптимизировать рабочую силу на предприятии, также могут быть полезны предложения сотрудников по улучшению работы отдельных лиц. Скорее всего, вы не получите больших результатов, но нужно учитывать мнение команды.

Поручите сотруднику одинаковые задачи. Это избавит специалистов от рутинной работы и повысит их эффективность. Другими словами, это оптимизирует работу персонала, выполняющего повторяющуюся работу. Примеры таких решений: специалист «горячей линии», который будет получать весь трафик входящих звонков, а затем распределять его по конкретным отделам; делопроизводитель, который будет вводить первичные данные в ПК, тем самым избавляя более квалифицированных работников от рутины.

Автоматизация бизнес-процессов. Электронные базы данных, CRM-системы сократят время, затрачиваемое на общение между отделами и поиск необходимой информации (документов, отчетов, контактов и т. д.).

Повышение квалификации персонала и организация внутрифирменного обучения. Эти меры не только положительно скажутся на производительности труда, но и на командном климате, а также повысят лояльность сотрудников к руководству. Однако затраты на образовательные процессы оправданы только при отсутствии текучести кадров в компании. То есть отправлять на утилизацию могут только те, кто долгое время проработал в компании. Затем оцените эффективность своего обучения.

Эта схема работает, она предназначена для рассмотрения и изучения областей, где могут возникнуть проблемы, по причине которых снижается эффективность работы персонала и, как следствие, снижается эффективность продуктивности организации. [3]

Глубокий анализ не может быть проведен, если в компании нет эффективного финансового учета. «Персонализация доли дохода» возможна только в том случае, если руководство имеет четкое представление об общей структуре доходов. Очевидно, что классификация отделов и персонала по степени «рентабельности» — процесс очень субъективный. Поэтому использование приблизительных данных может даже привести к ложным выводам.

Это мероприятие требует времени, чтобы найти правильное решение, которое лучше всего принять коллективно.

Советы по оптимизации производительности сотрудников без увольнения:

  1. Эффективное управление невозможно без понимания специфики каждого подразделения. Грамотный руководитель должен видеть навыки каждого своего подчиненного, уметь равномерно распределять нагрузку и время. Это поможет оптимизировать производительность сотрудников. Чтобы избежать сокращений в моменты кризиса, «убыточным» сотрудникам можно предложить временный отпуск без сохранения заработной платы.
  2. Система оптимизации должна быть утверждена в местных нормативных актах, при этом внимание сотрудников должно быть обращено на то, что оптимизация не означает увольнения. Такие меры позволяют достичь высокого уровня мотивации и дисциплины.
  3. Эффективное ведение бизнеса невозможно без здорового духа предпринимательства. Мотивация, взаимоуважение и забота о каждом члене коллектива — такие действия требуются от руководителя. Склочный начальник, решающий кадровые вопросы за спиной подчиненных, способен уничтожить даже самую профессиональную команду специалистов.
  4. Оптимизировать работу на предприятии можно с помощью современных инструментов: аутсорсинга, аутстаффинга и привлечения фрилансеров. Для решения некоторых задач будет выгоднее воспользоваться услугами сторонних специалистов, чем нанять штатный персонал. [3]

Перед оптимизацией персонала высшее руководство компании должно предпринять все возможные шаги для повышения производительности. Следует помнить, что сокращение штата — это крайняя мера, применяемая, когда все другие методы неэффективны.

Список литературы

  1. Оптимизация штата это — В чем заключается разница между сокращением и оптимизацией штата. [Электронный ресурс]. URL: https://snow-media.ru/raznoe-2/optimizaciya-shtata-eto-v-chem-zaklyuchaetsya-raznica-mezhdu-sokrashheniem-i-optimizaciej-shtata.html (дата обращения: 17.07.2021)
  2. Сокращение должности, оптимизация штата. [Электронный ресурс]. URL: https://edis74.ru/optimizatsiya-eto-sokrashhenie/ (дата обращения: 17.07.2021)
  3. Правильная оптимизация работы персонала без увольнений. [Электронный ресурс]. URL: https://rdv-it.ru/company/press-center/blog/pravilnaya-optimizatsiya-raboty/ (дата обращения: 17.07.2021)