Внедрение инструментов тайм-менеджмента как направление повышения эффективности малого и среднего бизнеса

№39-1,

экономические науки

В статье представлен проект мероприятий по внедрению инструментов Тайм-менеджмента для предприятия малого и среднего бизнеса. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

Похожие материалы

В настоящее время для предприятий РФ крайне остро стоит вопрос повышения эффективности работы и улучшения качества выпускаемой продукции. Для осуществления успешной коммерческой деятельности в условиях нестабильной рыночной конъюнктуры вопросы повышения эффективности и повышения конкурентоспособности выступают на первый план.

Все большего внимания и ресурсов руководителей российских предприятий требуют проблемы, связанные с современными тенденциями развития мировой экономики. В условиях высокой конкуренции и глобализации производства и сбыта успех определяется качеством менеджмента, или способностью системы управления удовлетворять потребности операционной деятельности, формировать условия и ресурсы развития [1].

Предприятия малого и среднего бизнеса менее защищены от колебаний рынка, кризисов, последствий санкций, колебаний курсов валют и нестабильности мировой экономики, на них нет громоздких оргструктур, и сотрудникам часто приходится заниматься и текущей, и проектной деятельностью, и развитием одновременно.

Для Самарской области повышение эффективности предприятий малого и среднего бизнеса является насущной проблемой. Значительное снижение эффективности работы предприятий происходит не в последнюю очередь из-за формального внедрения современных подходов и методов управления, таких как СМК, Бережливое производство, процессный подход при наличии сложных и запутанных организационных структур [3].

Одним из путей повышения эффективности деятельности, как сотрудников, так и руководителей, и предприятий в целом является внедрение инструментов Тайм-менеджмента. Эти инструменты повышают эффективность работы сотрудников и руководителей на 20-50% и, как следствие, приводят к росту эффективности работы предприятий и повышению их конкурентоспособности.

Преимущество внедрения инструментов Тайм-менеджмента заключается в том, что их внедрение даёт быстрый эффект, не требует значительных затрат на внедрение, они просты и понятны любому сотруднику. Кроме того, инструменты Тайм-менеджмента совместимы с любыми другими методами менеджмента (Бережливое производство, СМК, электронный документооборот, «6 сигм» и другими) и значительно повышают их эффективность [3].

Внедрение инструментов Тайм-менеджмента позволяет сотрудникам предприятий [4]:

  • улучшить процесс планирования, уменьшить количество проблем (в том числе системных),
  • больше времени уделить работе по улучшениям,
  • повысить скорость решения проблем и исключить их повторное появление,
  • значительно сократить время на поиск документов,
  • расставить верные приоритеты в делах,
  • повысить эффективность проведения совещаний и использования баз данных,
  • повысить удовлетворённость потребителя и конкурентоспособность предприятия.

Пошаговый алгоритм по внедрению инструментов Тайм-менеджмента, разработанный автором в рамках дипломного проектирования и внедренный в деятельность нескольких малых предприятий Самарской области, включает в себя следующие этапы:

  • Определены приоритеты в развитии бизнеса – проведён анализ текущего состояния бизнеса, текущих и будущих слабых мест, анализ распределения ресурсов, краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей.
  • Определены потери времени, которые существуют на предприятии. Описано текущее состояние по потерям времени, а также состояние, к которому нужно стремиться.
  • Разработана программа по внедрению инструментов Тайм-менеджмента.
  • Проведено внедрение инструментов Тайм-менеджмента.

Данный проект реализовывался по шагам:

Шаг 1 Была изучена информация о предприятии

  1. Ключевые ценности предприятия
  2. Стратегические и тактические цели
  3. Направления деятельности
  4. Политика и цели в области качества
  5. Организационная структура предприятия

Шаг 2 Проведён анализ деятельности предприятия

  1. Анализ внешней среды

Анализ внешней среды предприятия необходим, чтобы оценить условия, в которых находится и работает предприятие. Это позволяет выявить факторы, которые влияют на деятельность компании. По результатам анализа разрабатываются рекомендации по использованию возможностей и минимизации угроз внешней среды. Для анализа внешней среды необходима оценка потребителей, поставщиков, конкурентов и всей отрасли производства на сегодняшний день [5].

  1. Анализ внутренней среды

Анализ внутренней среды предприятия необходим, чтобы оценить работу предприятия и его текущее состояние, это позволит проанализировать возможности компании и определить, к какому состоянию необходимо стремиться [6]. По результатам анализа разрабатываются рекомендации, внедряются инструменты и методы для повышения эффективности работы предприятия. Для анализа внутренней среды необходима оценка технологий, продукции, оборудования, персонала и системы менеджмента качества предприятия.

Шаг 3 Проведён SWOT-анализ

По результатам анализа внешней и внутренней среды составлена матрица SWOT-анализа, представленная в таблице 1.

Таблица 1 SWOT-анализ

Сильные стороны

Слабые стороны

  • Наличие долгосрочных целей
  • Внедрена СМК в соответствии с требованиями ISO-9001 в зарубежном органе по сертификации
  • Стабильно работающее оборудование
  • Внедряется Бережливое производство и спец. Методы СМК (SPC, MSA, PPAP, FMEA, APQP)
  • Хорошая логистика (промкомзона)
  • Проведение бенчмаркинга внешнего и внутреннего
  • Внедрение проектного подхода
  • Внедрение электронного документа оборота
  • Компетентный персонал. Наличие системы мотивации. Низкая текучесть кадров
  • Развитие корпоративной культуры
  • Полный цикл производства узлов
  • Высокая доля добавленной стоимости
  • Привлекательность для совместных и зарубежных автосборочных заводов, и поставщиков 1-ого уровня
  • Сокращение объемов заказов
  • Зависимость от колебаний курса валют
  • Рост себестоимости продукции из-за увеличения затрат на энергоносители
  • Увеличение сроков платежей в автопроме (поставщики АВТОВАЗа)
  • Большая часть заказов по одному потребителю (АВТОВАЗ)
  • Существенные колебания объема заказов в течение месяца

Возможности

Угрозы

  • Возможность получения прямых контрактов с автосборочными заводами и поставщиками 1-ого уровня
  • Выполнение требований перспективных потребителей по качеству и эффективности
  • Привлекательность для перспективных потребителей по логистике
  • Возможность отвечать перед потребителем за модуль (узел в сборе)
  • Риск задержки платежей
  • Сокращение объемов в случае проблем у основного потребителя (АВТОВАЗ)
  • Сокращение номенклатуры и объемов при снятии с производства морально устаревших моделей ВАЗ
  • Сокращение объемов при падении продаж легковых автомобилей (кризис в отрасли или сезонное падение продаж)
  • Увеличение запасов, срыв графика поставок, снижение эффективности процессов

По результатам анализа деятельности предприятия, стратегических целей, внешней и внутренней среды и SWOT-анализа в проекте были сделаны выводы, что для предприятия актуальным является внедрение Тайм-менеджмента, как личного ТМ сотрудников, так и корпоративного ТМ [7], что позволит:

  • сделать работу сотрудников более эффективной,
  • увеличить номенклатуру по новым изделиям без увеличения штата сотрудников,
  • перейти от состояния «как есть» к состоянию «как должно быть» по повышению эффективности и устранению потерь.

Шаг 4. В ходе проведения работ на предприятиях была разработана программа по внедрению ТМ, в помощью которой можно оптимизировать временные ресурсы и с небольшими затратами добиться значительных результатов в повышении эффективности предприятия [8].

Проведён анализ потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента.

Для определения потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента были выбраны основные направления оценки предприятия и проведено анкетирование. Вывод по анкетированию (пример малого предприятия в г. Тольятти) представлен в таблице 2 и на рисунке 1

Таблица 2. Выводы по анкетированию

Направления

Текущие показатели

К чему стремится

Система планирования

6, 7

9,7

Контроль выполнения поручений

4

9,2

Контроль мероприятий по проектам

4,6

9,2

Визуальное управление в офисе (в ПК и на бумаге) в том числе по проектам

4,2

9,4

Система быстрого решения проблем в цехе и в офисе

5,4

9,4

Потери в офисе (5S на рабочих местах, отсутствие ответственности, просроченные сроки проблемы в производстве)

2

9,4

Внедрение личных методов ТМ

2,8

10

Система мотиваций

4,2

8,8

Система делегирования

3

9,6

Наличие корпоративного ежедневника у сотрудников с разбивкой работа по проектам/важные мероприятия/текущие

2

9,6

Базы данных по: качеству простоям проблемам

6

10

Система аудита поиск документа за 20 с.

3,1

9,7

Электронный документооборот

4

9,7

Командная работа

3,8

9,7

Система эффективных совещаний и быстрого решения проблем

3,2

9,7

Система обучения персонала ТМ

2,2

9,6

Оценка внутренних потребителей

2,8

8,6

Удовлетворенность внешних потребителей

6,5

9,6

Радарный график

Рисунок 1 Радарный график

Шаг 5 Опрос персонала

Для выявления проблем и потерь времени на предприятии был проведен опрос персонала с целью анализа и выявления проблем времени и разработки решений по их устранению. Результаты опроса необходимо статистически обработать и определить проблемы и потери, которые будут устраняться в первую очередь.

Шаг 6 Разработка корпоративного ежедневника

Для сотрудников предприятия был разработан корпоративный ежедневник, чтобы сотрудники могли распределять свое время, больше успевать, тем самым повышая общую эффективность предприятия.

Шаг 7 Список поглотителей

Персоналу предприятия был предоставлен список поглотителей времени. С помощью этого списка, вывешенного на стенде, каждый сотрудник мог определить собственных поглотителей и выбрать способы борьбы с ними, используя методы Тайм-менеджмента.

Шаг 8 Обучение и анкетирование

По результатам обучения было проведено анкетирования сотрудников и руководителей по основным методам Тайм-менеджмента.

Персонал мог выбрать, какие методы подходят к личному Тайм-менеджменту, а какие станут корпоративными. Очень важно, чтобы методы корпоративного Тайм-менеджмента выбрали сами сотрудники, а не навязывались, таким образом эффективность и результативность от них будет гораздо выше. Результаты анкетирования представлены в таблице 3.

Таблица 3. Результаты анкетирования

МЕТОДЫ

Личные

Корпоративные

Метод АВС, АБВГД, Альпы.

6

4

Матрица срочно - важно

4

3

Матрица экономично эффективно

0

4

Метод Парето

2

2

Каскадирование Целей

3

3

Сетевой график (диаграмма Ганта)

1

5

Хронометраж

2

3

Планирование через приоритеты

2

0

Правило 60/40 (планирование времени) и гибкое планирование

2

2

Группировка заданий по темам

3

4

Делегирование полномочий

3

3

Контроль и самоконтроль

2

1

Бифштекс из слона

3

4

Ежедневник

4

1

Метод чистого стола

3

0

Эффективное проведение совещаний

0

4

Метод Айви Ли

3

4

Оценка риски и ресурсы

1

2

Ориентация на конечный результат

1

1

Контроль за выполнением поручений

2

4

Планирование неделя-месяц-год

1

2

Метод 5 почему?

0

1

Дисциплинарная неделя

1

0

График приверженности

0

1

Визуализация

1

1

Тайм щит

0

1

Съесть лягушку

0

1

По результатам анализа были выбраны методы корпоративного Тайм-менеджмента, которые были внедрены по всей организации.

Шаг 9 Подведение итогов проекта

Планируемое ранее на предприятии увеличение объёмов по новой продукции на 20% требовало принятия на работу не менее 2-х человек. По результатам внедрения инструментов и методик Тайм-Менеджмента производительность труда ИТР выросла на 10%, что позволило отказаться от приёма на работу специалиста по подготовке производства и сэкономить на затратах на заработную плату. Срок окупаемости проекта составляет около полугода.

Предлагаемый проект мероприятий по повышению эффективности деятельности предприятий малого и среднего бизнеса одобрен и внедрен руководством нескольких предприятий г. Тольятти. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

Список литературы

  1. Никитина Н.В., Корнеева Е.Н. Современные тенденции развития менеджмента [Текст] // Экономика и управление: новые вызовы и перспективы. 2011. Т. 1. № 2. С. 272-274.
  2. Кудряшов А.В. Качество как национальная идея [Текст] / Город качества City of Quality 2007 г. – Самара: Изд-во «НТЦ», 2007. - С. 6 -11.
  3. Дод П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы [Текст] / Памела Дод , Даг Сандхайм. - М.: Диля, 2012. - 128 c.
  4. Дункан К. Ваш личный тайм-менеджмент [Текст] / К. Дункан. - Мн.: Попурри, 2012. - 224 c.
  5. Кеннеди Д. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль [Текст] / Дэн Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 200 c.
  6. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью [Текст] / Дж. Моргенстерн.- М.: Добрая книга, 2015. - 258 c.
  7. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений [Текст] / Глеб Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 224 c.
  8. Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент [Текст] / Стив Прентис. - М.: Добрая книга, 2013. - 288 c