В современном мире управление проектами (англ. Project management) называют область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.
На протяжении всей своей истории, в тот или иной промежуток времени, человечество подходило к моментам, требующим направленных усилий без преувеличения колоссального количества людей. В разное время таких усилий требовали разные задачи, будь то создание Висячих садов (VII век до н.э.), Великой Китайской стены (III век до н.э.) или же путешествие Колумба в доселе неизведанные воды (XV век н.э.) — все эти примеры, являются грандиозными по своему значению проектами, требующими согласованных усилий множества индивидуумов.
Создание различных по своим масштабам проектов происходило всегда. Однако, как правило, работы по достижению цели велись без какого-либо централизованного, разработанного под конкретные нужды способа кооперации имеющихся ресурсов, что приводило к колоссальным их утечкам.
Управление проектами является универсальным методом построения производственных процессов, и потому большая часть его механизмов и идей справедливы для решения задач в самых различных направлениях деятельности: и в строительстве многоэтажного здания, и в разработке приложения для смартфона. При столь сильном ранжировании сфер применения неизбежно накладывается отпечаток на управление проектами в каждой из них.
Ключевой особенностью построения процесса разработки софтверных программ является нестабильность. Данная сфера деятельности подразумевает постоянные изменения в процессе разработки. Различные отклонения от заданного изначально курса всегда сопутствуют разработчикам. Связано это в первую очередь с непрестанным развитием технологий и возможностью их применения, а также с изменениями требований заказчика конечного продукта. Таким образом, если команда может позволить себе постоянный пересмотр и редакцию плана действий при появлении значительных изменений, влияющих на производственный процесс, тем более эффективным будет использование ее ресурсов.
Функция управляющего проектом сводится к уменьшению потерь на всех этапах разработки, а именно к ликвидации простоев, возникающих в процессе производства программного продукта. Простои являются критичными по следующей причине: все время простоя увеличивает стоимость продукта, но не увеличивает его ценность для потребителя, а значит является потерями в чистом виде. Таким образом, абсолютно все процессы, не способствующие увеличению ценности конечного продукта, являются потерями. Даже отлично работающая функция конечного продукта, которой никто не пользуется, является потерей.
Повышение эффективности реализации проекта
Люди
Первым и ключевым моментом являются условия разработки для сотрудников. Спецификация IT проектов требует от project-менеджера максимального обеспечения удовлетворения первичных нужд сотрудников, кои специалистам из других деятельных сфер кажутся причудливыми или даже не уместными. Примером может послужить полное отсутствие дресскода.
Технологии
С целью сокращения потерь при реализации проекта в IT сфере существует множество таких инструментов, как ERP, Kanban, внутрикорпоративный Wiki, Axure PR, JetBrains YouTrack, JetBrains TeamCity, MVVM, FastReport, различного рода фреймворки и библиотеки данных. Какова бы ни была сфера влияния и происхождение инструмента, ключевой задачей, возлагаемой на него, является автоматизация, упрощение и сокращение затрачиваемого на процесс создания или поддержку времени.
Особенностью использования автоматизирующих инструментов является необходимость осмысленного подхода к их использованию. В практике большинства IT компаний есть опыт неудачного внедрения тех или иных инструментов, приведших к эффекту, обратному от ожидаемого.
ERP как важный инструмент сокращения потерь
Среди всего многообразия инструментов повышения эффективности работы организации в IT сфере, особняком стоит использование ERP-системы (ERP — англ. Enterprise Resource Planning, «планирование ресурсов предприятия». ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP). Это связано в первую очередь с особенностями отрасли — организация рабочего процесса в различных IT организациях может быть нацелена на очень разные по своим характеристикам задачи. От создания многофункционального графического движка до одностраничного приложения для смартфонов — все это и многое другое, попадает в данную стезю человеческой деятельности. Это приводит к невозможности создания универсального ERP, в достаточной мере удовлетворяющего нужды множества организаций без индивидуальной доработки для каждой из них. Таким образом, разработка ERP системы на стороне имеет ряд очень весомых недостатков, среди которых сравнительно большая задержка обратной связи, а также низкая точность постановления и выполнения задач. Это приводит к следующему выводу — разработка ERP системы внутри организации является более приемлемой, по своей эффективности для деятельности организации, альтернативой.
Трудно переоценить потенциальный результат от успешного введения упомянутой системы управления ресурсами в рассматриваемой сфере деятельности, однако на практике ее можно встретить не слишком часто, так как подобная индивидуальная разработка доступна только состоявшимся организациям с достаточными ресурсами, пусть и значительная их часть является скорее инвестициями, так как индивидуальный ERP дает конкурентные преимущества, автоматизирует бизнес процессы часто очень специфичные для каждого вида бизнеса.
В качестве примера отметим, что если система разработана, настроена и используется оптимальным образом, то обработка запроса клиента происходит куда быстрее, нежели у конкурентов, что дает превосходство на рынке.
Стоит так же упомянуть, что в случае, если проблем с ресурсами нет, создание индивидуальной ERP системы, сопряжено так же и с иными сложностями. В случае компании «Palex» (область деятельности — локализация и переводы) происходит следующее: компания имеет финансовые и человеческие ресурсы для разработки, однако проблемным звеном является отсутствие опыта в разработке комплексного программного обеспечения подобного (высокого) уровня. В связи с этим, в процессе разработки возникал ряд проблем, требующих решения.
Вывод
Из перечисленного выше, можно сделать вывод о том, что главным критерием оценки конечного продукта является его ценность. Из этого следует, что одной из важнейших функцией управления проектами является максимальная автоматизация и оптимизация всех рабочих процессов с целью сокращения издержек. Для этого может быть использован целый арсенал существующих решений, однако отдельного разговора заслуживает применение ERP системы. Успешное ее внедрение, потенциально способно значительно повысить эффективность всей организации и принести ей конкурентные преимущества на рынке. Однако, в большинстве случаев готовое решение не может полноценно использоваться и покрывать все нужды — возникает нужда разработки собственного программного пакета, что в свою очередь весьма ресурсо-затратно и скрывает в себе множество трудностей.