Введение
Проблема повышения эффективности аппарата управления и учебно-методического обеспечения вуза в последнее время обострилась с новой силой. Причиной является крайне невысокая заработная плата учебно-вспомогательного персонала, колоссальный объём документации, необходимой для сопровождения учебного процесса по новому закону об образовании, а также стратегия государственных органов на борьбу с неэффективными образовательными программами вузов. Таким образом, вузы оказываются в ситуации экзистенциального кризиса, определяющего — станут ли они драйверами роста в своей отрасли или регионе, либо бесславно растратят авторитет и ресурсы, чтобы присоединиться к другим, более успешным в виде филиалов. Решение поставленной проблемы повышения эффективности видится в автоматизации основных бизнес-процессов вуза, особенно тех, которые обладают высокой степенью воспроизводимости и поэтому включают значительное число повторяющихся рутинных операций. Значительная доля таких бизнес-процессов сосредоточено в деканатах. Рассмотрим подробно одну из задач деканатов как объект для автоматизации.
Задача автоматизированного формирования экземпляров дипломов государственного образца и вкладышей к ним на данный момент особенно актуальна. Особенно для крупных вузов, поскольку количество студентов выпускаемых ежегодно достаточно велико, а количество бланков выдается в соответствии с числом студентов, поэтому ошибки недопустимы. Проблема печати таких дипломов заключается в нестандартном для стандартных текстовых редакторов расположении текстовых полей, что приводит к постоянному смещению текста. Чтобы избежать данной проблемы и не испортить официальные бланки прибегают к предварительной печати и подгонке, а это значительно задерживает оформление дипломов и существенно повышает денежные затраты. Данная статья посвящена вопросу разработки информационной системы формирования документов о высшем образовании (дипломов) и вкладышей к ним.
Обзор имеющихся вариантов автоматизации
Анализ рынка программного обеспечения, предназначенного для автоматизации процесса печати дипломов о высшем образовании и приложений к ним, выявил большой выбор различных продуктов, особенно популярными среди которых являются «Диплом-стандарт ФГОС ВПО», «Диплом Мастер», Галактика ERP.
Программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» — это самостоятельная программа, имеющая интуитивный пользовательский интерфейс, проста и удобна для пользователей, предназначена для автоматизации заполнения бланков титулов и приложений к дипломам о высшем профессиональном образовании, документов о профессиональной переподготовке, а также сертификатов специалистов медицинским и фармацевтическим работникам.
Кроме того, программа формирует книгу регистрации выданных документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, книгу учета выданных сертификатов и книгу регистрации выданных документов переподготовки [1].
Плюсами данной программы являются:
- проверка правильности заполнения реквизитов диплома и таблиц и выдача протокола ошибок и предупреждений;
- возможность настройки и создания шаблонов печатных форм документов в Word, Writer;
- возможность печати на бланках всех типографий;
- печать документов на любых принтерах;
- возможность автоматического заполнения суммарной трудоемкости и продолжительности [1].
Минусы:
- много времени требуется на загрузку программы и в последующем на загрузку шаблонов;
- много ошибок в работе программы;
- при большом количестве пользователей система начинает виснуть.
Программа «Диплом Мастер» позволяет в сжатые сроки заполнить и распечатать документы об образовании ВПО и СПО, включая:
- титульный лист диплома;
- лист приложения к диплому;
- академическую справку [2].
Данный продукт предусматривает возможность импорта списков студентов, дисциплин, оценок из других подсистем комплекса программ Лаборатории ММИС, уменьшая затраты времени и риски возникновения ошибок при ручном вводе. Программа также может работать автономно, позволяя внести всю информацию, необходимую для печати диплома, и сохранить данные в файл.
Для удобства пользователя также реализовано:
- автоматическое склонение по падежам ФИО студента;
- упрощенная форма ввода оценок;
- импорт дисциплин, тем курсовых работ, оценок из документов Microsoft Excel;
- однократный ввод повторяющейся информации (для группы, специальности, факультета);
- возможность ручного позиционирования полей печатных форм;
- широкий выбор настроек печати;
- автоматический подбор шрифта [2].
Недостатками программы является:
- сбои в программе, вызывающие изменение введенных данных произвольными данными;
- необходимость проверки данных каждого студента перед печатью диплома на наличие ошибок;
- необходимость совершать много лишних действий при подготовке к печати дипломов.
Решение «Галактика Управление Вузом» создано на базе системы Галактика ERP. «Галактика Управление Вузом» — современное комплексное ИТ-решение для учебных заведений.
Плюсы системы:
- легкая интеграция с другими системами ВУЗа;
- возможность использовать ранее введенные сведения из других модулей для формирования дипломов и приложений;
- возможность печати на бланках всех типографий [3].
Минусы:
- отсутствие возможности работать автономно;
- достаточно высокая цена;
- необходимость заполнения большого количества данных.
Системная модель бизнес-процесса формирования дипломов
Контекстная диаграмма «Осуществлять печать дипломов и приложений к ним» приведена ниже (рисунок 1). Целью является описание процесса печати документов об окончании ВУЗа с использованием 1С. Исследование проводится с точки зрения сотрудника.
Контекстная диаграмма определяет границы системы. Входом является шаблоны документов. Выходами — диплом, приложение к диплому. Управлением являются приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 13 февраля 2014 г. N 112 г. Москва «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» и инструкция. Механизмом являются сотрудник деканата, сотрудник управления кадров и система 1С.
В данной модели рассматривается процесс печати документов с использованием заполненного файла excel, независимо от данных остальных подсистем.
Контекстная диаграмма декомпозируется на следующие функции, которые представлены на рисунке 2.
Функция А1 — «Заполнить шаблон данными студентов» — сотрудники деканатов заполняют шаблон файла excel данными выпускников.
Функция А2 — «Выбрать документ для печати» — выбор заполненных сотрудниками шаблонов при подготовке к печати.
Функция А3 — «Осуществить печать документов» — вывод заполненных макетов дипломов и приложений к ним на печать.
Декомпозиция блока «Заполнить шаблон данными студентов» представлена ниже (рисунок 3).
Функция А11 — «Внести данные для диплома» — внесение сведений о выпускнике, необходимых для печати диплома.
Функция А12 — «Внести данные для приложения» — внесение сведений о выпускнике, необходимых для печати приложения к диплому.
Декомпозиция блока «Заполнить шаблон данными студентов» представлена ниже (рисунок 4).
Декомпозиция блока «Выбрать документ для печати» также представлена на рисунке 4.
Функция А21 — «Выбрать для печати диплом» — для формирования макета диплома необходимо в системе выбрать желаемую функцию.
Функция А22 — «Выбрать для печати приложение» — аналогично блоку А21 для формирования макета приложения следует указать, какой документ должен быть распечатан.
Функция А23 — «Установить при необходимости свойство для печати дополнительных сведений» — данное свойство выбирается в случае, если необходимо вывести на печать сведения о старом полном официальном названии учебного заведения.
Функция А24 — «Выбрать документ» — выбор заполненного шаблона для формирования того или иного документа.
На рисунках 5-7 приведена модель процесса печати дипломов с использованием данных из базы студентов, т.е. информации из других подсистем.
Функция А1 — «Заполнить реквизиты формы» — заполнение полей формы, которые будут использоваться в качестве фильтра.
Функция А2 — «Заполнить список выпускников» — формирование списка студентов для печати дипломов и приложений.
Функция А3 — «Осуществить печать документов» — вывод заполненных макетов дипломов и приложений к ним на печать.
Функция А31 — «Выбрать для печати диплом» — в результате будет сформирован заполненный макет диплома, готовый к печати.
Функция А32 — «Выбрать для печати приложение» — аналогично блоку А31 будет создан макет приложения к диплому.
Перспективы применения 1С для решения задачи
Программный продукт 1С предназначен для автоматизации управленческой деятельности в учреждениях высшего профессионального образования.
Программа разработана на платформе «1С: Предприятие 8.2», используя все преимущества программных продуктов данного поколения: эргономичный интерфейс, развитые средства построения аналитической отчетности, принципиально новые возможности анализа и поиска информации, высокая масштабируемость и производительность, современные подходы к интеграции, удобство администрирования системы [4].
Система позволяет автоматизировать следующие функции ВУЗа: работу приемной комиссии, планирование учебного процесса, управление контингентом студентов, работу с приказами, печать дипломов, приложений, справок и т.д.
Перспективами применения 1С для печати дипломов об образовании и приложений к ним являютсягибкость, возможность проверки входной информации, выдачи ошибок и предупреждений и легкой модификации макетов, так как разные типографии издают разные бланки дипломов и приложений, то есть существует вероятность необходимости изменения макетов перед каждым выпуском.
Также к плюсам системы 1С можно отнести:
- простота и легкость в изучении;
- надежность;
- низкая стоимость эксплуатации и внедрения;
- интуитивно понятный интерфейс;
- открытость системы;
- постоянное развитие и совершенствование системы [5].
Помимо стандартных преимуществ, достоинством системы является наличие возможности использования уже существующей в базе данных студентов информации, необходимой для формирования дипломов и приложений, и автоматической подстановки ее в макет, а также возможность печати дипломов и приложений к ним для студентов, отсутствующих в базе.
Печатные формы дипломов и приложений к ним выглядят, как показано на рисунках 8-10.
Заключение
Представленная в статье система позволяет быстро и без особых затрат сформировать отвечающий всем требованиям документ, содержащий все необходимые сведения о студенте и результатах его обучения.
Использование системы 1С позволяет существенно повысить качество исполнения основных процессов, выполняемых в ходе печати дипломов, оперативность получения информации реализации решений, сокращение трудозатрат на рутинные операции в целом перевести процесс управления на существенно более высокий уровень, соответствующий современным требованиям к высшим учебным заведениям.
Разработанная система включает единую информационную базу данных, на основе которой она легко интегрируется с другими подсистемами деканата. На данный момент на основе рассмотренных принципов автоматизированы многие функции и созданы автоматизированные рабочие места для большинства сотрудников деканата вуза.