В настоящее время для предприятий РФ крайне остро стоит вопрос повышения эффективности работы и улучшения качества выпускаемой продукции. Для осуществления успешной коммерческой деятельности в условиях нестабильной рыночной конъюнктуры вопросы повышения эффективности и повышения конкурентоспособности выступают на первый план.
Все большего внимания и ресурсов руководителей российских предприятий требуют проблемы, связанные с современными тенденциями развития мировой экономики. В условиях высокой конкуренции и глобализации производства и сбыта успех определяется качеством менеджмента, или способностью системы управления удовлетворять потребности операционной деятельности, формировать условия и ресурсы развития [1].
Предприятия малого и среднего бизнеса менее защищены от колебаний рынка, кризисов, последствий санкций, колебаний курсов валют и нестабильности мировой экономики, на них нет громоздких оргструктур, и сотрудникам часто приходится заниматься и текущей, и проектной деятельностью, и развитием одновременно.
Для Самарской области повышение эффективности предприятий малого и среднего бизнеса является насущной проблемой. Значительное снижение эффективности работы предприятий происходит не в последнюю очередь из-за формального внедрения современных подходов и методов управления, таких как СМК, Бережливое производство, процессный подход при наличии сложных и запутанных организационных структур [3].
Одним из путей повышения эффективности деятельности, как сотрудников, так и руководителей, и предприятий в целом является внедрение инструментов Тайм-менеджмента. Эти инструменты повышают эффективность работы сотрудников и руководителей на 20-50% и, как следствие, приводят к росту эффективности работы предприятий и повышению их конкурентоспособности.
Преимущество внедрения инструментов Тайм-менеджмента заключается в том, что их внедрение даёт быстрый эффект, не требует значительных затрат на внедрение, они просты и понятны любому сотруднику. Кроме того, инструменты Тайм-менеджмента совместимы с любыми другими методами менеджмента (Бережливое производство, СМК, электронный документооборот, «6 сигм» и другими) и значительно повышают их эффективность [3].
Внедрение инструментов Тайм-менеджмента позволяет сотрудникам предприятий [4]:
- улучшить процесс планирования, уменьшить количество проблем (в том числе системных);
- больше времени уделить работе по улучшениям;
- повысить скорость решения проблем и исключить их повторное появление;
- значительно сократить время на поиск документов;
- расставить верные приоритеты в делах;
- повысить эффективность проведения совещаний и использования баз данных;
- повысить удовлетворённость потребителя и конкурентоспособность предприятия.
Пошаговый алгоритм по внедрению инструментов Тайм-менеджмента, разработанный автором в рамках дипломного проектирования и внедренный в деятельность нескольких малых предприятий Самарской области, включает в себя следующие этапы:
- Определены приоритеты в развитии бизнеса — проведён анализ текущего состояния бизнеса, текущих и будущих слабых мест, анализ распределения ресурсов, краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей;
- Определены потери времени, которые существуют на предприятии. Описано текущее состояние по потерям времени, а также состояние, к которому нужно стремиться;
- Разработана программа по внедрению инструментов Тайм-менеджмента;
- Проведено внедрение инструментов Тайм-менеджмента.
Данный проект реализовывался по шагам:
Шаг 1 Была изучена информация о предприятии
- Ключевые ценности предприятия;
- Стратегические и тактические цели;
- Направления деятельности;
- Политика и цели в области качества;
- Организационная структура предприятия.
Шаг 2 Проведён анализ деятельности предприятия
1. Анализ внешней среды
Анализ внешней среды предприятия необходим, чтобы оценить условия, в которых находится и работает предприятие. Это позволяет выявить факторы, которые влияют на деятельность компании. По результатам анализа разрабатываются рекомендации по использованию возможностей и минимизации угроз внешней среды. Для анализа внешней среды необходима оценка потребителей, поставщиков, конкурентов и всей отрасли производства на сегодняшний день [5].
2. Анализ внутренней среды
Анализ внутренней среды предприятия необходим, чтобы оценить работу предприятия и его текущее состояние, это позволит проанализировать возможности компании и определить, к какому состоянию необходимо стремиться [6]. По результатам анализа разрабатываются рекомендации, внедряются инструменты и методы для повышения эффективности работы предприятия. Для анализа внутренней среды необходима оценка технологий, продукции, оборудования, персонала и системы менеджмента качества предприятия.
Шаг 3 Проведён SWOT-анализ
По результатам анализа внешней и внутренней среды составлена матрица SWOT-анализа, представленная в таблице 1.
Сильные стороны | Слабые стороны |
|
|
Возможности | Угрозы |
|
|
По результатам анализа деятельности предприятия, стратегических целей, внешней и внутренней среды и SWOT-анализа в проекте были сделаны выводы, что для предприятия актуальным является внедрение Тайм-менеджмента, как личного ТМ сотрудников, так и корпоративного ТМ [7], что позволит:
- сделать работу сотрудников более эффективной;
- увеличить номенклатуру по новым изделиям без увеличения штата сотрудников;
- перейти от состояния «как есть» к состоянию «как должно быть» по повышению эффективности и устранению потерь.
Шаг 4. В ходе проведения работ на предприятиях была разработана программа по внедрению ТМ, в помощью которой можно оптимизировать временные ресурсы и с небольшими затратами добиться значительных результатов в повышении эффективности предприятия [8].
Проведён анализ потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента.
Для определения потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента были выбраны основные направления оценки предприятия и проведено анкетирование. Вывод по анкетированию (пример малого предприятия в г. Тольятти) представлен в таблице 2 и на рисунке 1
Направления | Текущие показатели | К чему стремится |
Система планирования | 6, 7 | 9,7 |
Контроль выполнения поручений | 4 | 9,2 |
Контроль мероприятий по проектам | 4,6 | 9,2 |
Визуальное управление в офисе (в ПК и на бумаге) в том числе по проектам | 4,2 | 9,4 |
Система быстрого решения проблем в цехе и в офисе | 5,4 | 9,4 |
Потери в офисе (5S на рабочих местах, отсутствие ответственности, просроченные сроки проблемы в производстве) | 2 | 9,4 |
Внедрение личных методов ТМ | 2,8 | 10 |
Система мотиваций | 4,2 | 8,8 |
Система делегирования | 3 | 9,6 |
Наличие корпоративного ежедневника у сотрудников с разбивкой работа по проектам/важные мероприятия/текущие | 2 | 9,6 |
Базы данных по: качеству простоям проблемам | 6 | 10 |
Система аудита поиск документа за 20 с. | 3,1 | 9,7 |
Электронный документооборот | 4 | 9,7 |
Командная работа | 3,8 | 9,7 |
Система эффективных совещаний и быстрого решения проблем | 3,2 | 9,7 |
Система обучения персонала ТМ | 2,2 | 9,6 |
Оценка внутренних потребителей | 2,8 | 8,6 |
Удовлетворенность внешних потребителей | 6,5 | 9,6 |
Шаг 5 Опрос персонала
Для выявления проблем и потерь времени на предприятии был проведен опрос персонала с целью анализа и выявления проблем времени и разработки решений по их устранению. Результаты опроса необходимо статистически обработать и определить проблемы и потери, которые будут устраняться в первую очередь.
Шаг 6 Разработка корпоративного ежедневника
Для сотрудников предприятия был разработан корпоративный ежедневник, чтобы сотрудники могли распределять свое время, больше успевать, тем самым повышая общую эффективность предприятия.
Шаг 7 Список поглотителей
Персоналу предприятия был предоставлен список поглотителей времени. С помощью этого списка, вывешенного на стенде, каждый сотрудник мог определить собственных поглотителей и выбрать способы борьбы с ними, используя методы Тайм-менеджмента.
Шаг 8 Обучение и анкетирование
По результатам обучения было проведено анкетирования сотрудников и руководителей по основным методам Тайм-менеджмента.
Персонал мог выбрать, какие методы подходят к личному Тайм-менеджменту, а какие станут корпоративными. Очень важно, чтобы методы корпоративного Тайм-менеджмента выбрали сами сотрудники, а не навязывались, таким образом эффективность и результативность от них будет гораздо выше. Результаты анкетирования представлены в таблице 3.
МЕТОДЫ | Личные | Корпоративные |
Метод АВС, АБВГД, Альпы. | 6 | 4 |
Матрица срочно — важно | 4 | 3 |
Матрица экономично эффективно | 0 | 4 |
Метод Парето | 2 | 2 |
Каскадирование Целей | 3 | 3 |
Сетевой график (диаграмма Ганта) | 1 | 5 |
Хронометраж | 2 | 3 |
Планирование через приоритеты | 2 | 0 |
Правило 60/40 (планирование времени) и гибкое планирование | 2 | 2 |
Группировка заданий по темам | 3 | 4 |
Делегирование полномочий | 3 | 3 |
Контроль и самоконтроль | 2 | 1 |
Бифштекс из слона | 3 | 4 |
Ежедневник | 4 | 1 |
Метод чистого стола | 3 | 0 |
Эффективное проведение совещаний | 0 | 4 |
Метод Айви Ли | 3 | 4 |
Оценка риски и ресурсы | 1 | 2 |
Ориентация на конечный результат | 1 | 1 |
Контроль за выполнением поручений | 2 | 4 |
Планирование неделя-месяц-год | 1 | 2 |
Метод 5 почему? | 0 | 1 |
Дисциплинарная неделя | 1 | 0 |
График приверженности | 0 | 1 |
Визуализация | 1 | 1 |
Тайм щит | 0 | 1 |
Съесть лягушку | 0 | 1 |
По результатам анализа были выбраны методы корпоративного Тайм-менеджмента, которые были внедрены по всей организации.
Шаг 9 Подведение итогов проекта
Планируемое ранее на предприятии увеличение объёмов по новой продукции на 20% требовало принятия на работу не менее 2-х человек. По результатам внедрения инструментов и методик Тайм-Менеджмента производительность труда ИТР выросла на 10%, что позволило отказаться от приёма на работу специалиста по подготовке производства и сэкономить на затратах на заработную плату. Срок окупаемости проекта составляет около полугода.
Предлагаемый проект мероприятий по повышению эффективности деятельности предприятий малого и среднего бизнеса одобрен и внедрен руководством нескольких предприятий г. Тольятти. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.