В качестве рационального решения проблем связанных с решением задач ускорения процессов согласования и сокращения временно-экономических затрат мой выбор пал на систему электронного документооборота Directum.
Она позволяет создавать типовые маршруты согласования, как внутри организации, так и за ее пределами. В ходе прохождения производственной практики я столкнулся с тем, что администрация муниципального района Учалинский район взаимодействует с такими внешними организациями как Комитет по управлению собственностью. До использования СЭД Directum согласование некоторых документов занимало день, а то и более долгий срок. Однако, после тестирования данной системы в действии, сроки согласования значительно сократились. Таким образом, сократились временные затраты. Вместе с этим отпала надобность в такой должности, как курьер. Тут же налицо сокращения экономических затрат. Ведь организации более выгодно научить своих сотрудников пользоваться данной системой, нежели держать в штате еще несколько курьеров.
Так же в ходе прохождения практики я столкнулся с тем, что многие сотрудники оценили удобство пользования и простой в понимании интерфейс. Тем самым время обучения сотрудников заняло не такой большой срок, как ожидалось.
Автоматизация бизнес-процессов позволяет предприятию серьезно ускорить обработку больших потоков информации, а также повышает скорость принятия стратегических и оперативных решений. Автоматизация бизнес-процессов в каждом ее проявлении — это еще один шаг к большему сокращению затрат: временных, финансовых, трудовых.
В ходе написания отчета по практике изучены организационная структура, экономические процессы предприятия. Изучил процесс создания типового маршрута в системе электронного документооборота Directum.
Технические требования к СЭД незначительны и можно установить на большинство ныне используемых на организациях компьютерах [3].
Муниципальные подразделения, разрешающие проблемы социальной сферы (отделы по обращениям граждан), работают особо интенсивно. Они выполняют постановку в очередность на приобретение материнского капитала, ведут учет и оформление обращений граждан, оттого вынуждены обрабатывать немалое количество заявлений в сокращенные сроки. С целью автоматизации деятельности сотрудников отдела учета и оформления обращений необходимо внедрить систему электронного документооборота Directum. Данная система будет производит учет обращений, а также содержать сведения о гражданах. Специальные функции, которые будут заложены в систему, операции и сервисы существенно упростят службу, за которую отвечают сотрудники отдела.
В результате внедрения СЭД не только главы администрации [1], но и подчиненные приобретут возможность просматривать достоверную информацию. После этого усиления качества и доступности сведений, а также вследствие автоматизации заметно повысится исполнительская дисциплина.
