Документооборот и информационные риски субъектов хозяйствования

№36-1,

Экономические науки

В современных условиях организации самостоятельно выбирают не только форму обработки информации учетного характера, но и формат первичных учетных документов и учетных регистров для отражения фактов хозяйственной жизни. В статье поднята проблема организации документооборота в системе бухгалтерского учета для минимизации информационных рисков как составляющей экономической безопасности субъекта хозяйствования.

Похожие материалы

Статья подготовлена при поддержке РГНФ, региональный конкурс «Российское могущество прирастать будет Сибирью и Ледовитым океаном, № 14-12-22004)

Современное развитие общественных отношений требует новых подходов к организации обработки информационных потоков, формирования необходимой базы данных, обеспечивающих аппарат управления документами с релевантной информацией. Во многом профессионализм менеджеров разного уровня, эффективность принимаемых управленческих решений находится в прямой зависимости от своевременного и качественного информационного обеспечения.

Исследование посвящено информационным рискам как результату организации системы документооборота субъектов хозяйствования, функционирующих в рыночном пространстве. Термин «документ» в первичном толковании означал письменное свидетельство и стал частью русской речи благодаря Петру I. Толкование термина «документ» можно встретить практически в каждой отрасли знания. В нормативных актах, регламентирующих организацию учетного процесса субъектов хозяйствования, документы подразделяются на первичные учетные документы и учетные регистры. Первые, применяются на стадии наблюдения за хозяйственной деятельностью экономического субъекта и регистрации всех фактов ее хозяйственной жизни, являясь одним из элементов метода бухгалтерского учета, вторые - необходимы на стадии группировки учетной информации. Функции документа в учетном процессе не ограничиваются регистрацией отдельного события в момент его возникновения., а трансформируются в элемент контроля за сохранностью имущества организации, действиями материально-ответственных лиц. Информация о событиях в сфере производства и управления отдельного субъекта хозяйствования может быть зафиксирована в любом материальном носителе. Однако юридическое содержание документ приобретает при условии отражения в нем информации обязательного характера, обозначенной в законе о бухгалтерском учете. Содержательная часть документа подлежит обработке, именно этот процесс является трудоемким по причине массовости фактов, отраженных в материальных носителях.

Сохранность информации о деятельности хозяйствующего субъекта, содержащаяся в бухгалтерских документах, полнота ее отражения, форма обработки информационного потока формируют понятие «информационные риски» и «информационная безопасность», выступающие в конечном итоге составляющей экономической безопасности субъекта реального сектора экономики. Экономическая безопасность в научной литературе отождествляется с понятием риска, достаточно часто рассматривая информационные риски лишь с позиции несанкционированного доступа к информации, что на наш взгляд не совсем оправдано. Решение об использовании автоматизированной обработки информационных потоков субъекта хозяйствования в системе бухгалтерского учета, это лишь одна сторона рациональной организации документооборота, направленная на минимизацию информационных рисков.

Немаловажным аспектом, на наш взгляд, остается выбор формата документов для отражения и систематизации информации учетного характера, т.е., первичных документов и учетных регистров, а ведь именно это определяет не только последовательность обработки информационных потоков, соблюдение нормативных актов, регламентирующих организацию бухгалтерского учета, но и возможность взаимодействия с участниками рыночного пространства.

Информационные риски пользователей бухгалтерской информации могут быть минимальными в условиях эффективного функционирования системы документооборота субъекта, подготавливающего отчетную информацию. Согласно закону о бухгалтерском учете формат первичных документов, учетных регистров и форма обработки учетной информации выбирается экономическим субъектом самостоятельно и может зависеть как от объема документов, так и от финансовых возможностей организации. Однако право выбора формата документов и учетных регистров ограничивается предложениями рынка программных продуктов для их обработки, доминирующее положение на котором занимает система «1-С:Бухгалтерия», и, как ни странно самим законом.

Определение формата применяемых в организации документов, содержащих факты хозяйственной жизни субъекта хозяйствования, является одним из элементов учетной политики а, следовательно, оставляет за организацией право выбора из возможных вариантов. Реализация данного права ограничивается возникающими проблемами и основной, на наш взгляд, следует назвать необходимость унификации системы документооборота. Организации, сделавшие выбор в пользу самостоятельности определения формата первичных документов, не смогут осуществлять обмен ими, оформляя сделки в процессе сотрудничества с контрагентами, поскольку прием и обработка таких документов будет идти в разрез с учетной политикой каждого участника а, следовательно, рассматриваться как нарушение методологии бухгалтерского учета.

Решением данной проблемы остается применение участниками экономического пространства единого программного продукта, что дает его создателю определенные преимущества. Сложившаяся практика автоматизации учета на современном предприятии свидетельствует о том, что для поддержания массовости контингента ее пользователей разработчики постоянно усложняют процесс ее использования, часто отдавая приоритет экономическому содержанию своих действий, в ущерб основным принципам бухгалтерского учета.

С одной стороны, существующая на рынке монополия позволяет решить проблему унификации первичного документооборота между участниками экономического пространства, стирая различия в применяемых форматах документов, с другой, – обеспечивает соблюдение правил учета в соответствии с принятой учетной политикой.

Взаимовыгодными отношения создателей программы «1С» с ее пользователями назвать сложно, во-первых, слабая конкуренция на рынке программных продуктов, предназначенных для обработки учетной информации, дает некоторые преимущества и возможность лоббирования собственных интересов ее создателям, во-вторых, нормативные, акты в области учета, способствуют принятию решений организаций обратиться за услугами именно к ним.

Несмотря на преимущества программы, возникают определенные риски, это проблемы в организации защиты информации от несанкционированного доступа к базам данных и ее хищение, потеря части информации в процессе переноса из другой базы. Кроме того, как показывает практика, затруднен поиск ошибок, сделанных во время обработки документов.

Решение обозначенных проблем в обеспечении информационной безопасности, на наш взгляд, заключается в организации мониторинга программного продукта посредством анкетирования ее пользователей с целью сбора и изучения отзывов и рекомендаций, для принятия решений об устранении недостатков и совершенствования. Проведение работ по аудиту безопасности систем может позволить выявить слабые места их защиты и ошибки в настройках. Защищенные конфигурации программного продукта помогут избежать возможных сценариев противоправных действий пользователей и хакеров. Работы в данном направлении уже ведутся, но полученные результаты не удовлетворяют интересы ни разработчиков программного продукта, ни ее пользователей, поскольку, имеют краткосрочный эффект.

Партнерские взаимоотношения между участниками экономического пространства, формирующиеся в условиях нестабильности, заставляют искать новые формы сотрудничества, и, как следствие рождают новые проблемы в учете. Любые сложности, возникающие как на стадии фиксирования хозяйственных операций, так и обработки информации увеличивают информационные риски организаций, подготавливающих отчетность и организаций, проявляющих к ней интерес.

Возможным решением обозначенной проблемы должна стать работа профессиональных сообществ, направленная на соблюдение интересов взаимодействующих сторон. Основным направлением такого сотрудничества может быть работа над текстом федеральных стандартов, функции которых до настоящего времени выполняют положения по бухгалтерскому учету. Новые нормативные акты должны учесть и разрешить противоречия в части альтернативных возможностей в организации системы документооборота и автоматизации форм учета. Официально такие возможности продекларированы, а реально ограничены. Конкуренция на рынке бухгалтерских информационных систем будет способствовать формированию справедливой стоимости, как на право использования информационного продукта, так и его сопровождение. Кроме того, это обстоятельство будет подталкивать создателей к постоянному поиску преимуществ перед конкурентами, а, значит, интересы пользователей станут приоритетными, и лозунг «все гениальное – просто» будет основополагающим. Организации, формирующие отчетную информацию, таким образом, получат возможность выбора формы ее обработки, конкурентные преимущества создателей информационных систем будут базироваться на простоте их использования и минимизации рисков от несанкционированного доступа к ней, а пользователи учетной информации будут иметь возможность принятия управленческих решений на основе качественного информационного источника.

Список литературы

  1. Рудакова Т.А., Санникова И.Н. Информационные риски субъектов реального сектора экономики / Т.А. Рудакова, И.Н Санникова //
  2. Известия Алтайского государственного университета. 2015. Т. 1. № 2 (86). С. 158-161.
  3. Рудакова Т.А., Рудакова О.Ю. Информационное обеспечение антикризисного менеджмента в процедурах банкротства / Т.А. Рудакова, О.Ю. Рудакова // Известия Алтайского государственного университета. 2010. № 2-1. С. 280-285.
  4. Малаханов А.Н. К вопросу восстановления бухгалтерского учета на малом предприятии. В сборнике: Социально-экономическое развитие общества в координатах XXI в.: традиции и инновации Сборник статей. Алтайская академия экономики и права; Под редакцией Т.Г. Строителевой. 2014. С. 117-126.
  5. Санникова И.Н., Рудакова Т.А., Татарникова Э.В. Риски реального сектора экономики в контексте региональной экономической безопасности / И.Н. Санникова, Т.А. Рудакова, Э.В. Татарникова // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. 2015. № 20. С. 2-13.