В работу логистики входят: управление закупками, транспортом, запасами, складскими хозяйствами и т.д. Логистика обеспечивает взаимосвязь перечисленных выше областей в единую материалопроводящую систему.
Закупочная логистика — это управление МП в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсам [1].
В организации главной задачей является закупка необходимых товаров, направленные на избежание дефицита, отсутствие материальных ресурсов или готовых продуктов. Процесс управления закупками включает в себя взаимосвязь с различными отделами в компании, поставщиками и потребителями[6].
Логическая модель данных представляет собой описание информационных объектов организации, в виде информационных потоков. Автоматизация процесса закупки позволяет сократить нагрузку на сотрудников отдела закупки[2]. Автоматизированный процесс закупки функционирует следующим образом:
- Система сканирует наличие товара по номенклатурной позиции каждый день в 8.00 часов утра. При нахождении малого количества товара на складе система в автоматическом режиме формирует заявку на закупку необходимого товара у поставщика по трем условиям (при малых объемах его на складе): цена, качество, срок годности;
- Система оправляет заявку на подтверждение в отдел закупки;
- Сотрудник отдела закупки заносит количество необходимого товара и единицу измерения в заявку;
- Заявка отправляется начальнику отдела закупки на подтверждение;
- После подтверждения она отправляется поставщику по электронной почте;
- Имеется возможность формировать заявку в ручном режиме на закупку необходимого товара по трем условиям: цена, качество, срок годности;
- Сотрудник отдела закупок сам выбирает, по каким критериям формировать заявку;
- Он заносит количество необходимого товара и единицу измерения в заявку;
- Система в автоматическом режиме отправляет заявку начальнику отдела закупки на подтверждение;
- Подтвержденная заявка отправляется поставщику по электронной почте;
- Имеется возможность добавлять новых поставщиков.
Плюсами автоматизации процесса закупки является:
- Сокращение времени для формирования заявки на покупку товара и отправки ее поставщику;
- В системе имеется функция, которая позволяет выбрать оптимального поставщика по трем критериям (цена, качество, срок годности);
- Рабочее место может быть развернуто на любом компьютере или мобильном устройстве, где есть интернет (LAN, Wi-Fi, 3G, EDGE, GPRS), в короткий срок[3];
- Это идеальное решение для компании с несколькими офисами, не требующее специализированного инфраструктурного решения в виде виртуальной частной сети (VPN)[5];
- Не всегда правомерное и соответствующее процессуальным процедурам, изъятие компьютерной техники не повлияет на работу компании — все данные останутся на сервере, расположенном в другом месте, а доступ к системе для изъятого компьютера будет заблокирован[4].
На рисунке 1 изображена деятельность сотрудников отдела закупки до внедрения системы по автоматизации процесса закупки.
Как видно на рисунке 1 сотрудник отдела закупки анализирует наличие товара на складе, получая информацию о нем из БД. При обнаружении малого объема товара сотрудник начинает искать, подходящего поставщика, данного вида товара. Найдя нужного поставщика, ему отправляется запрос о наличии товара. Поставщик отправляет ответ о наличии нужного товара. Потом сотрудник начинает формировать заявку на закупку необходимого товара и отправляет ее непосредственному начальнику.
На рисунке 2 изображена деятельность сотрудников отдела закупки после автоматизации процесса закупки.
Как видно на рисунке 2 информационная система сама анализирует наличие товара на складе, получая информацию о нем из БД. При обнаружении малого объема товара, информационная система начинает искать подходящего поставщика из БД. Потом система начинает формировать заявку по наилучшему соотношению цены и качества на закупку необходимого товара. Заявка отправляется сотруднику, отвечающему за закупку. Сотрудник заполняет поля в заявке: количество и единицу измерения и отправляет ее начальнику отдела закупки.
Данная система сокращает работу сотрудников на поиске поставщика, анализе товара на складе и на формирование заявки по наилучшему соотношению цены и качества. Вследствие этого у каждого сотрудника отдела закупки сокрушается время на работу приблизительно на 2 часа в день. Для экономии денежных средств на предприятии предлагается сократить 3 сотрудников. Сокращая данных сотрудников, необходимо объединить разделы закупки товара.
Затраты на создание и внедрение автоматизированной системы по управлению закупками для малого бизнеса может составить около полумиллиона рублей. Автоматизация процесса закупки проводится с целью повышения качества принимаемых решений по закупке необходимого товара, установке единого регламента проведения деловых процессов. Если провести расчеты затрат для малого бизнеса на разработку и внедрение программного обеспечения и рассчитать приблизительную окупаемость системы, то срок окупаемости составит 5 месяцев. Внедрение системы сократит занятость сотрудников примерно на четверть, что приведет к сокращению фонда заработной платы приблизительно на одну пятою часть. Внедрение данной системы приведет к экономии денежных средств около миллиона рублей в год.
Автоматизация процесса закупки на сегодняшний день является важной составляющей для организаций, занимающихся продажами товаров. Плюсами использования данной системы является экономическая эффективность, сокращение ошибок сотрудников на формирование заявки и быстрая доставка товара.