Процесс внедрения АИС в организациях среднего и начального профессионального образования принимает все более широкое распространение. В настоящее время автоматизированные информационные системы (АИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности.
Например, использование таких систем позволяет в организациях среднего и начального профессионального образования:
- оптимизировать процесс обучения;
- автоматизировать составление отчетных документов;
- разгрузить персонал от бумажной работы;
- осуществлять планирование учебного процесса;
- реализовать комплексную информационно-методическую поддержку
- образовательного процесса;
На сегодняшний день каждая профессиональная образовательная организация пользуется какой-либо автоматизированной информационной системой. Внедрение автоматизированных систем управления образовательным процессом в организациях СПО и НПО становится средством формирования единой информационной среды и каждой образовательной организации, и системы среднего и начального профессионального образования в регионе. В связи с этим вопрос о подготовке кадров для работы в этих информационных системах является сегодня одной из важнейших задач. Отсутствие умения работать с АИС ведет к ошибкам, устранение которых отнимает у пользователей много времени, практически сводя на нет те преимущества, которые предлагает система. Так, на начальном этапе внедрения АИС сотрудники организаций начального и среднего профессионального образования допускают следующие типичные ошибки:
- Зачисление всех студентов любого года обучения на первый курс в текущем году. Год обучения (курс) указывали в названии группы, считая, что система сама поймет, на каком курсе должны быть студенты из названия группы.
- При ошибочном зачислении студентов не в ту группу их отчисляли, создавая приказ об отчислении или переводе, вместо того чтобы просто удалить приказ о зачислении.
- Невнимательность при заполнении списка изучаемых дисциплин: допускались опечатки в названиях дисциплин, и в таком виде названия попадали в учебный план.
- Неверное зачисление одного студента в чужую группу и затем перевод всей группы на следующие курсы вместе с этим студентом.
Исправление этих и некоторых других ошибок требует значительного времени, т.к. приходится удалять данные, которые уже внесены в систему – оценки, отметки о посещаемости, приказы о переводе групп с курса на курс, приказы о зачислении студентов, удаление самих групп. Во избежание подобных ошибок нужно, во-первых, понимать основные принципы работы АИС: в системе существуют определенные связи объектов, изменение или удаление какого-либо из них может изменить другие данные или привести к ошибкам в системе. Любая реальная система включает в себя множество связей между ее элементами, а также между элементами системы и внешней средой. Добавление объекта тоже должно опираться на определенные данные, которые должны быть внесены в систему до его внесения в систему. Во-вторых, внимательно и ответственно относиться к внесению данных в АИС. Понимание этого поможет избежать многих ошибок при работе в системе, а также избавит разработчиков от необходимости рассматривать некоторые некорректные предложения пользователей по доработке системы.
Следует при проведении курсов подготовки, переподготовки и повышения квалификации педагогических кадров обязательно включать в программу раздел теории и занятия (хотя бы одно занятие), посвященные автоматизированным информационным системам.
При проведении семинаров, обучающих работе с определенными информационными системами, слушателей тоже следует знакомить с общими принципами создания АИС. Необходимо правильно организовать обучение работе с любой информационной системой, в том числе с АИС «Сетевой город. Образование. Модуль для профессиональных организаций». Группы для проведения обучения должны быть небольшими — 15-20 человек. Возможно и дистанционное обучение в виде вебинара (по скайпу, например, или с использованием других средств), но каждый из пользователей определенной АИС должен лично принять участие в обучающем семинаре (вебинаре), чтобы иметь возможность задать интересующие его вопросы и прояснить для себя все непонятные моменты.
Может быть, следует как-то поощрять тех сотрудников, которые активно используют информационные технологии и работают в ИС. Ведь зачастую в некоторых ОО часть преподавателей перекладывает ведение электронных журналов или составление КТП на своих коллег, которые лучше подготовлены в области ИКТ. Например, используя систему Moodle преподаватель может создавать курсы, наполняя их содержимым в виде текстов, вспомогательных файлов, презентаций. За рубежом учитель, использующий в своей работе современные информационные технологии, стимулируется государством, поощряется социумом. Неплохо было бы такой опыт использовать и в наших образовательных организациях.