Коллективными или трудовыми договорами устанавливаются дни выплаты аванса и окончательного расчёта по заработной плате, а также место и сроки выплаты заработной платы. Причём для выплаты аванса и окончательного расчёта по заработной плате устанавливаются в виде конкретных дат. Если день выдачи заработной платы совпадает с праздничным, то расчёты с работниками следует производить накануне.
В случае неявки работника в установленные сроки, его заработную плату переводят на депозит. Причём на депозит относят только те суммы, которые были получены в банке.
Организация должна выдать работнику депонированную денежную сумму на основании его письменного или устного требования. Если работник, обратившийся с требованием о выплате депонированной зарплаты, получит от работодателя оклад, будет нарушено его право на получение платы за труд.
В случае смерти работника не получившего к этому времени заработную плату на основании ст.141 ТК РФ выдаётся членам его семьи. В качестве получателя заработной платы умершего работника может выступать, также лицо, находящееся на его иждивении на день смерти.
Выдача депонированных сумм производится не позднее одной недели со дня предоставления в бухгалтерию соответствующих документов.
Организация должна вести аналитический учёт депонированных сумм по каждому сотруднику с отметкой о дате возникновения депонентов. Учёт можно вести автоматизированным способом или в Книге учёта депонентов. Унифицированной формы этой книги также не существует. Однако можно воспользоваться формой, применяемой бюджетными организациями. В Книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Если к концу года в Книге продолжают числится не выданные суммы, эти сведения переносят в новую Книгу. Книгу учёта депонентов нужно хранить в организации пять лет. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом её составления.
Для учёта депонированных сумм предусмотрен счёт 76 «Расчёты с равными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчёты по депонированным суммам». При оплате депонированных сумм производится запись по дебету счёта 76. субсчета 4 и кредиту счетов учёта денежных средств (50 «Касса» - если депонированная заработная плата выдаётся из кассы организации; 51 «Расчётные счета», если депонированная зарплата перечислена на счёт сотрудника в банке).
Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в формах бухгалтерской отчётности:
- бухгалтерском балансе. Если исходить только из названия счёта, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами, ведь сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счёта 76, субсчёт 4;
- приложении к бухгалтерскому балансу. Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в стр. «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель стр. «кредиторская задолженность; краткосрочная – всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счёту 76, субсчёт 4.
Работник может получить депонированную заработную плату в течении трёх лет с момент а её начисления, что обусловлено общим сроком исковой данности, установленным ст. 196 ГК РФ
Если в течении трёх лет работник не обратился за получением зарплаты, её сумма списывается на основании п. 78 Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 №34н; суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся у коммерческой организации на финансовые результаты.
Для списания задолженности потребуется несколько документов:
- Акт инвентаризации. Порядок её проведения установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 №49. По её итогам составляют акт по ф. № ИНВ-17. В случае истечения срока исковой давности, по какому-либо депоненту, его размер указывается в составе кредиторской задолженности на обратной стороне акта в колонке «Сумма по балансу, в том числе с истёкшим сроком давности»;
- Бухгалтерская справка. В ней нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истёк, поэтому есть основания для списания задолженности в соответствии с проведённой инвентаризацией;
- Приказ руководителя. На основании инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издаёт приказ о списании задолженности по заработной плате в связи с истечением срока исковой давности
Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.08 №3596/08 указал на то, что отсутствие указанных документов означает, что оснований для списания задолженности нет.
В бухгалтерском учёте депонированную заработную плату, не востребованную работником в течении трёх лет, отражают как прочие доходы.
Минфин России в письме от 02.04.09 №03-03-06/1/211 высказал следующую точку зрения: срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца. В качестве основания для такого вывода указывались ст.392 ТК РВ и ст. 197 ГК РФ.
В ст. 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трёх месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. А в ст.197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности – сокращённые или более длительные по сравнению с общим сроком.
Федеральная налоговая служба России в письме от 06.10.09 №3-2-06/109 указала, что предусмотренный ст.392 ТК РФ срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в налоговом учёте кредиторской задолженности по депонированной заработной плате. Вышеуказанной статьей указывается срок, в течении которого работник вправе обратиться в суд.
Минфин России придерживается позиции, аналогичной ФНС России: начало течения трёхмесячного срока для обращения в суд связанно с днем, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Право работника на получение заработной платы нарушено, если, обратившись к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получил отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате начинается течение предусмотренного ст.392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд.
В случае если сотрудник обращается с требованием о выплате заработной платы к работодателю, а работодатель готов её выплатить, права работника не ущемляются. Сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению в состав внереализованных доходов для целей налогообложения прибыли в связи с истечением срока исковой давности.