Снабженческо-заготовительная деятельность осуществляется на стадии формирования материального фактора производства, здесь концентрируются хозяйственные операции от закупки сырья и материалов до отпуска их в производство, то есть снабжения ими производственного процесса. При этом наличие материально-производственных запасов на каждой из стадий кругооборота средств экономического субъекта обусловлено непрерывностью процессов заготовления, производства и реализации, что в свою очередь вызывает необходимость организации учета и контроля их состава и структуры на всех этапах в поэлементном разрезе и по охвату нормирования.
Таким образом, одной из наиболее актуальных задач, стоящих перед менеджером в условиях конкурентного рынка, является разработка и использование на практике эффективных методов организации, управления и контроля в сфере снабженческо-заготовительной. В этой связи особая роль отводится постановки эффективной системы контроля и ревизии материально-производственных запасов, которая состоит в том, чтобы правильно и оперативно выявлять имеющиеся нарушения в учете и движении материальных ценностей. Так, например, вследствие допущенных ошибок в учете материально-производственных запасов, неверно калькулируется себестоимости готовой продукции, что в свою очередь ведет к искажению финансового результата и налогооблагаемой прибыли организации, а, следовательно, к штрафам и пеням со стороны налоговых органов [4].
Основными задачами контроля и ревизии материально-производственных запасов являются выявление соблюдения установленного порядка их приобретения, оприходования, хранения и расходования в процессе финансово-хозяйственной деятельности, определение путей улучшения их формирования и использования в целях повышения эффективности производства. Кроме этого, в задачи контроля и ревизии материально-производственных ресурсов входят также выявление фактов их растрат, недостач и хищений, определение потерь, обусловленных естественными факторами и зависящими от соответствующих условий их хранения и транспортировки, установление причин и должностных лиц, виновных в допущенных недостачах и нецелесообразном их использовании.
Для успешного решения указанных задач контроль и ревизию материально-производственных запасов в сфере снабженческо-заготовительной деятельности рекомендуется начать c проверки организации складского хозяйства, а именно с состояния хранения, учета и сохранности материально-производственных запасов на складе. Затем выявить полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих в компанию материальных ресурсов по отдельным каналам их поступления. После этого установить полноту, своевременность и правильность списания материально-производственных запасов по отдельным направлениям их выбытия. Заканчивается ревизия выявлением: соблюдения установленного порядка нормирования материально-производственных запасов, соответствия их фактических остатков нормативному или плановому значению, излишних материальных ресурсов, и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности экономического субъекта о наличии и движении материалов.
Основными источниками контрольных данных при проведении ревизии материальных ценностей выступают: первичные документы и учетные записи по следующим счетам бухгалтерского учета: 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», а также соответствующие договоры (купли-продажи, поставок, безвозмездной передачи, учредительные договоры), переписка с поставщиками и другими контрагентами, материалы инвентаризаций, контрольного осмотра складского хозяйства [6].
В целях повышения эффективности деятельности экономического субъекта в снабженческо-заготовительной отрасли необходимо совершенствовать методологию контроля и ревизии материально-производственных запасов, так проверку поступления материалов необходимо осуществлять по нескольким направлениям:
- Выборочная документальная проверка оправданности отнесения поступающих ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам. В сводной табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность и обоснованность:
- применения критерия для отнесения объектов к материалам;
- установления характера полученных материалов, состоит в выявлении источников, поступающих материально-производственных запасов (от поставщиков, подотчетных лиц, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства);
- документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).
- Документальная проверка учета материалов – связана с проверкой фактического наличия утвержденного плана материального обеспечения, наличия в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журналов учета материальных ресурсов. При этом ревизор выявляет факты недопоставки или излишней поставки материалов, через сверку по ассортименту, количеству, цене фактически поступивших материальных ресурсов с данными договоров поставки, а также устанавливает соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение материальных запасов требованиям нормативно-правовых актов, таблица 1 [2].
Таблица 1 – Ревизия материалов по направлениям их поступления.
Направление поступления материалов |
Процедура проверки |
При доставке материалов автотранспортом |
Проводится сверка данных, отраженных в журнале учета поступающих материалов с данными отраженными в карточках учета материалов, имеющимися автотранспортными накладными и приходными ордерами, при этом журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера - в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов - у кладовщика. На всех первичных документах проверяются дата, сумма, цена, наличие подписей. Обороты материалов по журналу учета и первичным документам сверяются с оборотами ведомости №10 «Учет материалов на складе». |
При доставке материалов железнодорожным транспортом |
Осуществляется сверка данных учета поступающих материалов с данными железнодорожных накладных, карточек учета материалов, приходных ордеров, корешков доверенностей. |
При поступлении материалов от подотчетных лиц |
Сверяют данные журнала учета поступающих материалов с приходными ордерами, карточками учета материалов, товарными чеками, при этом товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации. |
При поступлении материалов, оставшихся от ликвидации основных средств |
Данных журнала учета поступающих материалов сопоставляют с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. При этом акт формы № М-35 сверяется с данными акта формы № ОС-4 и инвентарной карточкой формы № ОС-6. А так как, акт по форме № М-35 составляется при разборке здания или сооружения подрядной организацией, ревизор может сделать запрос подрядчику о подтверждении данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13. |
Ревизия списания материалов в производство – проводится документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство [5].
- Документальная проверка оформления выбытия материальных ресурсов осуществляется ревизором путем детального изучения порядка согласования отпуска материалов по требованиям формы №10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (номера, даты, суммы, подписи и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материала. Ревизор проверяет наличие актов списания, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.
- При анализе списания сырья и материалов на производство, рассмотрению подлежат такие вопросы проверки, как: фактическое наличие заявок на получение материально-производственных запасов от подразделений организации, документальная обоснованность расчетов норм расхода сырья и материалов; соблюдение норм расхода материалов; фактическое расходование сырья и материалов в подразделениях организации.
В ходе проверки выбытия материально-производственных запасов со склада ревизор обязан выяснить, когда в последний раз пересматривались действующие нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них изменения, выявить правильность их соблюдаются, то есть организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактический расход материальных ресурсов на них.
При этом необходимо отметить, что если в снабженческо-заготовительной организации образовался излишек материальных ресурсов, его можно реализовать на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону. В связи с этим ревизор должен произвести сплошную документальную проверку оформления продажи и дарения материалов, а именно осуществляется проверка правильности оформления договоров и накладных по форме №М-15.
В целом в ходе ревизии материально-технического снабжения, ревизор должен установить: что с контрагентами действительно заключены договоры на поставку необходимого количества материальных ресурсах, количество и номенклатура необходимых материально-производственных запасов определяется на основе заявок производственных подразделений организации, имеются ли нарушения в сроках и объемах поставок в ходе выполнения производственной программы. При этом обязательному контролю подлежит обоснованность возмещения налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам, которая проводится по данным расчетно-платежных документов, документов по оприходованию и использованию материально-производственных запасов.
Ревизором могут использоваться следующие приемы проверки: экспертизы различных видов, инвентаризация, прослеживание, устный опрос, проверка документов, встречная проверка и т.д.
В целом в ходе проведения ревизии материально-производственных ресурсов в снабженческо-заготовительной деятельности могут быть выявлены такие ошибки, как: отсутствие первичных приходно-расходных документов и их оформление с нарушением требований, неправильное исчисление фактической стоимости при приобретении материально-производственных запасов, списание в расход не оприходованных материалов и т.д.
Так, следствием некорректного принятия к учету поступающих материалов (без оформления приходных ордеров унифицированной формы №М-4, без проставления штампа с реквизитами приходного ордера на накладной поставщика) является невозможность подтверждения факта оприходования данных материальных ресурсов, что важно не только для бухгалтерского и налогового учета, но и для принятия к вычету «входного» НДС. Неправильное оформление первичных документов приравнивают к их отсутствию, следовательно, налогоплательщику отказывают в вычетах по НДС.
Для совершенствования учета материалов и их контроля в целом рекомендуется отражать в учете полученные материально-производственные запасы в день их фактического поступления на склад. Так, бухгалтерия будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в организацию и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде. Кроме этого, в целях совершенствования контроля данных в бухгалтерии необходимо давать более детальную информацию о каждом конкретном материале. Наиболее же оптимальным представляется вариант, при котором сама организация имеет возможность выбирать в каком разрезе получать информацию о материале, и исходя из своих предпочтений формирует критерий субконто.
Для улучшения организации складского учета необходимо: наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах; своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками; хранить материально-производственные запасы по их видам; на инвентарных карточках указывать информацию о местонахождении материала на складах; нумеровать полки и стеллажи складов.
Таким образом, снабженческо-заготовительная деятельность выполняет функции закупок, регулирования складских запасов, своевременного обеспечения бизнес-процессов экономического субъекта материально-производственными запасами, соответствующими по качеству и физическим параметрам. В этой связи разработка и использование на практике эффективных методов организации, управления и контроля в сфере снабженческо-заготовительной деятельности выступает в роли неоспоримого резерва для повышения конкурентоспособности любого экономического субъекта. Так, ревизия материально-производственных запасов обеспечивает необходимый контроль за своевременностью снабжения, нормами складских запасов, выявляет неучтенные материалы, осуществляет контроль за правильностью использования ресурсов. В целом рациональное управление запасами коммерческой организации возможно лишь при наличии действенного механизма, составляющего комплекс процедур контроля и ревизии.