С 1 июня действуют новые правила установления лимита остатка наличных денег в кассе компаний, ее обособленных подразделений и у предпринимателей (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Все изменения выгодные. Во-первых, у компаний появилась возможность пересчитать лимит по выгодной формуле. Во-вторых, малые компании и предприниматели больше не обязаны устанавливать и соблюдать лимит остатка наличности.
Новый порядок действует с 1 июня 2014 года. Возникает вопрос: а если компания не переутвердит лимит по новому порядку, будет ли действовать ее старый приказ? В Указании Банка России № 3210-У ответа нет. Мы считаем, что будет. Однако в старом приказе стоит дата его утверждения и скорее всего ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что налоговые инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит нулевым, всю выручку в кассе — сверхлимитной. За это возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Чтобы избежать претензий, в первую очередь следует переутвердить старый лимит новым приказом директора с 1 июня .
К приказу необходимо приложить подробный расчет лимита. Так будет проще потом доказать проверяющим, что в нем нет ошибок.
У всех компаний, кроме малых, осталась обязанность соблюдать лимит. Не изменились и формулы для его расчета. Но зато теперь у предприятий есть выбор — считать лимит исходя из наличной выручки или исходя из наличных расходов (п. 2 Указания № 3210-У). Другими словами, компания, у которой есть наличные поступления, может взять для расчета формулу, привязанную к сумме наличных трат. Притом что раньше воспользоваться ею могли только компании, у которых вообще не было наличной выручки.
Если компания не установит лимит, он считается нулевым, а любая сумма наличных в кассе — сверхлимитной. Максимальный штраф за это — 50 000 руб.
Получается, вы можете посчитать предельную сумму наличных по двум формулам, выбрать более выгодный вариант и утвердить новый повышенный лимит. Так, если наличная выручка в компании незначительна, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов.
В то же время для компаний, у которых нет наличных поступлений, новый порядок ничего не меняет. Ведь эти организации в любом случае не смогут воспользоваться формулой, привязанной к доходам.
Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек. В этой части правила не поменялись. Но по каким правилам округлять итоговую сумму, если она получилась в рублях и копейках, новое Указание умалчивает. Поэтому остается ориентироваться на разъяснения ФНС России по старому кассовому порядку. Из них следует, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116@). То есть сумму меньше 50 копеек нужно отбросить, а сумму в 50 копеек и больше округлить до рубля.
Формулы для расчета лимита кассы установлены в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Новый лимит кассы компания вправе утвердить на любой период, не обязательно на год. Либо можно не указывать срок, в течение которого действует лимит. Тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита наличных денег в кассе и периодически его переутверждать.
Если организация решила пересчитать лимит по более выгодной формуле, следует приложить к новому приказу приложение с расшифровкой расчета.
Для расчета лимита компания выбрала период с 27 января по 14 апреля 2014 года (55 рабочих дней). Право самостоятельно выбрать период для расчета лимита дает Указание № 3210-У. За этот период наличная выручка — 287 500 руб. Затраты, оплаченные подотчетниками, и другие наличные расходы (кроме зарплаты) составляют 550 700 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня.
Размер лимита исходя из наличной выручки равен 15 682 руб. (287 500 руб. : 55 дн. x 3 дн.). Сумма лимита исходя из наличных расходов составила 30 038 руб. (550 700 руб. : 55 дн. x 3 дн.). В данном случае компании выгоднее установить лимит на основании наличных расходов.
Представители малого бизнеса с 1 июня вправе работать как с лимитом, так и без лимита, на свое усмотрение (п. 2 Указания № 3210-У). В связи с этим есть два варианта действий.
Первый — компания хочет отказаться от лимита с 1 июня. В таком случае издайте приказ об отмене старого лимита (см. образец ниже). Из нового приказа должно прямо следовать, что в компании больше не будет действовать лимит остатка наличных в кассе.
В приказе об отмене лимита надо привести точную дату, с которой он перестает действовать. Это исключит споры с проверяющими о том, что в кассе есть сверхлимитные суммы.
Кроме того, надо прописать, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ не составить, налоговики на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Второй вариант — компания и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее поступить так, как мы уже рассказали в первом разделе этой статьи. И сначала издать приказ о переутверждении старого лимита (см. выше). Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет потом в любой момент.
Право хранить деньги в кассе в любой сумме получили и индивидуальные предприниматели. С 1 июня они тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее (письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603).
Порядок расчета лимита теперь зависит от статуса обособленного подразделения компании. А конкретно от того, сдает ли это подразделение деньги на счет самостоятельно или же полученную выручку оно передает в головной офис, а тот уже везет их в банк.
Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет.
Для подразделения, которое сдает наличные на банковский счет, необходимо установить отдельный лимит. Раньше правила были схожие, но в качестве обособленных подразделений прямо упоминались только филиалы и представительства (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В новых правилах четко сказано, что к обособленным относятся любые подразделения компании, в которых оборудовано как минимум одно рабочее место.
Прежние правила требовали устанавливать отдельный лимит подразделению, для которого компания открыла банковский счет. При этом не пояснялось, о каком счете идет речь.
Сейчас правила сформулированы четко — лимит устанавливать обязательно, если подразделение само зачисляет деньги на банковский счет. Может оно оплачивать свои расходы с этого счета или нет, не играет роли.
В правилах не сказано, что при расчете лимита наличных денег в кассе подразделения нужно использовать ту же формулу, что и для компании в целом. Это означает, что можно выбрать наиболее выгодный способ расчета лимита.
Необязательно устанавливать лимиты по одинаковой формуле. Например, для головного офиса можно использовать выручку, а для подразделения — расходы.
Например, головной офис компании определяет лимит кассы исходя из наличных расходов. А обособленное подразделение использует показатели наличной выручки, так как получает оплату за товары от покупателей.
Поэтому компании, которая стремиться максимально оградить себя от лишних вопросов проверяющих, стоит применять для расчета лимита кассы головного и дополнительного офисов единую формулу.
Если подразделение сдает деньги в кассу компании, а не на счет, тогда в компании должен быть единый лимит остатка наличности. В него включаются максимальные суммы наличных, которые могут храниться в кассах каждого из обособленных подразделений компании.
Прежний порядок был таким же (п. 1.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Но отличие в том, что по новым правилам компания должна передать обособленному подразделению приказ, в котором установлен лимит кассы именно для этого подразделения. Значит, алгоритм действий должен быть таким.
Сначала надо определить общую сумму лимита наличных денег по компании. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями.
После этого распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. В правилах не сказано, как это делать. Поэтому можно разделить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую компания использует для расчета общего лимита наличных денег. Другой вариант — компания может распределить лимит кассы между обособленными подразделениями на свое усмотрение