Автоматизация документооборота в администрации

№50-2,

Технические науки

В статье рассматриваются примеры и возможности использования системы электронного документооборота Directum, качестве рационального решения проблем, связанных с решением задач ускорения процессов согласования и сокращения временно-экономических затрат для оптимизации работы Администрации района.

Похожие материалы

В качестве рационального решения проблем связанных с решением задач ускорения процессов согласования и сокращения временно-экономических затрат мой выбор пал на систему электронного документооборота Directum.

Она позволяет создавать типовые маршруты согласования, как внутри организации, так и за ее пределами. В ходе прохождения производственной практики я столкнулся с тем, что администрация муниципального района Учалинский район взаимодействует с такими внешними организациями как Комитет по управлению собственностью. До использования СЭД Directum согласование некоторых документов занимало день, а то и более долгий срок. Однако, после тестирования данной системы в действии, сроки согласования значительно сократились. Таким образом, сократились временные затраты. Вместе с этим отпала надобность в такой должности, как курьер. Тут же налицо сокращения экономических затрат. Ведь организации более выгодно научить своих сотрудников пользоваться данной системой, нежели держать в штате еще несколько курьеров.

Так же в ходе прохождения практики я столкнулся с тем, что многие сотрудники оценили удобство пользования и простой в понимании интерфейс. Тем самым время обучения сотрудников заняло не такой большой срок, как ожидалось.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет предприятию серьезно ускорить обработку больших потоков информации, а также повышает скорость принятия стратегических и оперативных решений. Автоматизация бизнес-процессов в каждом ее проявлении — это еще один шаг к большему сокращению затрат: временных, финансовых, трудовых.

В ходе написания отчета по практике изучены организационная структура, экономические процессы предприятия. Изучил процесс создания типового маршрута в системе электронного документооборота Directum.

Технические требования к СЭД незначительны и можно установить на большинство ныне используемых на организациях компьютерах [3].

Муниципальные подразделения, разрешающие проблемы социальной сферы (отделы по обращениям граждан), работают особо интенсивно. Они выполняют постановку в очередность на приобретение материнского капитала, ведут учет и оформление обращений граждан, оттого вынуждены обрабатывать немалое количество заявлений в сокращенные сроки. С целью автоматизации деятельности сотрудников отдела учета и оформления обращений необходимо внедрить систему электронного документооборота Directum. Данная система будет производит учет обращений, а также содержать сведения о гражданах. Специальные функции, которые будут заложены в систему, операции и сервисы существенно упростят службу, за которую отвечают сотрудники отдела.

В результате внедрения СЭД не только главы администрации [1], но и подчиненные приобретут возможность просматривать достоверную информацию. После этого усиления качества и доступности сведений, а также вследствие автоматизации заметно повысится исполнительская дисциплина.

Схема типового маршрута обращения граждан по вопросам жилья
Рисунок 1. Схема типового маршрута обращения граждан по вопросам жилья
Схема типового маршрута «Согласование НПА»
Рисунок 2. Схема типового маршрута «Согласование НПА»

Список литературы

  1. Ленский В., Каплин И. Оценка рисков // Экономика и ТЭК сегодня. 2009. № 11. С. 29-30.
  2. Коровин В.М. Технологии геофизических и геолого-технологических исследований скважин на основе современных средств телекоммуникаций // Геофизический вестник. 2006. № 6. С. 14-16.
  3. Патент на изобретение 2166628 RU, МПК 7 Е 21В 47/00 Способ исследования на герметичность нагнетательной скважины, оборудованной насосно- компрессорными трубами /Закиров А.Ф., Миннуллин Р.М., Назаров В.Ф., Мухамадеев Р.С., Вильданов Р.Р.; заявитель и патентообладатель ОАО «Татнефть» - № 2000116888/03; заявлено 26.06.2000; опубликовано 10.05.2001.
  4. Патент РФ № 2191255. Способ разработки нефтяной залежи / Нурмухаметов P.C., Хисамутдинов Н.И., Тазиев М.З., Владимиров И.В., Закиров А.Ф., Гильманова Р.Х., Буторин О.И., Юнусов Ш.M.; заявлено 26.06.2000; Опубл. Б.И. № 29, 2002.
  5. Беляева А.С., Исламова Г.Г. Необходимость использования математических методов в социологических исследованиях // Проблемы исследования финансово-экономических процессов в условиях глобализации. Материалы Международной научно-практической конференции: в 2 частях. Ассоциация кредитных организаций Республики Башкортостан, ФГБОУ ВПО «Оренбургский аграрный университет», Институт экономики, финансов и бизнеса. Научно-издательский центр «AETERNA». 2014. С.33-36.