Перспективы автоматизации закупочной деятельности

№35-1,

экономические науки

В данной статье рассматриваются модули автоматизации процесса закупки, функционал автоматизированного процесса закупки и экономическая эффективность системы.

Похожие материалы

В работу логистики входят: управление закупками, транспортом, запасами, складскими хозяйствами и т.д. Логистика обеспечивает взаимосвязь перечисленных выше областей в единую материалопроводящую систему.

Закупочная логистика – это управление МП в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсам [1].

В организации главной задачей является закупка необходимых товаров, направленные на избежание дефицита, отсутствие материальных ресурсов или готовых продуктов. Процесс управления закупками включает в себя взаимосвязь с различными отделами в компании, поставщиками и потребителями[6].

Логическая модель данных представляет собой описание информационных объектов организации, в виде информационных потоков. Автоматизация процесса закупки позволяет сократить нагрузку на сотрудников отдела закупки[2]. Автоматизированный процесс закупки функционирует следующим образом:

  • Система сканирует наличие товара по номенклатурной позиции каждый день в 8.00 часов утра. При нахождении малого количества товара на складе система в автоматическом режиме формирует заявку на закупку необходимого товара у поставщика по трем условиям (при малых объемах его на складе): цена, качество, срок годности;
  • Система оправляет заявку на подтверждение в отдел закупки;
  • Сотрудник отдела закупки заносит количество необходимого товара и единицу измерения в заявку;
  • Заявка отправляется начальнику отдела закупки на подтверждение;
  • После подтверждения она отправляется поставщику по электронной почте;
  • Имеется возможность формировать заявку в ручном режиме на закупку необходимого товара по трем условиям: цена, качество, срок годности;
  • Сотрудник отдела закупок сам выбирает, по каким критериям формировать заявку;
  • Он заносит количество необходимого товара и единицу измерения в заявку;
  • Система в автоматическом режиме отправляет заявку начальнику отдела закупки на подтверждение;
  • Подтвержденная заявка отправляется поставщику по электронной почте;
  • Имеется возможность добавлять новых поставщиков.

Плюсами автоматизации процесса закупки является:

  • Сокращение времени для формирования заявки на покупку товара и отправки ее поставщику;
  • В системе имеется функция, которая позволяет выбрать оптимального поставщика по трем критериям (цена, качество, срок годности);
  • Рабочее место может быть развернуто на любом компьютере или мобильном устройстве, где есть интернет (LAN, Wi-Fi, 3G, EDGE, GPRS), в короткий срок[3];
  • Это идеальное решение для компании с несколькими офисами, не требующее специализированного инфраструктурного решения в виде виртуальной частной сети (VPN)[5];
  • Не всегда правомерное и соответствующее процессуальным процедурам, изъятие компьютерной техники не повлияет на работу компании — все данные останутся на сервере, расположенном в другом месте, а доступ к системе для изъятого компьютера будет заблокирован[4].

На рисунке 1 изображена деятельность сотрудников отдела закупки до внедрения системы по автоматизации процесса закупки.

Деятельность сотрудников отдела закупки до внедрения.

Рисунок 1 - Деятельность сотрудников отдела закупки до внедрения.

Как видно на рисунке 1 сотрудник отдела закупки анализирует наличие товара на складе, получая информацию о нем из БД. При обнаружении малого объема товара сотрудник начинает искать, подходящего поставщика, данного вида товара. Найдя нужного поставщика, ему отправляется запрос о наличии товара. Поставщик отправляет ответ о наличии нужного товара. Потом сотрудник начинает формировать заявку на закупку необходимого товара и отправляет ее непосредственному начальнику.

На рисунке 2 изображена деятельность сотрудников отдела закупки после автоматизации процесса закупки.

Деятельность сотрудников отдела закупки после автоматизации процесса закупки

Рисунок 2 – Деятельность сотрудников отдела закупки после автоматизации процесса закупки

Как видно на рисунке 2 информационная система сама анализирует наличие товара на складе, получая информацию о нем из БД. При обнаружении малого объема товара, информационная система начинает искать подходящего поставщика из БД. Потом система начинает формировать заявку по наилучшему соотношению цены и качества на закупку необходимого товара. Заявка отправляется сотруднику, отвечающему за закупку. Сотрудник заполняет поля в заявке: количество и единицу измерения и отправляет ее начальнику отдела закупки.

Данная система сокращает работу сотрудников на поиске поставщика, анализе товара на складе и на формирование заявки по наилучшему соотношению цены и качества. Вследствие этого у каждого сотрудника отдела закупки сокрушается время на работу приблизительно на 2 часа в день. Для экономии денежных средств на предприятии предлагается сократить 3 сотрудников. Сокращая данных сотрудников, необходимо объединить разделы закупки товара.

Затраты на создание и внедрение автоматизированной системы по управлению закупками для малого бизнеса может составить около полумиллиона рублей. Автоматизация процесса закупки проводится с целью повышения качества принимаемых решений по закупке необходимого товара, установке единого регламента проведения деловых процессов. Если провести расчеты затрат для малого бизнеса на разработку и внедрение программного обеспечения и рассчитать приблизительную окупаемость системы, то срок окупаемости составит 5 месяцев. Внедрение системы сократит занятость сотрудников примерно на четверть, что приведет к сокращению фонда заработной платы приблизительно на одну пятою часть. Внедрение данной системы приведет к экономии денежных средств около миллиона рублей в год.

Автоматизация процесса закупки на сегодняшний день является важной составляющей для организаций, занимающихся продажами товаров. Плюсами использования данной системы является экономическая эффективность, сокращение ошибок сотрудников на формирование заявки и быстрая доставка товара.

Список литературы

  1. Т.В. Алесинская Основы логистики. Функциональные области логистического управления Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2009. 79 с
  2. Автоматизация планирования закупок [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://novainfo.ru
  3. Веб - приложения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://effex.ru
  4. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнюв Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, - М: Финансы и статистика, 2008.
  5. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ Коломиец Б.Н., Кукарцев В.В. NovaInfo.Ru. 2015. Т. 1. № 31. С. 15-20.
  6. ЛОГИСТИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ И ИХ ЗНАЧИМОСТЬ НА ПРЕДПРИЯТИИ. Коломиец Б.Н., Кукарцев В.В. Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2014. Т. 1. № 10. С. 374-375.