Эффективная работа управлением предприятием в области оптовой торговли зависит от умения распоряжаться оборотными средствами. Главной стороной управления оборотными средствами является возможность быстрого и оптимального планирования закупочной деятельности, прогнозирование уровня продаж и состояние товара на складе.
На маленьком предприятии относительно не сложно принимается решение одним человеком, основываясь здравым смыслом о состоянии дел на собственном предприятии. На крупном предприятии имеющим множество заказов на закупку широкого ассортимента товаров и услуг, становится невозможным удержать в голове необходимую информацию. Для наиболее эффективного управления необходимо группировать заказы по номенклатуре, распределяя их по времени и поставщикам. Данная группировка становится невозможна с использованием традиционных методов. Использование этих методов может привести к не эффективному использованию оборотных средств, возможным срывам поставок, а это приводит штрафным санкциям. Для решения возникших проблем помогает автоматизация управления закупками.
На российском рынке автоматизированные системы решают задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражая только движение денежных и товарных потоков по окончанию совершения сделки. Случаи, связанные с планированием закупок товаров остаются в стороне.
В связи с возникшей ситуацией на рынке появляется интерес к западным системам удовлетворяющих стандартам MRP1, MRP2. В соответствии с этим система должна поддерживать функцию учета и следить за товародвижением, обеспечивая планирование товара у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара на складе, наличие заказов от покупателей, прогнозирование продаж и мощностей.
Для решения возникшей ситуации подойдет система «КОНКОРД»(Concord XAL), предоставляемая на российском рынке компанией Columbus IT Partner[1]. Информационная система содержит необходимые функции для автоматизации по формованию предложений по закупкам товаров и изменения на уже существующие заказы. Это дает возможность пользователю получать необходимую информацию для анализа существующих заказов от покупателей и своевременную оценку выполнения.
Система позволяет учитывать, пополнение запасов товара исходя из оценки общих потребностей за указанный период, это дает возможность формировать предложения по каждому зарегистрированному заказу. Имеется возможность ограничить поставку по достижению установленного минимума (максимума) запаса товаров.
Система автоматического расчета потребностей «КОНКОРД» предполагает выполнение следующих основных этапов:
- задание схемы планирования;
- проведение расчета потребностей;
- использование результатов расчета потребностей в формировании закупок.
В автоматическом режиме расчет потребностей использует данные из складской картотеки и регулирует их. В результате обработки данных в системе «Склад» автоматически формируется предложение на закупку товара и предлагается большое количество экранных форм, отчетов. Пользователь принимает решение одобрить или не одобрить предложение, сформированное системой.
Система рассчитывает потребности на закупку необходимого товара по полученной информации из номенклатурной базы. Оценивая потребность в товаре (сырье, комплектующих и т. д.), система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемого потребления в качестве производственного компонента[2].
Система «КОНКОРД» допускает применение нескольких схем планирования, что позволяет оптимизировать процесс закупки. Можно выделить следующие основные схемы управления планированием, формирования предложений на закупку:
- по потребностям;
- сводное по периодам;
- минимум/максимум;
- по потребностям с учетом минимума закупки;
- по потребностям с учетом минимума числа предложений.
Метод управления по потребностям обеспечивает автоматическое формирование предложений на закупку товаров в точной зависимости от предполагаемой динамики изменения складских запасов в результате запланированных погрузок товара покупателям[3, 4]. Регулирование производится от наличия запасов товара на складе и изменения запасов по отгрузки. Метод применяется тогда, когда стоимость складирования товара достаточно высока, что позволяет минимизировать количество его на складе. Данная система помогает эффективно прогнозировать время поставки товара, уменьшает риски связанные сроками поставки клиентам.
Использование автоматизированной системы при управлении закупками позволяет уменьшить издержки на хранение, закупку необходимых товаров, а также улучшая финансовое состояние на предприятии.